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工作已有几年的人，与初入职场的小鲜肉看起来最大的区别之一，在于做起事来，是气定神闲，还是手忙脚乱。

经过几年工作的磨砺，尽管我已不大会像初时那样，常常容易显得狼狈，但是偶尔回想起以往的一些工作方式，依然觉得是血的教训。

那么，当我从前搞不定事情的时候，我在做什么？

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To do list是大众化程度极高、实用性极强的一项日程管理工具。

初中开始即知晓，每天结束前，最好将次日的待办事项写在纸上，第二天完成一项，则划去一项，简单高效。但是我从前使用起来，总是很难充分发挥to do list的特性，达到最高效率。

究其原因，至少有以下几种状况。

【状况一：对记忆力的过度自信】

比如一天中有多件不同规模或重要等级的事情要处理，上有完成报告、签订合同，下有上网下单、去前台取件等。

对于后者这样，相对而言属于琐事级别的事务，常常不好意思列入to do list，总觉得这是临下班前顺手可以完成的事，写在纸上未免小题大作。

但殊不知，人的心理有“倾向性放松”的特点，一旦对比任务清单，发现要事都已完成，则大脑会自动滑入放空状态，之前念叨着说要下班前顺手做掉的几件小事，早就丢到了爪哇国。

于是在这样的心态下，一些既不太重要也并不紧急的事情，被我硬生生拖成非常紧急的事。

【状况二： 大脑多线程处理任务】

后来在这样的情况下，我便强迫自己在脑子里，将那些不重要不紧急，但是几分钟便可快速完成的事，定时播放一遍，提醒自己。

原以为这样会有效地降低忘性，但事实的“精彩”之处在于，手上正在处理的要紧事，与脑海中念叨着的琐事反复碰撞。

手上敲着报告，心中却忍不住思量，上网下单顶多不过10分钟时间，抽空快速搞定，也算是了结了一件事，于是脱离写作的状态，投入购物模式。

可当真登录上购物页面，挑选了一阵，还未发现心仪的物品时，眼看着时间一分一秒过去，心中记挂着报告，不免焦虑，忍不住重新转移回报告的阵地，开始码字。

如此往复循环，在不同性质的事件中反复切换，每一次切换都以消耗专注力为代价，可谓成本高昂。

这样一来，尽管一天看起来忙忙碌碌，但真正完成好的事却没有几件。这样的时间利用效率，着实让人心疼。

人们常羡慕电脑可以多线程处理任务，且每个任务彼此不会相互干扰的能力，因为人脑尚且做不到。一心多用，则往往一事无成，是无数人的教训。

【状况三：以工具为目的，耽搁真正的目的】

再后来，吸取上述教训，将每天的待办事项，不论巨细，一一记下。这张to do list与其说是一张备忘录，更像一位监督员，暗中遥控自己的心理，嘱咐自己以更宏观的全局心态，合理安排这么多事项的处理时间。

但是记录to do things这个过程，原本只是一个手段、一种工具，用来提升工作的完成度。早起或隔夜临睡前，留白一段时间，略微思考一下，简单几笔便能完成。

如果写得特别庄重认真，倒也不大必要——有仪式感固然是好，用认真写的心态去认真执行，但如果在时间的分配上舍本逐末，就得不偿失了。

另一方面，一张纸记录完成的事情，如果变成想到哪里记哪里，等到工作中，还要花时间去找寻不同to do lists的位置，凑齐了才算一份完整的清单。那这样的工具使用，是起反作用的。

但我曾经就干过这样的事。大脑已经把待办事项全权委托给了纸质的清单，可这清单被我东一张、西一条地搁置，找齐都费了一会儿功夫，以至于前戏太长，迟迟进入不了正式的工作状态。

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好不容易成功躲避上述的坑洼，学会了利用清单，有效、合理地打造自己一天的计划，在纵向管理项目的方面，又出现不足。

【状况四  目标管理能力的缺失】

彼时尚且不知道，如何将目标管理运用到实际工作中去，只知道要做一件事，便根据以往的学识、经验，吭哧吭哧地开工，做到一半甚至一大半时，发现不对头，再无奈返工。

目标管理的工具中，不管是经典的SMART，逐渐推广开来的GROW，还是易仁永澄老师自创的RSQC，它们无一不是在说明三件按逻辑排列的事：

1）了解你的期待值（目标）在哪里；

2）理解你的现状如何，或者说与期待的差距在哪里；

3）制定切实可行的行动方案，弥补这段差距。

简而言之，即“期待—事实—行动”模型 。如果思路足够清晰，就会发现目标管理其实非常简单直接。这与晨读中“纵向管理项目”的逻辑也是一致的。

当我职场经验尚且不足时，连给实习生布置任务这样的事情，听起来并不复杂，但都未必做好了。

从前，我只是把任务相关的所有资料一股脑儿发给实习生，然后一句话说明我要的是什么，再然后，就没了。

不知那时候，有多少实习生在我的手下，禁不住掩面叹气，哈哈。

后来，通过反思领导给自己交代任务的模式，快速认识到，给初来乍到的实习生布置作业，起码也得做到以下事情：

1）告诉TA我做这件事的目的是什么；

2）告诉TA我希望得到的成果是什么；

3）告诉TA我建议的做法，同时强调，如果TA有更好的思路或方法，只要能达成目的，尽管使用，不用受我教导的方式局限；

4）提供所有相关资料，分门别类，简单说明每一项的作用；

5）提出我的deadline，并让TA在浏览完所有资料后，反馈我一个TA认为可以完成的时间，进行timeline match；

6）收到TA的作业后，及时给出我的反馈，对任务进行复盘；

有必要的话，找一间会议室，深度沟通、切磋做事的思路和方法，互相学习，确保下一次，两人的配合更加默契、顺利。

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综上，是我还是职场“小白”时（目前也只能算是“大白”一枚）容易犯下的错误。这些错误，让我明明投入了时间和精力，却“搞不定事情”。

像今天这样的笔头反思，很有意义，算是对过往的又一次深度总结。希望从“反面案例”的角度，对你有所启发。