如何又快又好的完成庞杂巨大的工作?《零秒工作》这本书提供了众多方法,我只用了其中一种,工作效率就飞速提升。
作者赤羽雄二,在全球著名麦肯锡公司就职14年,领导众多工作项目,创办麦肯锡韩国分公司,同时参与10多家风投企业的经营,每年举办演讲50次以上,每周博客2更,能在5分钟内回复所有收到的邮件……
大多数上班族的工作量并不大,但总是发生“明天就开学了,作业都没做”的局面,在《零秒工作》中,作者公布了自己高效办公的秘诀,从思维方式到具体的方法都有详细说明。简直就是职场中的屠龙刀、上班族的倚天剑,是高效工作“武学精要”。
书中揭露了工作效率低下的三大原因,以及工作进展缓慢的八大顽疾,总有那么几条刺中各类上班族,提升工作速度有8个原则,前两个就令人大吃一惊。
原则1:首先对工作形成整体印象。
整体印象就是指这项工作的成果是什么,为了取得这样的成果需要按照什么样的步骤和顺序?从什么地方着手才最有效?
尽管不可思议,但必须承认,的确有人弄不清工作应该做成什么样算合格,判断不出哪个部分是最重要的,哪个部分不那么重要,哪个部分是必须认真对待的关键,更别提从哪着手开展工作了。
原则2:工作不要过于细致。
我一直笃信,慢工出细活,细致的工作才是最好的。但作者说“为了尽快推进工作,不应该过于细致。”而是,即使是对于工作的核心部分,也要时刻思考:这样的细致有必要吗?因为在工作中,成功=工作顺利完成。
这个概念有些难以接受,但我的确吃过很多“细致工作”的亏。我最初负责的一项工作,常常要向上级部门报送各类报表、工作计划、总结之类的资料。
每次我都认真思考慎重下笔,初稿出来后又再三修改,几乎每次都是最晚报送,有时甚至超了截止时间被点名批评。我是那种当日下班前必须写出次日工作计划,且次日按计划执行的人,自认工作态度积极、端正,但为什么会效率低呢?
通过观察我发现,其他人竟然把去年的资料改成今年的日期就直接报送了,更有甚者,三年内的资料,除了日期不同,文字部分只字未改。
简直颠覆人生观啊,同事却觉得我呆板僵化不懂变通:“人家只在意你资料有无缺项,而不是资料内容本身”事实也的确如此。
这本书使我明白,我一味拘泥于细致,就是因为没把握好快速工作的第一原则:没弄清工作的整体印象。而“从结果上来看,一旦超过截止时间,不管之前工作做的多么细致都于事无补。”
正如作者所言“虽然每个人都有各自的价值观,但是对每项工作,不要无意义地过于细致是非常重要的。”
赤羽雄二之前还写了一本畅销书,叫《零秒思考》,副标题闪闪发光:“像麦肯锡精英一样思考”,讲解通过一张A4纸迅速提升表达能力和思考速度的方法。《零秒工作》这本书里,专门有一个章节对上述方法进行介绍,相于于多读了一本书。
“A4纸笔记法”的关键就在于,脑海里一有想法就立即在A4纸上写下来,并长期坚持。作者认为这种方法能提升沟通能力,消除不安和混乱,让头脑更加明晰,从而实现零秒思考。除了应用职场,“A4纸笔记法”还能用在个人生活中,使朋友、熟人、恋人、夫妻之间的沟通变得更加顺畅。
《零秒工作》还介绍了收集信息最有效率的办法,以及如何短时间内完成制作文件和资料,还有一个章节是专门写给管理者看的,告诉他们应该如何正确开会,作者给出四个方法,做为基层职员,每一个我都鼓掌叫好。
虽然我没有资格召集会议,但我参加过数不清的会议,同作者的感受一样,无论是什么类型的会议,怎样的单位、部门,会议的效率都是极其低下的,不过是一群人凑在一起,可有可无的讨论罢了,即浪费时间又浪费成本还让人想打瞌睡,不去吧,还扣绩效。
尽管《零秒工作》副标是“速度解决一切的麦肯锡工作术”,看上去华丽又高大,但和其他日本作者一样,行文啰啰嗦嗦,有些章节只需看小标题就够了。
好在, 书中的工作法若是能做到学以致用,积极实践并坚持,哪怕只是实践其中一种,工作效率也会得到明显提升,做到快速推进工作。