大家好！

在本篇文章中，我想结合疫情这一场景，看看在闭环管理期间，行政采购团队应如何发挥作用，为企业运营贡献价值。

引子

作为一次重大的公共卫生事件，新冠肺炎疫情或多或少会给大家带来了一些影响，对企业也不例外。

目前我国的新冠疫情基本已经达到了精准防控的境界，会根据确诊、密接、次密接、高风险等特性采取不同的应对管控措施，最大限度地在防控效果、生命安全保障，以及对正常生产生活的影响程度之间达到一个最佳平衡。

因此，在疫情期间，网格化、闭环式的管控将处于常态。

当大数据精准追踪到相关人员，并且相关人员恰好在现场上班时，那么其所在企业就需要配合相应的防疫工作，这就是在公司闭环管理的情况。

一旦遇到这种情况，那么这将是对该公司行政和运营能力的重大考验。

有人将目前的情况比作我们过去常玩的“扫雷游戏”，但事实上，新冠病毒，特别是奥密克戎变异株是非常狡猾的，有时候比扫雷游戏更难捉摸。

面对这样毫无规律可循，并可能带来大量风险的病毒，我们没有投机取巧的办法，我们需要做的就是脚踏实地，提前做好预案。

在良好的预案之下，一旦企业需要参与隔离时，至少不会变得措手不及，也不会突然间从无到有开始应对，我们只需要严格按照预案执行即可。

提前做好采购预案

这几天，笔者所在的上海处于一个疫情多点散发的状态，因疫情排查工作而进入闭环管理的企业或机构越来越多，在周围形势的潜移默化下，相信很多尚未“踩雷”的企业已经提前开始制定预案了。

无论这样的闭环管理是否会发生，做好预案总是一个十分必要的环节，任何关心员工、爱护员工的企业都会在没有任何外部提醒的情况下，主动做好预案。

即使被幸运之神眷顾，企业最终安然度过，没有被隔离的话，员工也会将企业所付出的努力看在眼里。这确确实实是一次提升凝聚力的良好契机，也能让人感受到企业是将员工作为命运共同体的。

要做好此类预案，其实有两大基础原则：

第一个原则是，在疫情防控的大方向指引之下，我们可以对防控措施进行细致的“分解”，尽可能将预案做细做透，尽量覆盖疫情防护的各个方面以及所需的各种物资，不留死角。

第二个原则是，完成采购预案制定之后，需要对预案中的各种细化项进行地毯式的排摸和确认，看看是否存在潜在的高风险项，比如可能因需求过于旺盛而缺货的物资，或者呈现周期性变动的物资。

对于此类高风险项，我们需要提出针对性的预案。

采购预案设计

采购预案本身也可以配合在线数据表进行管理，这里我围绕“疫情专用物资采购清单”进行简单介绍。

设计好疫情专用物资采购清单

在本系列的第7篇文章中，我和大家反复强调了“采购物资清单”这张基础数据表，因为这是“万数之数”，是数据中的数据。

作为一份最为完整的采购物资清单，我们可以基于此清单，提取并整理出疫情专用物资。

在这里，“疫情专用的物资”这样的表述可能不太确切。事实上，我们可以提取出以下两类物资：

第一类物资是确确实实的疫情专用物资，是仅仅在疫情场景下才会使用的，比如以睡袋为代表的生活类物资、大批量的口罩、酒精等。

在原有的采购物资清单中，可能不太会有疫情专用物资，这时候我们就需要在这张新表上进行补充。

第二类物资虽然属于防疫物资，但同样也是在日常生活和工作中大量使用的，如洗手液、洗洁精、常用药品等。

对于这些物资，我们可以进行“预防性采购”。即使没有用上，这些物资也是有用的，不会出现浪费的情况。

关于这一话题，我将在下一篇文章中展开。

提前做好预案，寻找相关的供应商

梳理完之后，我们可以借助公式，自动生成一份新的疫情专用物资采购清单。在该清单的基础上，我们需要做的就是寻找稳定的供应商，同时也将应急情况下的采购对象考虑在内。

对于上述两类物资，我们需要做的工作是不同的。

对于第一类防疫专用物资，我们需要尽快找到可用的供应商，并一个个进行电话确认，确保目前货源是充足的，并且是可以配送的，在此基础上，再对供应商的选择优先级进行排列。

出于谨慎考虑，我觉得每一类防疫物资都需要有至少3个供应商，并且还需要增加一个或多个应急情况下的供应商，如附近的超市、卖场、批发市场等，并配备相应的车辆资源。

一旦真的需要动用这样的应急资源，那么我们应该是不计成本的。

对于第二类物资，我们已经在行政采购工作的梳理阶段进行了指定，这个时候我们只需要防患于未然，提前与这些供应商进行确认，看看其是否能正常供货即可。

当然，对于这类物资，我们同样应该增加应急情况下的供应商，同时，我们也需要视疫情的发展情况，提前进行一定量的预防性采购，确保万无一失。

最后再提一下，在这次的疫情中，一些处于闭环管理之中的小区面临买菜难的问题，这时很多蔬果基地、大型商超都适时推出了蔬菜包的团购，面向的也是社区或企业这样的多人场景。

这个时候，企业不妨可以将此作为一项特殊福利，团购1～2次蔬菜包，在公司上班员工的直接发放，处于闭环管理状态的员工则采用闪送，甚至派专车的方式，送达每个人手中。

作为行政采购人员，我们可以持续关注这类供应商，有些供应商是面向区内的，有些是面向全市的，我们可以划定一些供应商，实施采购。

在下一篇文章中，我将以“预防性采购”作为话题，对一些细节化的内容进行进一步探讨。敬请期待！