I:这个世界的变化越来越快,互联网时代,更是把空间,时间都压缩到了最小的范围。所以,人们个个都很忙,没有特殊的情况,人们很少会注意或者关心到其他人。但是,人们总有一些在忙碌的时候,会有外部的干扰举动会影响到个人已经安排的时间清单。这个时候,人们需要很快判断出怎样把这些干扰因素给消除,而最有效的方法就是向干扰者开门见山提问题。干扰者一般都会回答,这样人们就可以通过一问一答,来厘清头绪,并估计出回应的对策,例如是否优先呼应干扰者的需求,或者回避干扰。
A1:之前在外企工作,负责人力资源全盘工作,但是,工会,团委两个职能,分别由部门的2个科长兼,另外,总经理秘书因为离职,然后让薪酬福利的同事兼总经理秘书了,我还是党支部书记,这下可好,党政工团,什么事情都有可能落实到人力资源部了,我又是负责人,忙得焦头烂额。后来,为了管理好时间,我需要把很多干扰区分一下,并回避掉。只要有人过来问我总经理行程的,我手一指,告诉对方找秘书,只要有人过来问工会,团委的事情,我直接告诉对方找部门那两个科长。而党支部的事情,只有党委书记来找我的时候,我才介入,党员的吸收,全部交给党支部的组织委员来落实和跟踪,我只看汇总的材料后,定期和预备党员沟通。这样,我的时间就大量用在了人力资源的战略性任务上,例如年度的人员规划,预算设计,组织架构的设计和调整,以及干部任免晋升选拔制度设计和人才委员会等重大会议的运作上。所以,最后发现,通常能形成闭环的工作,我基本都不介入了。这样,处理事情非常高效。
A2:准备整理现在业务的价值链,方法是:
1)先用鱼骨图分析一下4M,把所有涉及的业务表示出来。然后区分核心关键业务,还有非核心业务,以及非关联业务。
2)把核心关键业务的工作步骤及流程做梳理,区分出上道下道涉及到的部门或者步骤。
3)把非核心业务厘清后,作为培养新同事的练手,让新同事可以循序渐进,最后可以进入到核心关键业务中。
4)把非关联业务剥离,放弃不做。
预想可能涉及到的干扰是:如果有人来请求非关联业务的支持时,我采取的策略是明确告知干扰者,现在没时间和精力做,并把当前正在执行的核心关键业务的量告知对方。相信可以回避掉干扰,而且也能得到对方的理解。