前言: 有效管理是把握重点的管理,它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后,再靠自制力来掌握重点,时刻把它们放在第一位,以免被感觉、情绪或冲动所左右。
一、我读到了什么?
我们回顾一下前面两个习惯:习惯一说的是“你是创造者,你掌控自己的人生。”习惯二说的是:“第一次的创造或智力上的创造(领导)”。而习惯三是关于第二次的创造或者体力上的创造的习惯,是对前两个习惯的实现、执行和自然流露。要求我们运用独立意志努力实现一个目标,即以原则为基础安排人生。我们必须通过实施有效的自我管理,将习惯三付诸实践。牢记管理和领导的迥然不同,领导是高效率的右脑活动,而有效的自我管理所涉及的大都是左脑擅长的能力:分解、分析、排序,具体运用以及在规定时间内完成任务。所以:左脑管理,右脑领导。
有效管理指的就是要事第一,先做最重要的事情。领导首先决定就是哪些重要,管理决定重要事务优先安排。自我管理实质就是自律和条理,但必须是要有了独立意志和诚信人格,自律才是由内而外形成的,是独立意志的具体表现,控制自己的感情、冲动以及情绪,服从这些价值观的约束。其实也就是说这不是简单能实现的,必须要有前面两个习惯的基础。
第四代时间管理理论是本章说的知识重点:
1、演进:第一代做便条备忘录,在忙碌中调配时间与精力;第二代强调事历与日程表,反映出时间管理已经注意到规划未来的重要性;第三代事目前正在流行的讲求优先顺序的观念(轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订制目标计划,分配精力争取高效)。第四代和第三代理论非常相似,但不同之处是,第三代过分强调效率,时间无弹性,相比较死板,第四代则不同,根本上否定了“时间管理”定义,主张关键管理的不是时间,而是个人。重心不在时间事务安排上,而是在产出和产能的平衡上。
2、四个象限的表格阐述具体内容:第一象限与第二象限人士偏向思维都是预防型思维,所以总是能够做到防患于未然。所以在这个时间管理矩阵里面,我们大部分人都会选择自己事情在第二象限,可是因为重要,才会使生活大为改观,却因为不够紧急,所以受到忽略。也就是说,虽然我们内心知道,也很愿意这么安排自己,可是实际当中我们常常忽略这个属于第二象限的事务,因为它不紧急,所以被我们忽略了。如果要做到专注于要务,那就要排除次要事务的牵绊,要勇于说“不”。我们要以原则为中心,你就懂得什么该拒绝什么该同意接受了。如果我们内心并不认同原则,就会出现这种“伪认同”,从而缺乏自制力,虽然表面上看这些人能掌握重点,有足够的自制力,可是却不是以原则为生活中心,那么以配偶、金钱、朋友、享乐等为中心,容易受到第一与第三象限事务羁绊。自我中心者容易被情绪误导,陷入能博人好感的第三类活动,以及逃避现实的第四类事务。我们只有从至诚的信念与目标出发,才能坚定说“不”的勇气。如果你的要事是基于原则和个人宣言,那么它们就会入心入脑,你就会乐于把时间花在第二类事务上。
3、第四代时间管理法理论及六大标准:第四代理论是以原则为中心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性;强调产出与产能齐头并进,着重第二类事务的完成。更多的关注重心不在时间了而是人,从而在人和事之间达成平衡,相对比较灵活,重视人的感受。它有六个标准分别是:和谐一致、平衡功能、围绕中心、、以人为本、灵活变通、便于携带。
4、四个步骤来做到以第二象限事务为中心实现自我管理:
a、确认角色,角色通常都是多重的,公司、家庭、休闲、其他组织等等。
b、选择目标:思考一周当中想做的一两件作为要事目标,做到短期目标和长期目标关联结合。
c、安排进度:按周安排进度,然后分配到具体的日子做,不过这是不断更新的,可以进行调整,所以并不是很死板,因为一切围绕人来进行,而你的内心原则又同时确保你完成。
d、每日调整:以周为进度安排的话,每日很有可能就需要不断调整了,根据突发 事件、人际关系的意外发展及新机会对每天的要务安排进行适当调整。
看似简单可是重在身体力行,对人不可以讲效率,对事才可以,对人应该讲效用(某一行为是否有效)。许多母亲因为带孩子耗费所有时间以致一事无成倍感挫折,多来自有所期望,这个期望反映的却是社会价值观,不是个人价值观。若想要克服这种内疚感,可以依靠习惯二:以终为始。
5、通过授权充分发挥第四代时间管理方法的优点:
a、第四代管理方法比之前三代都要先进,主要体现在它以原则为基础,让你在大范围内自由分配自己的时间、它接受你内心良知的知道,给予你自由和变通、确认了你的个人使命,包括价值观和长期目标、帮助明确自己角色,平衡生活各个方面、以一周为单位计划,拥有广阔视野,不必局限短暂一天时间,让自己保持清醒,时刻想到自己内心深处价值观。贯穿所有的主线其实就是人际关系和结果第一,时间第二。
b、授权是发挥时间管理高效能的秘诀,授权分指令性授权和责任型授权,指令性授权管理意义并不大,重点在如何做好责任性授权,重点在五个方面:
1、预期成果:双方都明确并理解最终结果。要以结果而不是方法为中心,投入精力详细描述最终结果,明确具体日程安排;
2、指导方针:确认适用评估标准,避免指令型授权,但一定明确限制性规定(约束)。事先告知难题障碍,避免无谓摸索,但不要告诉做什么,让他们为自己最后结果负责,明确指导方针,防守去做。
3、可用资源:告知可使用人、财、物、技术和组织资源以取得预期成果。
4、责任归属:制定业绩标准,并用标准评估成果。制定具体时间表,说明何时提交业绩报告,何时评估。
5、明确奖惩:明确告知评估后的结果:好的和不好的,包括财务奖励、精神奖励、职务调整以及该项工作对组织使命的影响。
授权要靠信任作为推动,让人成为自己的老板,收到自己内心良心的指引,兑现自己的诺言,达到既定目标。同时也可以释放创造能力。要注意的是:对不够成熟的人,目标不必太高,指示要详尽,充分给资源,监督考核频繁,奖惩更直接。对成熟的人,分配挑战性更高的任务,精简指示,减少监督考核次数,考评标准则较为抽象。
二、我感受到了什么?
我感觉到了新鲜、好奇、恍然大悟,有很多的正面情绪都出现在我的感觉当中,我读的时候更多的是怀着一种寻找答案,解答困惑的心态去读的,所以读到最后才会有恍然大悟的感觉,总体来说基本都是正面的情绪,没有负面感受。
三、对我人生有什么意义和指导?
个人觉得对我的工作指导意义偏多一些,主要是导入了和强化了“领导”以及“管理”两个概念,更多的从方法上掌握了如何管理自我,实现自我领导,主要体现有以下三个方面:
1、更加确定了要以原则为中心,要做到要事第一的习惯,首先要有积极主动、以终为始两个习惯作为基础,不可以跳跃,一定要遵循自然发展的规律,只有以原则为中心,才有可能做到第四代的时间管理方式:管理的是人,而不是时间,重心不在时间与事物的安排,而在于维持产出与产能的平衡。
2、对传统的时间管理有了全面认识,从而确立了自己的新管理模式,之前自己都或多或少的采用过第一二代的时间管理方式,的确遇到了很多不能逾越的障碍,包括第三代也用过,不过都是以事情和时间之间的管理为核心,灵活性差,一旦遇到变化无法做到就会产生内疚感,久而久之就会放弃,而新的时间管理方式以人为核心,以良知和自我独立意识为保障,确实能解决我心中的困惑,从而更大范围的调配时间,实现管理的灵活性,树立更加长远的目标同时也不忽视短期目标。
3、对于充分发挥时间管理优势在于授权方面找到了答案,自己曾经也尝试过授权,不过要么就是指令型授权,事无巨细,表面授权,实际上是不放心,不信任,要么就是放着不管,最后直接导致不好结果,这次学到了如何做责任型的授权,如何区分对待不成熟的人和成熟的人来区分授权程度。对我的管理工作帮助意义很大。
四、接下来该如何做?
将重要不紧急的这种预防类型的要事摆在了第一位,短期内针对要做的培训和管理工作作出了安排:
1、关于如何解决培训效能的问题打算采用责任授权的方式来开展,不再统一采用集中制定标准的方式,而是采用团队讨论的模式来开展工作,充分授权县一级团队制定方案,最后形成决定。
2、将读书写思维导图,总结永远作为自己的人生要事,放在第二类事物当中,不断做,坚持做,用自己的良知和独立意识做保证,一直坚持下去。