通常我们讲时间管理的时候，常是因为很多人觉得时间不够用，因此想要靠制式化的方法解决问题。但是，我常常会提醒一个重要的概念就是，人不可能会管理时间，要学会的是如何管理自己，也就是管理自己面对时间的态度。
而其中，最重要的就是学会如何分辨时间的轻重缓急。第一个要执行的是重要又紧急的；第二个是重要但没那麽紧急的；第三个才是执行不重要但紧急的；最后当然就是不重要又不紧急的事情。而这中间在管理时间时最容易犯的错就是第二项跟第三项的顺序会颠倒。大部分的人会先处理紧急的事，但我认为，应该要先处理重要的事，因为此时不紧急的事会越来越急，若永远都在处理紧急的事情，就没办法处理好重要的事。
以下要跟大家分享如何分辨事情的轻重缓急，成为时间的管理高手。
一、看交代事情的对象是谁
我们每一天都会有很多待办事项，像是服务客户、开会和联络客户等等。而要分辨这些事情的重要性是跟人有关系，事情是谁交代的决定其重要性。举例来说，若你是保险业务，若这时候有一个客户需要帮忙协助理赔，那就是很重要的事，必须赶快帮他办，因为对业务员来说，客户就是最重要的。当然相对的，若是当走进办公室时，同事说他今天没吃早餐，可不可以帮他去买，这时候如果手上还有其他事情要做就可以先拒绝，这裡不是指同事不重要，只是这也许在轻重缓急裡不会是最重要的。所以说，对象决定重不重要。
二、事情是否能排进行事曆
如果事情能够排进行事曆裡，且能够准时完成的，通常就不会是急事。而如果有突发状况的话通常都会是紧急的事情。因此，如果要做时间管理，那一定要随时做纪录，瞭解计画的调动还有预计完成时间。如果可以把事情安心地放进计画准时完成，那有会有比较多的时间可以准备，自己也知道进度如何安排，比较不用担心太多。
三、其他人可不可以帮忙
当要判断事情重不重要时，也可以试想若这件事情是由别人帮忙完成也没有关系的，通常就是没有那麽重要的事情。所以当很多人都不知道该如何判断时，我都会提醒他说，这件事情是否一定要自己完成，还是可以请求别人帮你。
事实上，有很多事情是别人帮忙去完成就可以的。例如，有很多业务高手可能都会有助理，那如果他要送一个礼物给他客户，也许请助理帮忙就可以了。因为助理送去跟业务送去是没有太大差别的，重点是业务的心意有没有到。
四、现在不处理会不会造成麻烦
还有一个判断依据就是：如果现在不处理会不会造成往后的麻烦。其实有很多事情看起来很急，但如果现在不去做这件事，而之后也不会有任何问题，那这件事一定不重要。举例来说，如果在办公室裡面 突然有一个信用卡业务员来拜访，这时常常会一些人就会搞不清楚轻重缓急，便放下手边事情去接待他。但除非他早就跟你约好了，否则应该要先把处理手上的事情完后再去接待。或许此时会有人认为说既然人家已经来了，就要礼貌性的接待。但其实，即使没有跟那位业务碰面也不会怎样，顶多再跟他另外约时间，并没有想像中的重要，这就是不做也不会怎样的事情。
五、能否用即时通讯软体联络
而最后一个分辨的方法是，如果用line或是即时通讯软体告知的讯息，那一定没有那麽急。因为即时通讯软体特性就是，看到讯息的人手边可能有事在忙，所以不见得能立即处理。所以，当客户用即时通讯软体交代一件事情时，可以跟他说现在正在忙，晚点会帮忙处理，在轻重缓急的分类裡就不需要当作非常急的事情。因为如果真的是非常急的问题，那客户的电话一定马上就打来了。
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