因为朋友的委托，也因为自己想尝试一下，我接受了一场突如其来的年会组织任务。

从最初的怀疑、不知从何入手到最终圆满完成，尽管这是一场规模很小的年会，但对我而言，意义重大，毕竟是自己第一次独立完成组织一次会，而且都是在工作之余。

这次活动，我很多收获，分享出来，是对自己组织这次活动得失的复盘，万一对你有用，自然是很开心的事情。

文前的图片是我对这次年会的大致梳理，先让大家有一个概念，我再具体谈一谈组织这场会的思考：

一、组织一场会，你首先要考虑哪些因素？

性质。

组织者首先要抓准会议的性质，也即类型。会议是社群、公司、政府，还是其他类型的会议。不同类型的会，确定了大致不同的基调。接下来细分，比如，同是社群的会，组织的风格也有很大的区别，比如年会和平时的分享交流会有不同。这次我组织的是年会，场地方有两个场地可供选择，一是温馨的活动场地，有很多可爱鲜艳的凳子和木料的长凳，另一个是非常干净整洁的会议室。我肯定选第一个场地。

其次，人、财、物。

人。

参与人的情况？主要涉及参与者和分享嘉宾，要满足他们各自的需求（比如不同年龄段的人，主办方要准备不同的供给）。

参与的人数？直接决定了会场选择、会务组人员多少、物料多少等。

财。

预算。会议的预算够不够，如果不够，一是看哪些地方可以省；二是争取主办方资金支持。

物。

物料、场地。

二、如何具体行动？

会前

会前的准备分两条线。前提是组建好会务组。

一是人。

针对参与者：要搜集他们的报名表（姓名、性别、联系方式等），把他们拉入同一个活动群，方便随时通知到所有人。

针对嘉宾：要了解或者告知对方分享的主题、分享时长、是否需要投影灯。另外，外地的嘉宾要知道来去的航班、是否需要接机、定酒店等，有什么喜好（方便准备礼物及安排吃喝玩乐）等。 另外，告诉参与者和嘉宾详细的地址，与会的时间，会议联系人及联系方式等。一定要确定无误传达。

会场的摄影师、笔记侠、音控师都要提前安排好人。（这次我们的年会比较小，摄影是我自己准备了相机，嘉宾也带来了一台）

二是物料的准备。

a.会议现场所需物料的印刷，会场供给（中场休息的食物，特色点心）。这次因为有认识的朋友恰好做印刷，而且由总部直接提供的电子文档，所以印刷分分钟搞定。会场的供给，人少，我就没有想着去找赞助了。（以我这样的小白，估计目前去找，别人未必答应啦）

b.确定场地。这次我去看的场地，是位于四川日报的氪空间，非常适合我们。（之所以找到那里，是这次年会总部提前已经给场地方联系了，所以我没有费周折）但是看完场地后，场地方说，我看上的场地已经被预约了，另外还有一个办公会议室可以立即答应给我们。言谈之间，我明白场地方并不想把每周的黄金时间段给一个合作方。我觉得我有戏了，并一定要争取到。因为作为社群平时的分享会，办公会议室完全OK，但是作为年会差太远了。于是，我非常有诚意地向场地方表达了诉求，并进一步告诉对方，我们目前的社群在西南区确实刚刚起步，还很弱小，但是正因为是起步，所以才有做大做好的一天，而且我们社群以后会连接到跟多的创业公司的话，也能给他们做好宣传工作（因为场地提供方是联合办公区）。我也不知道是自己的诚意打动了对方，还是场地负责人非常nice，终于在第二天，我收到了同意的答复。场地有着落了。

可以立即答应给我们的会议室，长这样。

我期望的年会场地，长这样。是不是很OK啊？

会中

包括会议开始前和会议举行中。

当天会议开始前。a.物料（如果是上午的会或者很大型的会，务必在头一天摆放、安排完毕），我们的会是下午举行，所以我们的物料头一天送到场地，第二天中午再去摆放都来得及。b.准备好签到台、签到单（大点的会，在会务组成立的时候，这些已经纳入计划了，会场各就各位，尽然有序）

会议举行时。如果没有什么突发状况，会议按流程进行，没有什么问题。

会后

安排好大家是否聚餐，照顾好嘉宾，做好后续物品保管，会议记录整理等工作就OK啦。

三、得失

好的方面：

a.基本流程OK;

b.礼物互换，更是心意的互换：年会给大家准备了互换礼品的环节，与会的伙伴很用心，大家特别开心；

c.现场书写年计划：让每个人做5分钟内，任意书写梦想清单，再给5S划去多余的，留下最希望实现的3项年计划。并现场封存，年底再共同打开梦想档案袋。很有仪式感。

d.非常用心地给嘉宾及总部挑选好吃，我比较满意，不知对方能感受到吗。

e.场地很棒。

f.大家聚餐很愉快。

需要改进的地方：

a.只准备了一份年会函，忘记给每个人做特别的邀请函。一份专属的邀请函会更能让与会的伙伴们开心。

b.点心还不够特别。不过我买了特别的棒棒糖，女孩子们看起来很喜欢。

c.海报有失误。我直接将总部发的文档印刷，没有仔细核对，结果是总部来的嘉宾吕优发现并补救了。

d.总部和成都的嘉宾的PPT，我忘记拷到U盘里带到会场。我以为嘉宾之前发给我，只是让我看看的，我以为嘉宾会自己带到现场，这是我这次工作最大的失误。

e.忘记告诉与会的伙伴在礼物里写上自己想要对对方说的话了，如果有的话，拿到彼此礼物的时候，会更暖心。

f.其他可能还有，暂时没有想到。

四、我的收获

在2017年新年伊始，我勇敢迈出了第一步，非常开心。非常感谢与会伙伴们和嘉宾的热心支持，同时还链接了其他大区的一些伙伴。

以上就是作为小白我对组织一场会的所思所想，希望对你有一丁丁儿帮助。

这次年会人比较少，工作量不算太大，但是每个环节都要照顾到。

真诚祝参加这次大家新年快乐！开开心心！

努力成为更好的自己，我已经准备好，并愿意带你一起成长。