今天我们讲一个每个人都会遇到的大痛点，叫做怎么样开一个高效的会。我在讲课之前做了一个调研，调研了很多很多的同学们，就有几个很痛的痛点，比如说会开的又长又低效，形式主义，领导还不让走，影响其他工作，有没有？都不敢承认，各部门，反正你们领导都没在。开会的时候大家不配合，沉默。玩手机，刚才说有这个痛点，对吧？
同一个主题反反复复我会开了好多个事情还没有推进。我们今天就来试试，看说能不能解决开会低效这个问题。但你可能会说我为什么要在表达课上讲这个，因为本质上开会就是一次沟通，开会是完成信息交换的过程，开会的效率低，80%取决于过程中的各种沟通环节没有做到位。这十几年我参加了大大小小各种会，我做职业经理人的时候，自己公司天天开会，出去采访其他企业，跟着别的公司开会。大到独角兽、bat的会，小到很多初创公司的会，后来做投资人也要参加被投企业的各种会，现在自己创业，每天也是文山会海。
但是我可以非常肯定地告诉你，会开会的真不多，大多数会大场、小场大多数会都开成了形式主义，老板讲话。员工发呆，有限的参与，但很可惜对吧，因为它浪费的是所有人的时间。大家不要觉得说我这叫带薪开会，不是有个词叫带薪如厕吗带薪蹲坑吗？大家觉得说好像很爽对吧，我还能拿着薪水在这里发呆。
你们的时间最值钱，时间比黄金还要值钱。所以如果你参加了一个你觉得非常浪费时间的会，它根本不是一次带薪开会这么好的事儿。开会它本身是一次绝好的，互相贡献智慧、集体攻克难关的时刻，开会它传递的是一个关系信息，表达的是什么？咱们是一个团队的，咱们现在需要集思广益，可是为什么那么多会达不到效果？好像我每次拉会都是带着某种诉求，我很渴望得到一些帮助，但是达不到效果怎么办？是为什么？我们来仔细分析一下。我不知道其实你们意识到没有，
一次成功的会是有3个部分的，是会前、会中和会后，绝对不是只有会种。三位一体，缺一不可，一个环节缺失都会影响会议效率。我会根据这三部分来跟你聊聊，说怎么提升会议效率。
首先我们先看看职场上比较多的会议类型，一种是一般是哪几种。我把它总结为两种，一种叫做以事儿为导向的，就解决某种问题。比如说脑暴会，大家集思广益一个创意决策会，就拍板做一个决策或者信息同步会，就是大家日常开的周会、约会之类的。
第二个叫做以感受为导向的会，叫裸心会，比较多大场特别喜欢开裸心会这两种会。那我们就来看看说不同类型的会你首先要完成怎么样的会前沟通。注意，在这节课里我首先默认你们都是会议发起人，所以我是以这个对象来讲。
所以你要对会议的目的负责，但你可能说我就是一个小白，我根本不需要发起会，我都没机会就跟着听也没关系。今天掌握了这些课的内容，你会成为更高效的参会者。至少当一个会你觉得他好无聊的时候，你知道发生了什么？你至少可以举手说我们是不是可以这样开会，那可能是你作为一个职场新人的高光时刻，因为有可能连你的老板都不知道怎么开会。好，来，以事儿为主导的会议，我们来看看。首先最重要的一个点，我们要确定会议的必要性，30%的会都是没必要开的，我30%都说少了。
所以当你准备发起一个会，首先你先自己问一遍，这个会真的需要用开会的形式来进行吗？开会的成本极高，开会的成本是所有参会人的时薪相乘，成本巨高。如果你可以事先跟核心的人员一对一的沟通，沟通完之后你会发现这个会不用开我可能能沟通的3个关键人物，我就会发现说我不用再拉上其他7个人了。因为绝大多数的会你们有没有发现那么3个人跟他说话一堆。旁观者。就那么3个人，你事先先确认一遍这个会我是不是必要开我要解决什么问题，关键的核心人员我一对一的先聊一遍，是不是我要解决问题已经可以解决了，这是你作为一个会议发起人要做的第一件事儿。
你看当这件事做完之后，你已经可能会觉得说我根本就不需要拉会了，恭喜你，你为你自己和为企业节省了一大笔成本。你的同事们都会很感谢你拯救他们于枯燥的会议当中。
如果你确定了这个会，要开的还是很重要，那么第二个点叫做你要准备主题和议程。这里我给大家句话，就是大家千万不要指望开会能解决一片空白的问题。什么叫一片空白？就是你啥想法没有？你觉得开会就是来解决我啥想法，没有这个问题，或者是我只是隐约想做这么件事儿，这件事怎么做，具体要达成什么目标我一概不知。
记住，不管是脑暴还是听建议，你要记住，如果你是会议发起人，那么最大的责任人就是你要在会前形成方案，会后优化思考。如果你自己都没想清楚，然后你指望在这个会上大家一起做一个决策，肯定是低效的，这个人说这样就是有道理，那个人说那样你听听也不错对吧？很多人职场很多职场人有误区，就是把脑报会和决策会给弄混了。本来是想做一个决策，结果发现10个人提出了10个决策我听谁的过于依赖会议做决策就推进不了工作。那我们就说我们以脑暴会举例，如果是脑暴会，你要怎么样能想清楚这个会议的议题和目的？
首先你上会之前就要有非常清楚的脑报方向，大家不要有误解，以为脑暴就是大家都带着脑袋来，一片空白的来就可以了。不是的，比如说你今天脑暴目的是为年底公司的大活动想一个创意，你的会议目的就是有效激发更多创意，对吧？那你提前要做的事是提前形成方案，私下请教一些专家或同事的意见，你提前要整理好参考方向。比如说你收集了30种中外都比较好的活动创意方案，帮助大家发散，而不是说你提前什么准备都不做，就是等大家现场给你答案。
这些都是表达手段，你看到了我说你提前找人沟通，你提前整理方案发给大家，这些都是你的表达手段。你通过这些表达手段要达成的目的是有更好的脑暴创意回来。
开决策会，决策会你要做什么提前准备你要提前想好决策，提前一对一。我一直在强调提前一对一沟通，就是你要让其他人收到信息，独立思考。你在开大会之前要跟关键人物已经完成小范围的讨论，层级越高，涉及的跨部门协作越多的时候，决策也会相应的变多。这个时候你也要带着一些确定的观点去，你要帮助这个会议一定是有主线的，决策想好了，大概方向想好了，但是有百分之二三十其实你不太确定，听听大家的意见，而不是说你什么都没想好。
比如说如果说人力部门要拉绩效会，你没有绩效方案让大家帮你生产绩效方案，这个会就是没有准备。比如说你想做一个产品啊新的一个产品，自己没有想法，拉一大堆人先听听大家的意见。如果大家都沉默，一时也想不到什么，对吧？如果大家各说各的，吵得不可开交，因为你没有主干方向，你也不知道谁说的时候该喊停这个会就是在浪费企业成本。不要把思考和做决策的责任从你自己转移到会议上，不要用开会来替代你本身的工作，这个是在你确定会议目的的时候就要想明白的事情。
所以我经常说，会议负责人上会之前，心里面至少要有1七八成你想好的方案，这个会才会大差不差。流程会你要准备什么？会前有准备流程，会要准备什么？提前准备好数据结构化汇报的方式。什么叫结构化汇报的方式？大家都开过周会对吧，周会前大家会拿到一个统一的结构方式说我们要汇报这几个方向。因为你们不会开会之前老板说下星期开周会，你们都来参加汇报，没人告诉你们汇报什么，上会之后就会非常的混乱。混乱。再看议程，我们刚才说会议要做准备，会前要有准备，会中要有议程。
议程是个什么东西？议程就是你打算怎么开这个会，这个会是每半个小时一个节点吗？这个会还是每一个小时一个节点。这个会要讨论几个话题，这个会具体是以一种什么形式？我印象中参加过一个最离奇的会，我做投资的时候，是一个非常出名的基金公司，我们参会那个会本来是一个决策会，就是要确定他们要做一场投资行业内的一个大活动，这个活动要怎么做。开到一半大家就会发现说其实他们并没有确定好大家对那个创意并没有达成共识，就已经开始想怎么样推进这个创意。
所以开到一半，主持人说主持人看到这个越来越离谱，就临时决定说我们把这个会改成脑报会，然后用手忙脚乱改改流程，之前讨的东西全都半途而废，就开始重新想点子。可是也没有人准备点子，想的也特别的频繁、特别平庸。这种情况其实很多就是因为你提前没有想好这个会我到底是个什么会，我要怎么开好，这是议程，你这到底是一个什么会。会前还有一个非常重要的准备，叫做书面发出会议通知。你们现在被要求开会，都每一次会接收到提前的书面通知吗？
都有的是吧？这个事儿是在做一个什么事儿？因为我经常会接触到非常多临时发起的会，没有会议通知，只有参会人是谁。书面发出会议通知重要的点在于你要明确参会人的预期要准备什么，参会人有哪些，会议形式是什么。比如说我参加过一个我准备最认真的会，也是做投资的时候，他要求所有的投资人在会上那个会议书面通知，要求所有的投资人在会议上必须轮圈发言，每一个议题都不去轮圈发言我想说摸鱼摸不过去了，大家都在看着。好，认真的准备。
所以每一位与会者都如果能在提前了解自己的角色责任，那个会他不会溜号的。为什么人会溜号？因为这个会你给了他一个开放的空间，他可以溜号吗？所以会议主持人有多重要？如果今天大家来听课，你们的主管提前告诉你们，听完要写一个会议小结听课小结，不太会溜号，对吧如果提前主持人告诉你们现场会轮圈发言，不太会溜号对吧？因为什么规则都没有，所以你们是被允许可以溜号的，你只是被你们的主管送过来让你们来学习，也没有学习的目的，也没有奖惩方案。
这就是一个可以溜号的现场，只能纯靠我来硬拉，跟大家时刻保持眼神的交互。所以保证每个参会人都看到信息，知道你的沟通目的是什么，不要上会了说你不知道要讨论什么，会前还要做一些什么准备，比如说准备硬件设备，这也是一次表达。投影仪会比什么都没有效果好。数据化的动画的有人提前开会的时候还准备了一个动画，现场2分钟放了个动画，大家都不困了。那就会比一个人纯讲要好，这都是表达，都会帮助你开一个高效的会。我经常参加一些投影仪，现场调了10分钟的会，大家就坐在那儿等10分钟，20个人都在等10分钟。
开会的成本是所有人的实心诚意时间，那10分钟公司损失了多少成本？所以我说为什么要讲一次开会的会，我帮所有的老板跟大家把这件事给讲明白。好，这是会前刚才讲的，所有一切如果都能做到，这就是一次高效的表达。
