计划被打乱,怎么办?牢记这6种时间管理达人用的方法

制定计划,最害怕的就是被打乱,原本规划好的形成,总被意料之外的事情干扰打断,导致需要额外的时间去完成,或是计划根本无法执行完成。

计划被打乱,是不可避免的,是一种常态,因为计划本身是对未来的预测,既然是预测,就会存在成功率不准的情况,而预测成功率的高低由多方面因素(环境、天气、社交关系、趋势等)影响。而且人本身就不太擅长做预测,相反,人性驱使人安逸享受当下。因此,计划经常被打乱,这是常态,意识到这点,我们才能知道真正要解决的问题是什么。

要制作出完美,不受打扰的计划,这可以解决问题,但要求非常高,需要花费很大的精力和时间,往往做出计划来,估计就没有精力再去实践了。这并不是一个好的解决办法。

那么,我们可以反过来思考:计划被打乱,我们到底在害怕什么呢?

其实,计划发生变动,我们的情绪会因此受影响,变得烦躁焦虑,因为我们担心目标无法实现,计划无法完成。于是我们时常会,一方面在内心催着自己要加快速度,赶紧完成工作,自我施压,另一方面因情绪不稳定,胡思乱想,导致工作效率低下,需要延长工作时间,或是付出连续高强度的专注力,这使得我们的身体会承受很大的负担。

而长期保持这种高强度的工作状态,身体会变得敏感脆弱,再加上自我施压产生的负面情绪,身体很容易陷入崩溃。我们时常连续加班数日,需要一段时间才能缓过来,就是这个原因。

所以,我们计划被打乱时,我们真正害怕的是自己完成不了目标,需要做的就是接纳现实,平复情绪,调整状态,做出应对。


应对方法,可以使用以下6种方法:


1.清空大脑

计划一旦被打乱,脑子就会一团乱,这时候需要的就是一张A4纸和一支笔,设定10min时间,把脑中想到的事情,一一罗列下来,这就是清空大脑,能够有效地减少焦虑的情绪。

清空大脑的目的就是,减少大脑负荷,减少情绪干扰,因为人在焦虑状态,思考很容易陷入负面状态,阻碍正确思考。

清空大脑的下一步,就是梳理今日剩余可控时间还有多少,选择要完成的任务,预估大概需要花费时间。如果预估时间超过可控时间,就需要删除任务,选择想要完成的任务。这一步是梳理当前工作,

越是焦虑,越是不想梳理工作,因为觉得时间不够,梳理工作会花很多的时间,担心计划完成不了。但实际却是不梳理工作,反而会浪费更多时间,因为不梳理工作,抱持着原有的目标,应对已变化的事实,想着就是赶快完成工作,很容易让自己越加焦虑,造成工作效率低下。焦虑状态下,关注的是速度,而不是工作成果,即便真正做完了工作,也不知道到底做得好不好,即缺少反馈,长期下去,自然就失去工作的热情了。

梳理工作是了解当前现状,梳理的过程是强迫自己先慢下来,用纸和笔写下要做的事情,重新聚焦“接下来,我要做什么”。


2.充足休息

在焦虑状态下进行高强度工作,对精力的消耗是平时的好几倍,这种消耗会让我们感觉,身心俱疲,困乏劳困,即身体在发出“你需要休息”的信号了。睡觉是最好的休息,充足的休息指的是睡眠时间在7小时以上(不含午睡)。

比如上周我重新调整早起时间,从5:00提早到4:50,为了早起抢红包,上阅读训练课。原以为早起提早十分钟,是一件不困难的事情,前三天都可能轻易做到,自然后面也就容易了,但实际情况是,公司开展新项目,与朋友一起看电影,爸妈从老家上来看我,连续三天晚睡,导致睡眠时长不足6小时,我的工作效率大幅度下降,情绪也很负面化。

我知道这是精力不足的问题,于是在周一时,提早半小时睡觉,22点上床睡觉,睡足8小时候,次日7点起床,放弃早起。周二时,晚上也按平时作息习惯早睡,睡足7小时后,再起床。两天的充足休息,让我的精神状态得到了较好恢复,工作上问题基本得到解决,这时候我才做好再次尝试4:50早起的准备。如果坚持早起,反而对身体造成不必要的伤害。

所以,计划被打乱,身体承受高强度工作后,第一次时间要恢复精力,照顾身体的方法,就是让自己得到7小时以上的充足休息。


3.有氧运动

睡眠是最好的恢复精力的方式,那么运动就是提升精力的方法。这里的运动指的是,有氧运动,包括散步、游泳、瑜伽、跑步等。大多数职场人上了一天的班,回到家里,就什么不想做,躺在沙发或床上追剧。这并不是很好的休息方法,而且大多数情况,剧集越精彩,人越精神,反而容易晚睡,导致睡眠不足,第二天上班没精神。

这是不良行为习惯的导致问题。要解决,就是去体验和尝试新的放松方式,比如去做有氧运动,回到家吃饭完,出门散散步,走半小时,和家人一起,聊聊天。也可以点上一支檀香,放一段轻音乐,或跟着Keep视频做瑜伽等,觉得那种运动适合自己,就经常去做。

大多数职场人是在办公室伏案工作,以脑力工作为主,但一整天下来,身体其实并没有得到活动,甚至一天下来走不到2km。比如我平时晨跑的话,一天下来的步数至少达到8000步,但如果没有去运动,最多也就是2000步,还不到2km。

但运动需要讲究量,比如感觉身体疲惫时,散步半小时就可以了,或是跑步3km,但如果在身体不佳时,强逼自己去跑10km,反而适得其反。


4.清淡饮食

高强度工作后,身体会被消耗很大,这时候就想会暴饮暴食。而吃得越油腻,反而越不容易消化,因为身体在疲惫状态下,胃的消化能力下降,吃太多,身体就需要更长的时间和更多能力去消化食物,这就是为何有些人在工作后大吃大喝,晚上很难入睡的原因了。

选择吃一些清淡的食物,比如粥、沙拉、蔬果汁、面包等。可以少量多餐,搭配不同的食物,保证营养均衡。比如我时常的做法是,在上班出门前,用电饭煲预约煮一锅白粥,下班回来买一些水果和面包,这样就可以做成一顿精致的晚餐,用时也不过10min而已。如果想要吃点肉,可以剁一些碎猪肉,放到粥里,也可以做成皮蛋瘦肉粥。具体的口味和菜式,看个人喜欢,以及是否在下班回家后,有时间和精力去烹饪食物。


5.拓展社交

为了完成计划,需要很高的专注力,脑子里常常装着工作,长时间下来,我们的思维会窄化,生活也会窄化。用通俗的话来说就是:我的心里只有工作。

之前跟朋友聊天,对方就说到,现在的工作和生活很枯燥,感觉跟高中生活一样,两点一线,就是在家里和公司切换。在这种状态下,长时间工作,就经常有想要“走出去”的想法,这就是为何“来一场说走就走的旅行”让人产生共鸣的原因。

生活被工作填满,思维就像一滩死水,需要搅动,注入新的活力,才会有动力去面对工作和生活。要解决这个问题,未必需要走出去,去参加线下活动,报一个兴趣班,周末或闲暇时,去认识工作圈以外的人,跟他们聊聊,其实就是一种“走出去”的方式。

通过了解别人的生活方式,看不同行业和身份的人,他们的穿衣打扮,表达方式以及行为举止,暂时离开原有的生活状态,进入一个陌生的圈子,这可以丰富自己的见识。而参加课程和活动的目的,并不是走个过程,而是去认识一些有趣的人,看看他们是怎么生活的,有哪些生活方式可以学习。

工作是为了收入,这是每天你不得不上班的理由,但有了钱,你想做什么,自己可能从来没有想过。我的观念是,工作为了赚钱,赚钱是为了更好的生活,更好的生活则让我更加投入去工作,发现自己的热情点。

所以,拓展社交其实是暂且脱离原有的圈子,拓展自己的见识,在人与人的交往中,获取更多的信息或体验,探索自己的可能性。


6.留白时间

这是时间管理的技巧,在每天的计划中,设置一小段时间(10-20min)专门留给自己做独处。留白就是什么都不做---不做想做的事情,不做与工作和生活相关的事情,就是跟自己待着,倾听自己的内心想法。

刚开始独处时,会很不习惯,总想着要做什么事情,不能让自己闲着,这时候往往会感到烦躁不安,焦虑紧张。这正是我们无法放松的原因,即便是有时间休息,我们也会找事情填补这些空白时间,自然会感觉身心疲惫。

不妨在晚上下班回家后,吃完饭给自己一段时间独处。跟家人沟通,希望得到配合,不要来打扰,然后找一个让自己安静的地方,可以是自己书房,可以是卧室,关上灯和门,在黑暗中与自己相处。

计划被打断是不可避免的,因为工作需要在与人协作间完成,需要在关系中创造价值,同时我们还需要承担来自家庭和友谊间的责任,因此解决如何不被打断,并不现实。不如换个角度来看,完成计划,达成目标是一个不断循环重复的过程,如何在这个漫长的过程中,达到自己想要的状态,就需要考虑:如何让自己能持续行动。其中,基础条件就是,照顾好自己的身体。

就像俞敏洪当初说的:你们五年干成的事情我干十年,你们十年干成的我干二十年,你们二十年干成的我干四十年,如果实在不行,我会保持心情愉快、身体健康,到八十岁以后把你们送走了我再走。

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