计划三角形-项目和紧急事件

时间管理进阶

大家好,今天来了解项目和紧急事件。

1.什么是项目和紧急事件?

项目是基于一系列独特的,复杂的并相互关联的活动,这些活动有着一个明确的目标和目的,必须在特定的时间,预算资源限定内依据规范完成。

人生其实就是一个大项目, 我们工作、生活中有着大大小小的项目,比如:

跑马拉松强身健体

带孩子去看北极光

带父母去一次海边

这些事项很重要,但它没有那么紧急,不需要我们在两周内完成它。也不像梦想周期那样长,一般是我们3到6个月甚至1年内需要完成的事项。

项目就是一组为了实现同一个目的的行动。短期完不成,需要用一段时间,需要很多个步骤才能完成的事。这些事情不简单,不像是一个步骤就能完成单一日历和清单事件,但它们又是非常重要的。

易效能的项目PAS法则,即描绘画面P(Picture),描述行动A(Activities),找到项目行动的关系并排序S(Sequence)。通过这个方法,你一定能轻松搞定项目,作出成果。

第一步,想象并描绘项目大功告成的画面P(Picture)

20世纪末意大利科学家帕尔马首先发现了“镜像神经元”,它能够像照镜子一样通过内部模仿而辨认出所观察对象的动作行为的潜在意义,并且做出相应的情感反应。我们可以把它称为“所见即所得”。后面会在梦想版再分享。

成功的画面能够让我们感受到大功告成,怦然心动的感觉,更加清晰地知道自己将去到哪里,看到什么,感受到什么。它能够激发我们的内在驱动力、行动力。我们会更专注在目标上。建议使用思维导图。无论是纸笔也好还是思维导图工具也好,把你头脑中想象的成功画面所有的关键人物物体物品,即“名词”写下来。

第二步,根据名词进行项目行动描述A(Activities)

找到项目名称之后,需要结合名词描述对应的行动。再描述成为具体的行动,“我+动词+参与人员+事件”。项目是多步骤的复杂事件,既有日历事件,又有清单事件。清单用STEP标签法,也就是清单中的行动需要为它添加S空间、T工具、E能量、P参与人员这几个标签。

第三步,找到项目行动的第一步、第二步、第三步……第N步是什么?即S(Sequence)

在项目中,我们需要把清单事件分解成1+1步,逐步推进。当项目一项一项被完成,得到良好地反馈。这样的正向反馈,会促使你花更多的时间、精力投入到项目当中。同时,同时在项目中不断完成各个行动、不断推进的过程中,自然对项目有了更多的研究与探索,能够持续更新项目,也就做得越来越好。

图片发自简书App

紧急事件在美国管理学家史蒂芬柯维的《要事第一》这本书提出的时间管理的四象限法则。他提出时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同程度进行了划分,基本上可以分为四个象限,既紧急又重要,重要但不紧急,紧急但不重要,既不紧急也不重要。

第一象限重要又紧急,包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避,也不能拖延,必须首先处理,优先解决,它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作。

第二象限重要但不紧急,事件不具有时间上的紧迫性,但是它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展,以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。例如健康养生。古人讲未雨绸缪,就是指这个象限。

第三象限紧急但不重要,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性,很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得很重要,实际上无所谓的电话,符合别人期望,打麻将三缺一等事件都并不重要,这些不重要的事情,往往因为他紧急,就会占据人们很多的宝贵时间。

第四象限既不紧急又不重要,是一些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事见于时间的结合,纯粹是在扼杀,时间,是在浪费生命,发呆上网,闲聊游逛,这是饱食终日,无所事事的人的生活方式。

第一象限和第四象限相对立的壁垒分明,容易区分。第二象限第三象限通过事情的重要性来区分。也就是说按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性,如果重要就在第二象限,如果不重要,就是第三象限。

第一象限的事情必须优先做,第四象限的事情不用做,第三象限的事情是没有意义,但是很难缠,要想方设法走出第三象限把有限的时间投入到最具收益的第二象限。

2.为什么要把这两个内容放在一起讲?
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前面我们学习了行动三角形,又经过40多天的践行,就是为了区分出重要的第二象限,找出个人目标方向,好比做一个项目一样完成它。上面我们了解什么是项目和紧急事件,下面我们把前面学习的方法论复习一遍。

土豆青蛙番茄钟,记录排程和执行,

记录为了清大脑,排程青蛙最重要,

三部四D是原则,执行需要番茄钟,

无论如何下一步,行动三角有分工。

这是一首有趣的打油诗,很好用。

收集就是记录清空大脑,记录的时候要完整,可控的,不能选择性遗忘,那么后期就会成为紧急事件。同时记录每件杂事不要超过五秒,如果这件事需要选择那就意味着放弃。

排程时要事第一,不得不排的要先解决,青蛙是从天上来的,是万米高空是90天目标中重要的事情,因此我们每天的三只青蛙和项目目标要有关系,否则后面有可能就变成了紧急事件。

执行时列出情境清单,番茄钟帮助完成大青蛙。上面两步清晰有序,复杂重复化,重复流程化,流程工具化,工具自动化。

紧急事件

必须立刻马上处理(2分钟能做完)

紧急事件不能太多(尽量减少)

如果上面总结后积累了很多“紧急事件”那就要看是否应列为项目,分解逐步完成。

项目是围绕结果的一组特定行动。

Ominifous

紧急事件放在收件箱。每天晚上清一遍。

项目是近6个月的目标事项在1万米高空

3.这两个部分内容在时间管理板块处于什么位置?

易效能三个阶段课程是一个大拼图,项目和紧急事件是十二锦囊中的第六锦囊,在这个阶段,同学们已经养成了早睡早起阅读跑步的习惯,可以说已经有了自我管理的意识和能力,能够区分紧急事件,可以独立面对生活工作的项目事件。

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再次恭喜大家每天做高能要事,生命灿烂如花!

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