锦囊2—记录和排程

大家早上好，我是我们咱们244班的跟组教练陈自强，坐标天津。三个标签：1、效能家庭打造者；2、易效能学习践行者；3、食品餐饮行业销售管理者。非常荣幸能够在班会上和大家一起交流。

现在我们进入今天的锦囊讲解—复习一下行动三角形中记录、排程的系统运用。首先我们先来讨论一下记录， 易效能常说的一句话：“没有记录就没有发生”。这句话给我们一个循环系统，你可以先执行，再记录，然后排程。俗话说，好记性不如烂笔头。这句话带来另外一个循环系统：先记录，再排程，然后执行。

（一）首先我们聊一聊记录

一、为什么要记录呢？

1、 避免焦虑，如果事情没有完成，我们总觉得什么事没干，可就是想不起来，这样就会感到很焦虑，会分散我们的注意力。举个案例：公司让部门主管做新年的工作计划，做了一半，几个员工找我交流工作上的问题，然后就把做工作计划这个事情放下了，交流过程中总感觉还有什么事没做完而且还很重要，想不起来了，就分心使劲想，和员工交流也不专注了，心态就焦虑失衡，最后两件事情都没有搞好。

2、 避免忘记。我们的记忆转瞬即逝，如果不去记录，时间久了，我们就会忘记了好像没有发生一样，严重的会耽误很多事情。有一次天津-上海的高铁上接到客户电话订货，没有记录，也没有处理，等下高铁时就忘了，这个订单等到客户追我的时候才想起来，险些造成客户损失，险些丢掉一个客户。

3、 想做的事情很多，最后没打成几项。我以前出差，脑子里面想着带这个，带那个，等到目的地时打开行李箱发现，很多需要用的东西都没有带上

4、 大脑是内存不是硬盘，内存有限。我们无法让大脑同时处理多件事情。

记录就是要排除干扰，高效做事。

二、记录什么。

1、我们的作息时间、行程安排

2、我们完成的每一件事情。

3、我们脑子里面的每一个想法，每一件想做的事情。我们对未来的设想。

4、你交换来的名片、需要回的信件、各种会议记录、听课笔记等。

5、每一个对你的决策有建设性的建议

三、如何记录呢

为了方便我们更快更好记录，叶老师教给我们四个原则：一切、快速、手边、可靠

1、 一切就是记录的时候我们不要考虑我们这个想法有没有实现的可能性，需不需要去做，只要想到了，就把它记录下来。今年我们公司的上海展会，作为主要的策划人员，组织大家把所有关于展会的项目比如说：装修现场，产品展示，人员安排，费用等方案都记录下来，按照我们部门对展会的要求先把事项记录下来，至于公司是否都批准先不在那个时间段考虑。

2、快速就是简单明了。我们记录的内容要简单明了，不用详细描述，只要自己明白是什么意思就可以，专注当下。另外很容易决定下来的突发事件马上记录.

3. 手边要有工具，可以使用纸笔，叶老师提供的255工作法表格、一日五色工作法、随堂练习的模版中的C区B区，就是用来记录的。就是我们记录的工具要顺手，随身携带，随时记录，对于我们大家来说，最方便的就是手机。苹果手机使用omnifocus，安卓手机使用奇妙清单。也可以使用印象笔记、甚至叶老师也说过录音、智能手表也可以的

4、工具使用对于自己来说要可靠。我以前有时候用便签纸，记录若干事情，过一会找不到了，能想起来记录的一两件事情就很不错了。有时候随便拿一张纸记录，埋在办公桌许多文件下面，翻个底朝天找到了，办公桌也杂乱无章了。

四、反思和检视

每天早晚拿出时间，对我们记录下来的事情、计划做出反思调整，清空我们的收件箱，进入我们的排程阶段。线下课时，叶老师也带领大家做过练习，用OF和奇妙清单把大家想做的事情记录下来，放到收件箱，然后经过反思检视把这些事件去分类，放到紧急事件，其他待定或者项目管理

（二）我们再聊一聊排程

排程的目的是做减法，分类，形成计划内的固定日程和弹性清单。核心秘诀是：3问4D

在讲到3问4D之前，我和大家分享一个比喻。有些人有爱吃瓜子的习惯，有的时候呢随手抓一把吃，然后呢在家里面的各个角落都有稀稀散散的瓜子，由于忙其他的事情就不收拾了，等想起收拾了，这些瓜子已经坏了，或者绵了。那我问问大家这时候瓜子还是瓜子吗？不，已经成为垃圾需要清理掉了。但是如果已发现这些散落的瓜子，就把它们收集起来放到一个干燥的瓶子里面，那么这些瓜子就还是好吃的零食，甚至还可以观赏它。时间也是这样，我们在琐碎的时间其实做了不少事情，但是长久以来却发现效率不高，没有形成什么积淀和成绩。因为我们的大脑更加喜欢系统思维。把细碎的东西整合起来，就是组织，渐渐形成系统。所以记录排程也就是帮助我们整合我们的时间。

一、3问的核心是运用易效能全脑规划法，即右脑想象和左脑思考的能力，对一件事情进行分解转为行动。第一问：要不要做？不做的删除，暂时不做的推迟；要做的进行第二问：想象中的成果会是怎么样？第三问：我的第一步要做什么？这样可以把一件杂事转换为行动。

举个案例，当本期班会确定要做班长，副班长的选举事项时，这时候就用上了叶氏三问。第一问要不要选举？答案是要选举。第二问，选举班长打成什么样的效果？通过班长的选举，形成核心班委，带动大家更好的践行，让更有能量个更有意愿的伙伴发挥自己的优势。第三问第一步作什么？确定竞选人员。

二、4D原则就是排程和重要紧急的关系。

紧急重要的事情马上做；重要不紧急的事情待定，计划做；紧急不重要的事情可以委托；不重要不紧急的事情删除。

那么如何用好4D原则呢？

1、通过记录，我们会发现自己的时间排的满满的，就要考虑，这一天的事情，哪些事情我们做的很有意义？换句话说就是结合我们的梦想板制定的这些目标是否在做？哪些事情浪费了我们的时间？是需要必须自己完成还是可以交给他人完成？工作是不是也可以委托给他人？每天对自己当天的行动进行反思，同时考虑第二天如何行动。

通过四D原则，把事件分类行动起来。刚开始仍然会有很多很困扰，练习的多了就能很快分离出来，真正的去做重要紧急以及重要而不紧急的事情。

举个例子：大家看过陈道明主演的《康熙王朝》吗？有一个情节，康熙带着明珠，索额图，陈廷敬，周培公五个人讨论如何安顿吴三桂撤藩的事情。由于吴三桂狮子大张口要了很多苛刻的条件，很难办。经过讨论，大家拟定了撤藩三部曲，给吴三桂三五百万两银子换他率众出云南，然手是千里北迁到关外，最后是关外安顿。通过周培公提醒，先实现第一步对于朝廷来说至关重要，第一部实现了，后两部吴三桂就要听命于朝廷安排了。所以吴三桂率众出云南是紧急且重要的事，其他两个环节属于重要但是不紧急，而且还有变数的事情。于是康熙皇帝就当机立断针对决定做的事情安排了后面的排程，安排具体分工。

2、然后讲我们的事件排到哪里去。

日历上要放少而精的事件，一定要严谨，能够做完。用三个标准来分类：第一要明确时间日期和事件，第二和她人已经约定的，第三是某年某月定的事情，比如叶老师课程表，

所以我们大家首先可以试着记录一个星期的事情，然后从一个星期里面的事情去观察、去思考，那些是重要的，那些是可以委托的，哪些是不需要去做的，我们的时间都去哪里了？我们的生活重点是在哪里？

讲过排程，和大家分享一个有意思的想法。大家都听过大禹治水的故事，为了治水大禹三过家门而不入，从忠君报国的角度来说，大禹治水是舍小家为国家。从时间管理角度，我感觉大禹是把治水看做是紧急重要的事件马上做，治水刻不容缓；重要不紧急的事情待定，等水患治理好了，就回家看望家人。因为大禹最后的王位是传给了儿子，实现中国历史上帝为由禅让制转变为世袭制，如果没有和家人的链接，如何能够培养出来一个可以做帝王的儿子呢？

再给大家举一个案例：我在之前235班带班时和1一位组长组长5月4 日晚上微信交流践行的事情，后来呢组长就定好了5月14日到北京我们线下交流。约定好后，这位组长发给我一个图片，是她截屏手机的一个图片，她已经用日历把我们14日线下见面的事情加进去了。这个案例很好的展示了几点：一、记录的原则：一切、快速、手边、可靠；二、三问：要不要线下交流？要线下交流；想象中的成果是怎样的？可以加强情感连接，增进我们对学习践行的互相认知，还可以感染其他伙伴的参与；第一步是什么？约定好的事情放到日历里面设置闹钟提醒。三这属于重要紧急的事情，时间小于两周，需要放到日历里面定好日程，这类事件呢还要有个清单，比说我就要把行程安排列好清单，比如高铁票，住宿，带的东西，想和这位组长交流的内容及相关材料等。这个案例说明这位组长对于记录排程的践行学习也是很用心的在真实的实践。

  说道清单我们最后聊聊易效能“T/STEP”标签和弹性清单

我国的典籍中记载，制胜的要诀是顺势而为，要掌握“天时 地利 人和”，翻译成现代执行语言就是：在对的时间，对的空间，做对的事。这套易效能执行法则叫“T/STEP”，其中：

第一个T，是time的首字母，代表时间；

S，是space的首字母，代表空间；

T，是tool的首字母，代表工具；

E，是energy的首字母，代表精力和能量；

P，是people的首字母，代表自我和他人，一件事情的参与人员。

你会发现，在不同的时间、空间，运用你现有的工具，根据你当下的精力状态，有些事你可以做，有些事你就做不了。

“T/STEP”法则，其中T优先级最高就是日历事件。如果T优先级下降，STEP要素建构的是弹性清单。我们不要把过多的事务进入时间流，即安排严谨的时间成为日历事件，而是尽可能运用“STEP”标签法安排事务。

按照各这个原则，你要把弹性清单进一步按照STEP来分解，具体可以分解各种子清单，例如为S空间类:在家、办公室、外出，我经常出差，因此还会建立经常去的城市的清单，

T工具类：智能设备，包括电脑、智能手机可以处理的事务；还有最常用的电话清单；E：精力或能量，分为高能和低精力。P:委托等待，可以进一步划分按人的子清单。值得注意的是，STEP标签是多维度的，目的是分类和执行时查阅。一件事情可以多标签，这也是核心秘诀。

按照各这个原则，你要把弹性清单进一步按照STEP来分解。

好的各位伙伴，今天的锦囊讲解就到这里，和大家在分享一个故事。看过三国演义的伙伴会知道，有一个典故“陪了夫人又折兵”出自于三国，说的刘备借荆州不换，周瑜孙权为了收回荆州骗刘备过江把孙权的妹妹孙尚香许配给刘备。刘备带着赵云就到东吴去了，诸葛亮给赵云三个锦囊妙计，告诉他在什么情况下要打开按照计策执行。这三个锦囊帮助刘备顺利带着新夫人回到自己的国度。其实我们90天践行的锦囊班会就好比是诸葛亮给赵云刘备准备的锦囊，叶老师和我们教练团队经过实践了解我们的伙伴在践行90天时需要的支持，所以才有的这些锦囊，希望大家都来参加锦囊班会，来辅助自己的践行和学习。也希望大家在90天践行之后也像刘备一样，江山美人尽揽怀中，收获满满。

最后留一个互动的话题，如果你要担任锦囊班会的组织者，大家用今天的锦囊来练习一下如何记录排程。

好的谢谢大家的聆听，把麦交换给主持人