做一份好的汇报材料，是每个职场人的必修课。

好的汇报材料，能让听取汇报的人轻松了解汇报者的意图，看懂汇报者想要汇报的重点，以及需要自己决策的点。

相反，一个不好的汇报材料，往往会让听取汇报的人非常迷茫，不知道你在讲些什么，也不知道你想展示什么。往往你叭叭叭的说了半天，领导会蹦出一句：“你到底想说什么？”

结合我这么多年的汇报工作，今天想和大家分享一下我在日常汇报中整理材料的一个方式方法，希望抛砖引玉，大家一起交流一下。

在汇报的形式上，我主要使用PPT和EXCEL。

这两种汇报形式，各有优劣点。

PPT主要是便于大篇幅的内容展示，比如是产品介绍，公司介绍，或者是汇报对象比较多，不需要决策的一种情形。

EXCEL主要是用于经营决策，向公司内部的团队或者领导们介绍项目进展，提请支持或决策，内容相对精炼的一种情况。

我在工作生涯的前些年，一直是使用的PPT做汇报（主要是那时候我也不知道EXCEL也可以用来做汇报材料）。用PPT做汇报明显的一个缺点就是当我的内容不够多的时候，材料就会显得很单薄，这时候我就不得不花费很长时间去丰富我的材料内容，尤其是展示格式这一块。

这样花费的时间比较长，内容往往也不够饱满。因为领导比你经验更丰富，他一看你的材料就知道你哪里是编的，哪些地方是硬凑的。

因为我最近这段时间一直使用EXCEL做汇报材料，而且感觉效果很不错，所以今天就和大家重点来交流一下这个形式的汇报风格。

先给大家上一版样版：

最近一段时间，我一般都是用EXCEL做成这个样式的一个汇报材料，给领导做的汇报，截止目前还没有出现过汇报事故。

下面就和大家分享一下这个版式的制作方法。

第一步就是先把EXCEL全选，然后整页填充为白色，这样表格整页就是一片白。然后把表格的宽度稍微调整增加一点。

因为表格自带的宽度有点小，写字进去看起来不够大方，也不够清楚。我一般是把前50行都统一拉的双倍宽幅。

然后还是整页选中，把字体调整成微软雅黑，字体大小11号或者12号。如果领导是比较年轻的，就11号，如果是岁数比较大的，就选12号。

第二步就是把第二行C列到T列选中，居中，写下汇报的主题。字体白色，底色选矢车菊蓝（就是填色的倒数第二列，最下面一个）。把标题的字号放大一点，一般是18号。

第三步是标题下面隔一行，写汇报的背景和目的。

这一点非常的重要。大家平时的汇报效果不好，主要是在汇报前夕直接上来就是给领导看材料。领导每天忙的飞起，大多时候都是在听你汇报的时候才第一次看到你的材料。

这时候如果他不知道你汇报的背景或者目的，他就会带着疑惑听你讲。

你要是能讲得清楚还好，你要是讲不清楚，领导肯定会皱眉头。

“他是谁，他在说什么，上一个会的问题决策了么？这个产品型号好像不对啊，他为什么要说这个，这个会要我干什么……”

很多人汇报的时候不知道领导为什么会发火，很大程度上就是领导不知道你在说什么，云里雾里听半天，自己还有一堆事要忙。

所以在汇报材料的第一段把汇报背景和目的简单说一下，会让听会者（尤其是领导）清楚的知道：“哦，是这个事情，他想让我做这个决策”。

汇报材料的第二段，就是常规的项目介绍。

作为一个项目经理，简洁明了的介绍项目目前的状态，具体的进展等是一项必备的技能。你自己负责跟进的项目如果你自己都说不清楚，那谁也救不了你了。

大家在介绍项目或者整理汇报材料的时候，一定要简洁明了的展示，千万不要连汤带水的一起端上来，这样很容易破坏汇报材料的整体结构。

同时你说的越多，漏出来的问题和破绽就越多。领导听到你说了一个明显的错误数据或者错误说明，他就会打断你，“你说都不对，你都不知道最新的进展”。这样下去，不仅会让你更加紧张，而且领导也会质疑你的材料是否真的能够支持决策。

所以在整理汇报材料的时候，一定要记住：君子贵其言。

第三部分就是项目存在的问题和困难。

这一点是比较好写的。如果你的项目进展缓慢，那你就要在这个环节分析一下具体的原因。是外部的还是内部的，是主观的还是客观的，是可改善的还是不可改善的。

这部分的内容，可以看出一个项目经理分析问题的能力，也最能体现项目经理的整体分析和把控能力。

这里要留意的是，不仅要说困难和问题，还要自己说解决方案和措施。你不能把问题全抛给领导，让领导给你解决，那要你是干嘛用的？

所以在问题和困难后面，你要简单的说一下这个问题已经找谁沟通了，那个问题已经提交IT解决了等等。

第四部分的时候，项目也介绍完了，困难和问题也说完了，那本次汇报的重点就来了，那就是我需要的支持和帮助。

我该做的也做了，该跟进的也跟进了，但是有些问题我真的搞不定啊。某某领导说必须要上会决策，或者风控部门提议必须负责人会签才行，所以您看，现在有这么几个问题，大家商量商量看看怎么解决。然后把12345简单一说。

这个时候的领导，因为在前面已经知道了背景与目的，然后也听了你的介绍，知道你遇到了这些问题，并且你已经做了一些跟进和推动，那他也不好再说你什么。

一般都是会根据你的节奏，12345条的把你的诉求回复了。

这样一整套下来，你汇报的也清楚，领导听的也舒服，最关键的你的需求也能够得到解决，简直就是一石多鸟的好方法。

再回过头来看看自己的汇报材料，是不是也有一些感悟和心得呢？

其实汇报的形式只是好的汇报的一部分，绝对不是关键的部分。关键的部分还是项目经理自己对项目的熟悉程度以及自己对整体的把控能力。

在汇报材料整理好之后，一定要自己对着汇报材料多看几遍，想想自己正在给领导做汇报。看看语句是否通顺，格式是否还需要在调整优化，图片是否和内容十分关联，自己在哪些地方会卡住，数据是否还要再核实一下等等。

同时也要结合领导习惯和喜好，提前预想领导在哪些地方喜欢打断你或者习惯提问。要提前在笔记上准备好答案，这样可以做到对答如流，或者心中有数。

在汇报的时候同时也要注意一点，就是不要和领导争论（除非涉及到大是大非或者人格侵犯），一般情况下领导说什么你点头说是就行，哪怕领导对你有误解或者对项目背景了解的没你详细，你也不可以在会上与争执。

其次是在汇报的时候，如果有涉及其他部门的问题，千万不要甩锅，或则说别的部门的坏话，这是一个大忌。

即使是别的部门有问题，不配合你的工作，你也要说“会后在沟通一下或者再向对方领导再汇报一下”。如果你的领导明事理，这个时候他一般会说他会给对方打个电话或者打个招呼（他肯定一眼就能看出你的难处）。如果你一个劲的说对方的问题，不仅会让领导觉得你沟通能力有问题，这点事都办不好，还会让觉得你是在摆脱责任。

好话大家听不出来，但是坏话人家一听就知道。

如果传到对方的耳朵里，那项目就更难做了。

好啦，这部分内容罗里吧嗦的竟然说了快3000字，实在是经历的太多了，一提起来就刹不住。

下次如果有机会的话，希望和大家再深入的聊一下这方面的话题。

今天就先到这里。

散会。