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今天我想推荐一本关于时间管理的书:《把碎片化时间用起来》。
这是一本关于时间管理的旧书,却颠覆了我们对“时间管理”的很多认识。首先,本书的作者并没有提倡大家做详细的“长期计划”,他认为:计划往往没有变化快,所以,长久的计划在实际生活中是“不切实际的存在”。
(是不是感觉很熟悉?)
其次,本书的作者曾经也是一个严重的拖延症患者。他按照很多畅销书的方法,每天比别人早起、提前开始工作。但是坚持了一段时间后,他发现自己根本不能持之以恒,工作效率也随着早起状态的下降而并未提升。
因为,不是每个人都能在早起之后、保持高度的集中力;相反,在晚上他们的工作效率会更高。
最后,作者提议:要做好时间管理,最重要的是找到正确的出发点和正确的方向。
我从这本书中提炼了三个方法:计划时间、节约时间和争取时间,分享在这里,希望对你有用。
计划时间:尽量不要把时间碎片化
你可能会觉得有一点矛盾:不是说要我们把碎片时间利用起来吗?为什么一个方法,就是叫我们不要把时间“碎片化”?
其实我们可以换一个角度理解——我们学习消防常识,不仅仅是在发生火灾的时候、能够快速逃生,更是在学习如何预防火灾的发生。
我想很多朋友都有这样的经历:当你沉浸在工作或者学习中的时候,最烦的是被别人打断。比如接个电话、打印一份文件,这时候,我们不得不放下手头的任务、疲于响应。
在书中,作者建议我们把那些不重要的杂事堆放到一起,就像时间管理四象限法则里面提到的,可以安排别的时间去做。
还有一种情况是——容易走神。文案刚刚写到一半,忽然想起要给某某回个电话、或者想查看一下自己的快递送到哪了、还有一篇公众号没有看……
这些琐碎的事情,并不会占用太多时间,所以我们常常会觉得:只是耽误一下,也没关系吧!殊不知,一旦我们的思路被打断、要再回到高效的状态,就会耗费更多时间。
所以,如何利用好我们的碎片时间?最好的方法是:尽量不要让自己的整块时间“碎片化”。
有可能你会遇到这样的问题:明明自己的事情非常重要,但总有一些琐碎的事情推不掉。比如公司要开一个会议,我们总不能直接拒绝吧?
我们无法保证每天都有大量的整块时间,那么,接下来我们要聊的第二种方法就是:
节约时间:最低交付原则
“最低交付原则”,这是我从书中提炼的一个词汇。
作者说,当我们在做一件重要的事情时,无法避免别人的打扰;即便知道某件事很重要,也不可能只做那一件事、很可能会被意外事件打乱节奏。这时候,我们不妨主动停下来、以积极的姿态去应对那些“突发事件”。
用作者的话来说:先完成一定阶段的工作,如果有时间,再做进一步的完善。
因为,即使我们现在就把任务交付出去,它也是一个相对完整的东西,别人看得懂、看得明白,有一个比较清晰的框架;而不是一个半生不熟的“半成品”。等我们有时间去修改的时候,也能很快回到状态中去。
当然,“做到80分”只是权宜之计。遇到比较紧急的事情,我们很可能只能做到一半、甚至三分之一;但是,当我们抱着“最低交付原则”的思路去做的时候,就不会陷入“完美主义”的陷阱(我今天一定要把它做完、做好、做到尽善尽美,谁也别想打扰我!);而是选择给自己留出响应的余地、去应付别的事情。
争取时间:团队作战,为自己增加时间
时间管理并不能帮助我们增加时间,而是帮助我们在有限的时间内、更高效地做事。
但是,作者也提了几个可以“争取时间”的建议:
首先,时间是可以购买的。你可以雇佣别人来帮你做事,然后腾出时间去做更重要的工作;
其次,时间也是可以安排的。比如把自己的工作委托给同事、下属;
另外,你还可以通过请教他人的方式、来节省自己的时间。有些任务,我们自己亲力亲为、会耗费很多时间;而对有资源的人来说,他们一个电话就搞定了。
还有一种情况是,我们有好几件重要的工作,但是有一些事并不确定。
比如:今天你手上有一份重要的工作要做,然后上次又通知你,今天有一场重要的会议,具体时间暂时不确定。这个时候,我们应该先做哪件事呢?是为这个不确定的会议做好准备、还是继续做手头的工作呢?
作者的观点是:应该先做不确定的事。
因为,确定的工作,它们的截止时间是非常明确的,不容易节外生枝;而偏偏是那些不确定的工作,因为没有一个确切的时间,所以很可能会突如其来、让我们措手不及。
就像我们公司,最近这段时间一直计划要出差,但同时又在进行另一个项目的策划和执行任务。两三个不同的项目摆在我们面前,应该先从哪一部分开始呢?
起初我的想法是:优先把确定了的项目完成。后来发现,这样做并不完全正确——因为确定的项目有着明确的时间,我们可以灵活安排;而对于“出差”这类随时随地、说走就走的任务,如果事先没有充分的准备,就很容易被搞砸。
所以,作者说:安排工作中最重要的事,就是判断不确定性与针对不确定性所采取的适当措施。
今天分享了三个时间管理的观点,一起回顾一下——
计划时间:尽量不要把时间碎片化
节约时间:最低交付原则
争取时间:团队作战,为自己增加时间
这本书我是用碎片时间读完的,严格来说,并没有从头到尾一字不漏的读完,而是从书中摘取了一些对我非常有用的方法,用到工作中去。
以上三点,就是我从这本书里面提炼出来的三个重要的方法。当然作者说的并不完全就是正确的,我们需要根据自己的工作,根据自己的实际情况来做一些协调。
如果我们不局限于书中的方法,而是通过作者的思路、去总结自己的方法,这样一来,收获也就更大了。