读万卷书 | 别让猴子跳回背上 | 管理者的时间管理,与下属息息相关

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这本书的三大特点:短小,幽默,有理。属于特别有效率的那种书。

如果身处管理岗位,对时间管理有困惑的,一定要看看这本“猴子书”。

01.猴子是什么

“猴子”是一个比喻,指双方谈话结束后的下一个行动步骤。

举个例子,下属A问领导B:“这个新产品的成本分析报告要按照什么格式写?”

B回答一:“你先看看其他产品的分析报告,做一下对比,选一个你觉得最合适的先写个框架,下周二我们约个会你给我说说思路。”-这时,猴子就在下属A身上。

B回答二:“我先去问问生产经理,然后再告诉你他们需要什么。”-这时,猴子就在领导B身上。

管理者的时间每天都是七零八落的,上有领导,下有下属,对外有客户,还有隔壁其他部门同级同事,每个人都可以对管理者提要求。其中领导/客户/平级同事占用的时间,只能推迟,不能完全无视;所以要做好时间管理,必须从下属占用的时间动脑筋。

管理下属的金科玉律就是:确保猴子始终在下属背上。

管理者该做的事是针对人的,主要职责是监督;而非管理者的职责才是干活。

02.不同的下属

书里把下属按照自由层级分成五类:

独立行动

行动,但需要立即请示

提出建议,按照裁断的结果行动

请示要做什么

等待指示

管理者的目标是消除4类5类,最好队伍里都是1/2/3类的优质员工。具体对策如下:

明确常规工作职责,项目类工作要求每周提交工作报告

4类5类的员工,基本就是队伍里的炸弹。管理者需要拿出对待婴儿的耐心和关怀,才能保证这些员工的活儿能够保质保量准时完成。

最好是在招聘时,就能火眼金睛把他们拒之门外。但如果不幸,种种原因最后队伍里还是混入了这两类员工,就可以使用工作报告法。

谁都不愿意提交一份苍白的工作报告。这项任务会倒逼员工去寻找自己的任务,慢慢成长起来。

明晰自由度,确定哪些决定需要管理者裁决,那些决定下属可以自行决定

2类3类员工,其实已经是管理者比较得力的助手了。他们最大的问题是不明白自己到底能做哪些决定。手伸的长了怕戴上“越权”的高帽子,不敢做决定又会被人轻视。

这时管理者就需要明晰这个度,你会发现这些员工的效率会得到明显提高。

03.喂养猴子的6大原则

规则一:要么喂养它们,要么射杀它们,不要让它们被活活饿死

规则二:你负责找到猴子,下属负责找时间喂食,但给与下属的猴子不要过量

规则三:给下属时间和空间喂养猴子,主管的角色是监督人

规则四:有冲突时,可以更改喂食猴子的时间,但没有进展不是更改时间的原因

规则五:尽量面对面的喂养猴子,只用对话,不用邮件,报告等单方面形式

规则六:如果事件内容较多,需要准备一页的摘要,以便展开即时的对话

其中最重要的是以下三点:

猴子不要过量

如果每件事情都是重要的,那它们也都是不重要的。如果行动太多,下属会不堪重负。反正怎么干也干不完,也不知道哪个重要,干脆就拖拉着吧。

管理者的角色是监督

有时候管理者会心软,看到自己1小时能干完的活儿下属忙了2天还没个眉目。

俗话说得好:“授之以鱼,不如授之以渔”。管理者如果总是代劳的话,无助于下属的成长。

还记得有个父母辅导数学题的故事。

遇到难题,男孩总喜欢去问妈妈,因为妈妈会直接解给他看。但是有一天妈妈不在,他只能去问爸爸,爸爸说:“我可以帮你,不过我只负责提问,你只能回答不能提问”。结果一小时他只做出了一道题,当天的数学作业直到睡觉都没有做完。

男孩很伤心,第二天向妈妈告状。妈妈一听就领悟了爸爸的意思,将辅导作业的活儿都移交给了爸爸。一开始,男孩经常完不成作业,但渐渐的,他不再有问题了,做题速度比之前更快了。

喂养猴子要双向交流,不要单向

现在电子通信实在太方便了,时间空间都不在是问题,一个email什么事情都是交流。

其实最高效的沟通还是面对面。不光能看到对方的表情语气,还可以适时提问释疑。

这本“猴子书”,看书快的一两个小时就可以看完。但其中蕴涵的技巧,却值得认真思考,除了上下级,亲子之间,朋友之间,都有可借鉴之处,值得一看。


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