衡量一个工作计划系统是否成功，并不在于载体和形式，最先进的App不一定比最原始的小本本有效果，其中的关键，将工作任务整理到这个系统去之后，你是否真的可以在大脑里摆脱它们。如何才能摆脱呢？有两点要注意。

第一，昨天的工作任务一定要按计划完成，除了那些自己不能控制的特殊情况之外，不应该留下尾巴。昨天的工作留下尾巴，在脑海里挥之不去，就会影响今天的状态。而且工作留尾巴还有另一层危害：我们的大脑的状态会受到情绪的影响，你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候，就相当于在做一个自我承诺，工作没有按计划完成，就相当于自我承诺没有实现，虽然没有外人来惩罚，但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感，这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担，影响你的大脑状态。

因此，应当努力避免制定不切实际的工作计划。在日常工作中，有些人会在工作计划安排上刻意加码，一般情况下每天只有处理三件工作的能力，偏要在计划中排上十件工作。初衷可能是好的，是想用这种压力激励自己发挥潜能提高效率，但结果往往是七件工作完不成，产生了巨大的挫折感，同时七件工作留下的尾巴始终在脑子里搅浆糊，让人精神紧张，疲于奔命，甚至连本来完成的三件工作都做不好了。

第二，明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候，一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。整理工作计划的一方面功能，就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘，意思就是说，你的大脑即使忘了也没关系，因为整理到外脑里的信息是充分的，等到需要的时候，看一眼就可以动手干活。但是很多时候，人们整理工作计划并不认真，甚至只是写一两个字，代表对某件工作的提示，结果时过境迁，在看到这一两个字的时候，并不能回忆起工作的完整内容。一旦这种情况成了习惯，大脑也会有所保留，即使整理出了工作计划，也不敢放心大胆地将工作任务从脑子里赶出去，结果也就始终不能摆脱紧张和焦虑了。整理妥当的工作计划一定要具体到行动，当你拿起计划，马上就可以执行。

GTD方法将工作流程划分为五个独立的阶段，五个阶段循序渐进，构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。五个阶段的步骤依次包括：第一，收集，要收集一切与工作相关的事物与信息；第二，厘清，要理清每个项目的意义和相关措施；第三，整理，要组织整理形成工作清单，提出选项；第四，回顾，要进行思考回顾，保障系统的有效运行；第五，执行，要着手行动，全身心地投入工作中。

在运用这五段式横向管理方法，整理属于你自己的工作计划时，有三个步骤需要特别注意。

第一个是收集步骤，你应该将一切可能给大脑带来负担的事物，百分之百地收集起来，既包括已有计划但还没启动的事物，也包括正在处理但还没启动的事务。只有百分之百地将它们通过外部工具收集起来，形成材料，才能百分之百地解放大脑。至于收集的所用工具，从原始的小本本、便条纸，到现在常用的App，每个人都可以根据自己的需要自行选择，但应当注意一点，工具的种类不要太多，否则，通过不同种类收集而来的材料，会显得过于分散。

第二个是理清步骤，面对收集起来的材料，你应该做出判断。首先要判断材料所关联的内部内容，是否需要你采取行动。如果答案是否，无需采取行动，你应该根据实际情况，将材料整理成为参考资料、未来工作的备忘录，或者直接扔掉。而如果答案是需要采取行动，那你接下来再做一个判断，行动是否能够在两分钟之内完成，如果能，就马上着手处理；如果不能，就根据实际情况，指派他人、调集资源，或者记录在下一步行动的清单上，等到合适的时机再来完成。

这里谈到的两分钟处理原则，像这样的工作如果不立刻处理，往往会在你的大脑中停留，占用资源，影响心情，而当你换一个时间再着手处理时，你在回忆中把这件事重新找出来，再重新进入工作状态，所花费的时间往往会远远超过两分钟，因此，两分钟能搞定就马上搞定。两分钟原则特别适用于我们面对大量琐碎事务的情景，例如，面对大量需要回复、但并不需要进行复杂思考的事务性邮件，最佳的选择时看了就回，而不是先扔一边，想着明天或是某个时间再来慢慢回复。扔下的结果，往往是未来被迫话费更多的时间精力，甚至干脆就忘掉了。

第三个是执行环节，经过理清、整理和回顾阶段的工作之后，最初收集的材料会变成具体的工作清单，而如何选择工作的执行顺序呢？GTD方法认为，可以用四个标准来进行判断。第一个标准是情境，很多工作都会对地点、环境和条件有要求，比如回复邮件这样的工作，只能在有电脑、有网络的情境下完成，所以首先要选择符合当前情境的工作；第二个标准是时间，选择你当前的时间足够完成的工作；第三个标准是精力，在选择你当前精力足以胜任的工作；在考虑过这三个标准之后，最后一个标准是重要性，你再来选择一个对你来说最为重要、能给你带来最高回报的工作，优选处理。