出来工作,加班开会,在所难免,曾经听到很多朋友向我抱怨, “召开一个会议,,各种扯皮,会议花费几个小时,需要解决的问题没有解决,时间却白白浪费,最后自己手头的工作还没有做完,加班加点…,内心苦恼阿,”同时依据网络的调查统计, 57%的调查者认为,职场当中70%的会议无效和浪费时间!
围绕上面疑问问题,金泰年鹤翔与大家探讨和聊聊会议管理,让会议不坑爹!
一:为什么会有坑爹会议?
开会的目的什么?是聚合相关的人员,为了某个目标和问题的解决方案进行讨论和交流！ 对的，开会的核心目的就是为了解决问题和达成共识目标!但是为什么在大多时候会议浪费时间?
其实归根总结,一个没有达到预期目的的会议,就是坑爹的会议!那如何召开高效会议呢?
二: 高效会议十大原则
国际项目管理协会PMP,与 国内的高级信息系统项目管理师 中,对高效的会议进行了总结:
2.1 事前制定会议制度
无规则不成方圆,会议也需要制度,一般会议制度包含什么内容呢?:
1.会议的批准流程制度,召开的一个会议,需要根据会议的属性(如产品评审会,项目Kick-Off启动大会,项目总结大会)等,进行不同领导层面的批准和申请.
2.会议分为的类别,不同类别会议需要注重的内容.
3.会议基础纪律和要求,
4.会议资料的存档方式
5.会议纪要的格式等等...
其实在这里,大家可能会问了,搞这么个会议制度,麻烦阿，恶心!其实,想深沉一点,这个是很有必要的,因为一个会议的制度,可以让所有人有一个共识!让大家知道,会议的基础规则,和相关会议的重要程度,可以以此来保证相关人员在想要召开会议之前,经过深思熟虑,降低无效会议的概率!
当然大公司和小公司的在会议制度上，还是有很大的区别,其实不同的公司内部的规定各不相同,假如是在大公司的兄弟,会议制度,可以直接找公司组织资料阅读并遵守即可,假若是小公司的兄弟,那可能需要相关人员在开会前,提前设计好会议的制度,并让其他人员确认签名,并要求遵守!
其实在一个会议中,主持者很重要,在有会议制度的前提下,主持者可以根据会议制度进行引导，保证会议高效!
2.2 放弃可开可不开会议
其实一个会议的召开,是很耗费资源成本的,所以在召开一个会议的时候,小伙伴们需要进行的预估,问一下自己这个会议召开值不值得,一些可开可不开的会议,就让他去吧!
2.3明确会议的目的和期望结果
会议需要有一个中心点,一个必须要达到的结果,没有目的的会议都是耍流氓,就是失败的，其实召开者可进行简单的成本预估,假如会议漫无目的,参会人员所消耗的时间乘与人员的薪资,这个就是会议的基本成本!当然,会议的目标越具体、明确，会议讨论的效果会更好
2.4-2.5发布会议通知,提前发出会议资料给到参会人员
会议由于需要召集各个成员,一般建议提前1天时间告知需要召开会议,并把会议的资料发出给到相关参会人员,让参会人员提前知道会议的内容和大纲主题,提前准备！避免在会议中参会人员现场发挥,造成会议达不到预期效果!
2.6借助视频设备
会议为了更好的介绍,建议可以准备ppt,同时借助视频设备,让所有参会人员直观了解.
2.7明确会议规则程序
不同的会议,会议主持人员需要明确先做什么,后做什么,再做什么,主持人员需要告知会议分为多少个栏目,有目的和顺序的引导参会人员进行探讨
主要的议题往前排，相对次要的议题往后排；时问紧迫的议题往前排，时间余地大的议题往后排,需要与会者高度集中讨论的议题往前排，与会者兴趣较大、已经掌握相关知识的议题往后排!确保会议的规则顺序,才可以有效的促进会议目的达成!
2.8会议要有总结,提炼结论
会议的结论,其实就是对当前会议成功与否的一个批判,一个没有结论的会议…那开这个会议干什么呢?浪费人力物力.
2.9会议要有纪要
会议结束后，应将会议内容整理成会议纪要，会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人，完成时间及验收标准等内容。会议的关键在于落实，应根据会议纪要的内容检查会议决定的落实情况，使会议做到议而有决、决而有行、行必有果。
2.10做好会议后勤保障
这个就不多说了，举个简单的例子,假如在召开会议的时候,投影仪坏了,会议就会被推迟,在一些需要老板参与做决定的会议中，这个推迟的时间就会被放大,天知道什么才能在开始!
三:总结
会议管理,核心为了保障目的和目标的达成,理论与实际相结合,把握好10大原则,会让自己的会议更加高效!让我们对无效会议说不吧!
