相信各位读者在工作的时候都会感觉时间不够用,进而产生了各种小情绪.今天我们就来说一种时间管理方法.
说道时间管理,第一个进入我们脑海的就是<番茄工作法>一书中写到的那个方法,把自己遇到的事情按照重要程度与紧急程度分为四个象限,优先解决重要紧急的事情,然后提前酝酿,提前解决重要不紧急的事情···。在实际操作中，我们经常遇到的一问题是我们无法决定事情的重要与否，也无法按照我们的意愿把不重要的事情放弃不做。所以今天我们再介绍另一个方法，希望对大家有所帮助。
美国的教授写过一本书，叫做《getting things done》，专门讲述如何无压力的完成工作。书中他认为，我们认为时间不够的原因在于过量的信息以及随时产生的变化让我们感到焦虑，进而认为时间不够”。在这种观点下，他深入的提出了如何处理此类压力的方法，进而从容的完成相关各种事情。
1.事情并没有那么多
我们每天会遇到大量的信息，但并不是每一个信息都是让我们做某一件事情的指令，所以可以将这些信息进行分为：任务、资料、垃圾三类。然后将每天接受到的信息，装入对应的类别中。比如你们老板说“研究研究XXX的报告，看看有什么机会”那这就归纳到“任务”这个类型中。再比如办公室新来的大学生给你讲了一个笑话，那么这就可以归纳到垃圾这个类型；公司文秘公布了一个新文件，那就归纳到资料一类。
确定了这三大类型之后，拿出一个整块的时间，比如两三个小时，把当时脑子里能够想到的任何一个可以归纳到“任务”模块的事情列到一张表格中。这时候要尽可能的把所有的任务都罗列上，不要因为某个事情实在是不重要就弃之不管。因为我们说过，时间不够来源于焦虑，如果不把那件小事列在任务清单上，未来的某一天他就会重新蹦入你的脑海，给你带来焦虑。
确定这些事情的最晚解决时间。注意，这里并不是确定他的计划解决时间，而是最终解决时间。比如：你家的款到到下周三就要到期了，那么交宽带费的最晚解决时间是下周二下班前，而不是你本打算的“本周六下午”。因为我们所处的环境经常受到别人的干扰，计划没有变化快，只确定最晚解决时间，有利于我们避免计划遭到破坏所带来的干扰。
2.确定下一步干什么
当我们确定了需要干的事情了之后，要把这些任务进行分类，从而确定下一步需要干什么。这些任务可以分为两类：一步解决的事情，比如XX表格发送给XX同事，从XX同事那里回收XX材料；需要多步解决的事情，比如按公司要求完成XX事项，开展XX项目。对于第二种任务来讲，确定下一步需要干什么是非常重要的，因为有时候我们的焦虑来源于一个多步骤的计划，当我们把这个多步骤的计划拆解到每一个步骤，只聚焦于下一步需要干什么时，我们心中的焦虑也就会随之减少。当我们确定下一步需要干什么的之后，我们要对这些事情按照如下三个方法再进行分类：自己在两分钟内就能干完的事情：发送这个月的销量报表；交代给别人去干的事情：让小李把这个月的销量结构统计出来；需要自己大量思考的事情：确定项目的总体目标。然后，我们还要对这三类事情确定一个最晚完成节点：对于交代别人干的事情，立刻去通知；然后，马上将自己两分钟之内能够完成的事情做完。需要自己思考的事情按照项目规划确定最晚完成时间。为什么是这个顺序：因为我们的焦虑来源于未完成的工作，我们将工作指派给别人，相当于是把压力传递给了别人；我们立刻完成两分钟之内能够完成的事情，相当于用最小的成本，又减少了我们的部分焦虑。最终，我们只需要把工作聚焦到需要思考的事情上面去，只焦虑这最后的一些问题。所以我们的压力也就能够更小，也更能够有一个清晰的头脑来完成我们需要完成的工作。
3.资源打包形成计划
当我们把需要别人干，以及只需自己两分钟就完成的事情做完后，就需要把剩下的一些事情做一个计划，但是这个计划并不是我们通常说的“上午10:00-11:00做什么”这样的时间计划，而是一个对所需要素进行安排的计划。这个所需资源，比如说是“开车出行”“某个同事”“电话”。比如：接下来任务中有出门去公安局送材料，到营业厅办理宽带。那么这两个事情都有“”开车出行“资源，那么久进行打包，一并办理。再比如说“向领导征求XX项目目的的输入”“领导就XX文件签字”这里面又涉及到领导，那么说这两个工作也可以进行打包，一并办理。按资源进行汇总了之后，需要确定资源供给时间，从而确定了这件事情可以开展的时间段。比如“公务车在11:00-12:00；13:00-16:00可用”“领导一上午都有空”。这样一来就能够更加有效率的完成自己的事项。
4.学会说不
经常各位读者，尤其是刚上班的读者会发现，有时候事情多并不来源于我们自己的业务，而是有一些存在分工模糊的业务，不知为什么就到了你头上，或者是一些小活儿杂活儿老员工交给了你。对待这种问题，应该适当的拒绝，才能够保证自己进行有效的时间管理。一般来讲，推活儿只能就工作说工作，不能有“凭啥你不干要我干”的话语说出来。就工作来讲，有两种方法推活儿：第一，通过第三部形成的计划，进行推脱。比如“前辈，您看，我的某个事情必须XXX签字，并且XXX只有在这个时间段有空，真是对不住啦”；或者是从别人交代的事情的要素入手进行推脱。通常来讲，不好意思推脱的事情更多是一些看似很简单的小事儿。这是首就要从这个小事儿的一些支撑要素进行推脱。比如让你帮老同事组织一个简单的会议，就可以从会议所需的资源进行明晰：比如，会议室订好了嘛，所需物料有哪些，会议议题及相关材料在哪里，与会者邀约了嘛·····。如果交代你这件事情的人没有做好这些准备，那么你就可以让他先帮你把这些事情准备好，你再参与。毕竟他不愿意做这个会议，主要也就是觉得这些事情比较繁琐。
