一页纸项目管理

想象一下,如果你在负责一个大项目,领导突然找到你,让你第二天跟他汇报一下项目的进展情况,你是直接把一大堆文档提交给他?或是从你的项目管理工具project或jira中提取出他要的数据呢?

这都不是一种明智的方法,因为这需要你耗费大量的时间,让你不得不停下手头工作去准备这样一份报告。领导也没有那么多时间听你汇报。

今天,我来告诉大家另一种非常高效的方法。《一页纸项目管理》中的的“一页纸项目管理”模板(如有需要,可私信我)让你把任何项目(无论是大是小,是传统还是敏捷)都能压缩在一张A4纸上,通过它可以非常有效的沟通和展示项目。

图一是一页纸项目管理的例子。

图一 一页纸项目管理(图片来源于网络)

构建一页纸项目管理主要有12步,简单易上手。

1、标题

明确项目名称、项目经理、项目目标和提交项目的报告日期。

2、负责人

该项目各个模块的主要负责人都有谁。

3、矩阵

一页纸项目管理的矩阵,是各要点的集合处,方便沟通交流。

4、项目子目标

通常会把一个项目分为3到5个子目标。

5、主要任务

将项目分解成更加详细的任务。

6、任务和子目标一致

将任何和子目标关联,如果是某个任务是为了达到某个子目标,就在相应位置画个圆圈。

7、报告日期

报告日期可以设置为每周、每两周或每月。

8、任务与报告日期一致

将任务和报告日期练习起来,形成进度计划,并在相应位置画个空心圆圈,如果是个项目的关键指标,也就是里程碑,就在圆圈外加个矩形。

如果项目完成了,就涂成实心的。

9、把任务分配给负责人

每个任务通常只有一个主要负责人。用“A“代表负责人,用“B”代表次要负责人。

10、风险、定性问题和其他评价指标

项目存在的风险和其他定性要求。

11、成本和评价指标

横道图表示预算和实际的成本,让管理层了解预算执行情况。

12、概述和预测

主要聚焦为什么出现问题,下一步该如何处理,预测会怎样。

这样,构建好一页纸项目管理后,每次报告项目的进展情况,只需要更新5个部分内容,分别是报告日期;进度计划;“风险、定性问题和其他评价指标”区域,用颜色标记实际完成情况(绿色代表绩效好,黄色令人担忧,红色危险);报告花费;概述和预测。

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