如今,忙碌爆肝的生活工作常态下,时间管理成为了大家日常关注的热点,试图借此解放自己的忙碌状态,提升工作效率,从而留出更多时间做自己想做的事。
本文中,我将围绕时间管理的核心和要点,对日常时间管理的具体操作方法进行阐述。
一、时间管理是在管理什么
不是做计划,而是对精力的管理,做最想要完成的重要的事
首先,我们需要明白的是,时间管理不是单纯的做计划、列to-do-list、记录时间开销,也不是争取在同样的时间内做更多的事,而是关乎这些行为背后的目的。时间管理是关于精力的管理,旨在通过挖掘对自己最重要的事情后,在同样的时间内完成最重要的事,从而成就自己。
正如八二定律告诉我们的那样,世上80%的财富掌握在20%的人手里。同样的,对自己来说,80%的成果来自于完成生活中那最关键的20%的事情。
所以,怎么找到那关键的20%?
二、如何管理
1、核心
美国哈佛大学的社会学家爱德华·班费尔德写过一本书叫《凡间的城市》(The Unheavenly City),这本书主要研究美国那些很有钱的人,他们的致富原因到底是什么?他发现决定其富裕程度的原因并非我们以为的教育、性格、智力、种族等,而是【时间观】。
班费尔德将时间观定义为人们在做决定或规划时,会考虑到多久以后的事情。如若做事只考虑眼前的利益,这样的时间观就比较短;如果考虑问题比较长远,能考虑到五年、十年甚至二十年之后,那这样的时间观就比较长,即时间观长的人都活在“未来”(当然,这并不是说为了未来而忽略了当下的感受,而是“立足当下,放眼未来”)。从长远的视角去看问题能够让眼前的决策变得更加清晰,眼光越长远,就越能为未来的成就,做出暂时的牺牲,这在心理学上就叫做延迟满足(同理,可延伸用于财务管理,远离剁手一族等)。
落于时间管理的具体操作层,则可以从【工作】【生活和感情】【个人发展】三个维度出发,制定相应的长短期目标后,再由目标分解的具体事项出发,细化到每日的具体任务和目标。
① 想想10年后自己的状态,就会知道现在的自己该做些什么
② 离开这个世界前要完成的20件事list
③ 想给世界留下什么
2、具体方法
A. 四象限法:
四象限法则是指应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。
该法则将待办清单按照【重要程度】和【紧急程度】分类,根据优先级由高至低排列为以下四类:
a.重要紧急:这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等;
b.重要不紧急:这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义;
c.不重要紧急:第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间;
d.不重要不紧急:第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件会缩减做真正重要事情的时间和精力,应该减少做。如发呆、看没营养的电视剧等。值得注意的是,快进电视、2倍速播放可不是真正的节约时间之道哦。
B. 日常精力&注意力管理:
每天,大脑的精力是恒定的(减少不重要的决策,留给重要的事),且每个人每天的精力高峰也各自不同。意志力总和消耗完后,会选择默认选项-消耗:新习惯、考试、抵制诱惑、战胜恐惧、压抑情感、做不喜欢的事。例如,有些人适合早上起来学习,觉得那个时候注意力和脑力可以达到其一天的峰值,那么,TA就适合把一天中最重要的事情挪到早上这个时间来处理(吃掉当天的三只青蛙🐸:根据目标,每日列出最重要的三件事完成,这一天的KPI就完成了80%了,其他事情则可以放轻松完成)。
此外,每项任务的脑力进入都需要时间(类似于电脑开关机),在此过程中,减少无谓的中断,可以有效提高效率和完成度。对于琐事,可以先记在旁边,等做完最重要的事后,对其整合合并,一起完成(例如,需要买米和油盐酱醋就可以合并成超市购物单,去超市的时候一并购买)
Tips:不同脑力事情的交错(如上学时候的语文数学课交替)、保持血糖稳定可以有效提升精力的阈值。
C. 碎片化时间+整块无计划时间的利用
大部分人每天都有例行的工作要完成,不论是自由职业、正常上班族还是奶爸奶妈们。此部分内容旨在通过对自己自由支配时间的审视(碎片化时间+整块无安排的时间),将自己的人生/阶段目标转化成的具体事项融入这部分时间内,积少成多。
a. 碎片化时间:即那些大块事情与事情之间的衔接时间,如等车、排队、上厕所等,具体分为1min、5min、10min、15min、30min等,可结合自身来进行安排。例如,我希望自己再瘦一点,那么就可以在短暂的1min、5min的时间中,活动活动筋骨,做做拉伸等。
这里插一句手机等设备的使用,为什么说好只刷5min抖音,结果抬眼再看时间的时候已过去一小时?虚拟世界和现实世界很大的一个差别在于,它没有【停止信号】,抖音不会在你刷的过程中突然出现说,hey,你该放下手机去做正事了(让你停不下来本就是其产品策略)。所以你不断刷,可能刷完之后感觉还没有很好(反正我会有一种自己的精气神被吸走的感觉,可能是来源于人自身对这种“不可控感觉”的反抗?)。方法一:可以手工为它制定限制时长,最近iOS出的屏幕时间限制就可以用于此;方法二:可以找到每天必须要做的事情,然后与之结合,譬如吃饭时间不许看手机,以感受真实世界中的真实情感和人事物。
b. 整块时间:最明显的极为工作日的下班后和周末,有人说人和人的差距就来自于这些时间所做的事情,所以可以提前计划该段1h、2h、3h的时间可以做的事情,当真正有时间出现时,就不至于无所事事,用一些不紧急不重要的时间打发了过去。
Tips:不拖延,合并琐事,争取更多大块时间
D. 断舍离
断舍离是一种【以自己为核心,思考自己的需要、自己与物品的关系,通过收拾物品来了解自己,找到生活重心和方向,离开“不适合、不舒服、不需要”的东西,省下精力和资金做最重要的事】的生活管理方式,它其实和时间管理有异曲同工之妙。当我们“断”掉不重要不需要不喜欢的任务进入我们的任务清单,“舍”掉已有的不重要的任务,接受“离”开任务做的越多越好的念头,留下的重要任务或许可以让我们在欣然接受并努力达成,提高成就感的同时,留出时间完成自我、情感生活的升华呢~
3、反馈
a. 奖励自己:我们的行为是需要嘉奖的。我们可通过设立相应的任务奖励,来督促自己完成这些重要的事情。例如一段时间的减肥后,奖励自己吃一次自己想吃的食物,达成减肥目标后,奖励自己一件一直想做但没有做的事情。
b. 定期总结:总结和反思是最好的进步方式,毕竟光靠感觉和意志做事是不可靠的,大脑可是有80%的不理性因素呢,因此我们需要定期回过头看看是否偏离了初衷和轨道,以及时调整方向和方法。
c. 遵从内心:有时候,内心真正的渴求总被掩盖于表面的欲望之下,我们以为功成名就是自己最想达成的状态,或许家人和爱才是真实的需要。我们需要在嘈杂的快速节奏中停下来,借助散步、运动和冥想等方式,聆听身体和内心的声音,以找到真正的自己。