时间是一切实现的基础,没有一个成功者不是时间管理的高手。作为《时间投资法》的作者——胜间和代,看看介绍就知道,她的时间管理有多成功。
她一边抚养三个孩子,一边同时在几家外企工作,考取了注册会计师、企业咨询师、国际交流英语测评师、MBA等各种证书,每天为报刊写专栏,创作出十几部10万册以上的畅销书,创办全日本最大的白领妈妈交流网站“麦田”,成为“雅芳女性大奖”最年轻获得者……
她为何有那么多时间,创造那么多的成果?我用《时间投资法》里的三句话回答你。
一、选定“不必做的事”比选定“需要做的事”更重要。
胜间女士提出了做时间投资分布图的方法,确定不该做的事、确定可以委托别人做的事,提高必做之事的效率,把省下来的时间用于再投资。这样分类之后,就能马上清晰自己有多少时间在做重要的事、对未来有增值的事,哪些属于浪费、闲耗的时间,也才清楚自己改善的要点在哪里。
不当毫无原则的“滥好人”:拒绝过多的工作、拒绝无太多实质意义的社交,才能让我们的时间变得主动。
二、时间管理的两大难点:1.没有最佳法则。2.效果测评有一定难度。
如果我更早发现这一点,就可以少走很多弯路,不会迷信大咖能人,不会单凭决心做事、而不去削减工作量、不检查计划与实践的效果差异,导致自己定出的计划,反倒成为扼杀行动力的罪魁祸首!
很多人在计划开始时,心血来潮,恨不得立即达成目标,但是没干几天,就开始怀疑、放弃。为什么新行动总是难以坚持?
胜间女士告诉我们:一个计划,能达成没什么显著的好处,没达成也没什么特别的坏处。那么,不可能达成。不改变现状却期待巨大的转机,同样不可能达成。
面对这种情况:
1)要选择容易坚持的手段——只要准备时间超过了几分钟,或者准备工序超过了两道,事情就很难坚持下去。
2)关注“行为”而不是“目标”。刚开始目标激励也许能凑效,但再往后,就必须要在准备“方法”和“工具”上多花心思,有效地控制“行为”。
3)一定要测评结果。把每件事量化、向目标靠近,变得与自身有关联、对现实能产生切身的影响。比如:背单词与考试、与薪酬关联,做报表与业绩、与个人生活质量关联,看育儿书与亲子沟通、与家庭幸福关联。
作时间计划时,一定要在计划与计划之间留足空余,将工作进行更细致的分割,不要一味地配合别人的时间表。只有清醒地把握住自己,才能找到适合自己的节奏,也才能长时间坚持下去。
但是你也不要太过紧张,计划应安排得随性、宽松,保持达成比例在80%到100%之间。低于80%:说明计划应修改或执行有问题。达成率为100%:可能是计划过于宽松,没充分利用资源,应考虑添加新的任务。
三、无论如何,一开始就在记事本中确保“投资的时间”,这一点很重要。
根据胜间女士的时间投资四象限法则,我们可以按以下目标作出自己的时间规划:
消费-50%:讨论工作、营业、实施工程(每天8小时以内)
投资-30%:学习、运动、家人团聚(每天5小时为最佳)
浪费-10%:交通、无意义的会议、肥皂剧、酒会
闲耗-10%:抽烟、饮酒、消磨时间、闲谈
紧急度:由“是否有时间上的制约”来决定,消费、浪费—紧急占6;投资、闲耗—不紧急占4。
重要度:由“此种行为所带来的回报”来决定,消费、投资—重要占8;浪费、闲耗—不重要占2。
常见错误:只重视增加投资的时间,不改变整体时间的分配比例。
实践中,我们可以借鉴的方法有:
用记事本管理,不要相信记忆。熟练使用记事本,将时间效率提高10倍。
设定理想的状态:严格排列优先顺序、不要让当前的杂务羁绊你的行为、做具有长远性的工作。
确立并细化中长期目标:购置可以提高生产率的工具;学习各种技术;自我提升;通过升职或跳槽,从根本上改变工作的生产率;如果沿用过去的方法很难实现这个目标,则必须改变时间的使用方法;细化目标,列出自己欠缺的地方,分解为下一步行动。
根据目标,确定时间如何分配,把今后半年的计划写到记事本中去。
以周为单位循环:周回顾——发现差距,思考原因,制定对策。制订了的计划至少要实现80%-90%,把无法实现的项目控制在20%以内,不要过于求完美而产生挫败感。下一步周计划、行动。
从书中的实际案例来看:
• 作者是一位自由职业者——使她的工作时间可以相对自由,但也要有很强的时间管理能力。
而我们很多人是上班族,时间不那么自由,但好处是便于养成规律的作息。另外,就算在机构的时间不由自己掌控,我们也要尽可能掌控自己的想法和行为。
• 作者住在市中心——她一大半的事情是骑自行车半小时以内可以办理,便于运动和交通相结合。
在我们生活中,可能没那么便利的条件,要根据自己的目标、时间和精力状况,来合理安排。
• 作者在单位时间创造的价值较高——比如:接受采访、做金融讲师、投资分析师、写书等,这为她带来不错收入的同时,也增加了她可以用于投资的时间。
普通人可能达不到这么高的单位时间收入,所以用于“投资”的时间会减少,但是要靠自己竭力去增加投资的时间,未来才会有转机。
读完,我认为《时间投资法》这本书实操性比较强,尽管她的理论不是尽善尽美,但这恰恰就是她的优点。作为一本实用性的书,写得尽善尽美,如果不好用,等于零。