今天我花费了4个小时42分钟在网站备案的跟进上面,从上午一直谈到下午,各方协调,每一条信息都要联系到当初直接接受办理的人进行确认,没有一个详细的信息收集以及管理过程,从最后开始梳理到源头就是这样反复而琐碎。不由得由衷地感叹:没有做好信息管理工作,真是毁三代啊。
梳理一下,我这一个阶段对于信息这两个字的体悟。正如标题所说的那样,成也信息,败也信息。大梅沙期间,我深知我犯了多少错误,但是我最终可以作为工作人员之一前往深圳,是因为我掌握着参会导师和青年代表们的信息,我了解每一个信息的确认以及更新的最终状态,对于发布万无一失的要求,我的存在其实很重要,这是“成”的一个例子;在大梅沙期间,我也过得无比辛苦,而且这样一种辛苦持续到了最近,是因为没有帮手么?其实不完全是,而是我自己没有梳理好信息,信息量的累积以及没有经过管理,让任务交接的时间成本越来越大,有时候大过了我自己完成的时间成本,我的时间被拖住了,也因此而打乱了自己的生活,这是“败”的例子。
网站建设的跟进是一个爆发口,在这一天当中,我联系了很多人,他们有着其他的工作,只因为当时接手办了一件事情,或者只是出于好心帮了一下忙,没有妥善地交接信息,或者遇到了一个不善于管理信息的合作伙伴儿,就要在日后的很久很久,久到已经忘记的时间段被无条件打扰,而且忘记都会被认为是一种不靠谱的行为。我作为联系者,幻想着我以后作为一个被联系者的惨境,联想我自己目前的状态,深深地感悟到,如果我不彻底地管理好信息,随时准备好任务的交接,那么我就根本没有办法自由地支配我的生活,除非我想要和所有的关系一刀两断。
我要思考以后要怎么做
一方面,我要自己学会从繁杂的信息当中抽脱出来。
将我目前接手的信息全部汇总,整理提交。一边工作一遍总结,联系的人,联系的方式,需要注意的事项,涉及的文件,存贮的网盘,全部交代清楚。让每一个新接手的人都可以清晰地了解每一项的进展,需要做什么。就从这一次网站的项目开始,这是一个长期而繁杂的项目,如果我不把接手工作做好,我已经预想到未来我的悲惨。
一方面,我需要和伙伴儿们一起重视这一点。
当接手人不靠谱,那么下一个联系的就是一起做事情的人,所以独善其身的作法肯定是不科学的,需要时时刻刻和小伙伴儿一起来做这件事情,让大家参与到讨论的过程,了解更多的信息,及时掌握工作进度,并且一起将文件进行整理,让大家都脱身。