时间管理 | 工作效率低?试试单核工作法

(具体请见《 https://www.jianshu.com/p/7f29b8b61d28

最近神兽在家,工作时间少了一些,就开始琢磨怎么提高工作效率。

上次和大家分享了CIO方法(具体请见《时间管理 | 一个提高工作效率的方法》),收到了朋友们很好的反馈。今天再分享另一个工作方法,也是我亲测了一个月非常有效的方法。

这个方法叫做:单核工作法。

单核工作法可以帮我们解决这么几个老大难问题:

1. 事情太多,分身乏术,每天都焦虑;

2. 经常拖延重要的事,越拖越烦;

3. 缺少整块的时间做创造性工作,总是被琐事打断;

4. 忘记自己真正的目标,老是跑偏。

我喜欢这个方法,有三个原因:

1. 它非常简单,不占用大脑内存;

2. 它是基于科学原理设计的,经过25年实践证明有效的方法;

3. 它让我更加享受我的工作,成功实践了二八法则(把大部分时间放在20%真正产生效能的工作上)。

简单来讲,单核工作法有以下三个内容:

1. 每天列一个快捷清单,最多有5项任务。如果还要添加更多的任务,就必须删掉原有任务。

2. 设置“单核时段”和“全景时段”。

单核时段用来专心处理快捷清单上的任务,全景时段跳出来思考“拉金问题”(Lakein’s question):“此时此刻,我正在做的事情是最重要的吗?”

3. 在单核时段,设置“全景闹钟”作为单核时段的结束。

全景闹钟设置在分针的下一个竖直位置,比如9:00、9:30、10:00,但距离现在不少于25分钟。在闹钟响铃时,把注意力从单核时段切换到全景时段。

举一个我自己的例子来说,大家就明白了。

今天神兽8点50升旗,我开始工作。

我先是用十分钟冥想做了check-in(CIO方法请见《时间管理 | 一个提高工作效率的方法》),然后用五分钟列了一个快捷清单:

1. 写一篇文章

2. 做MasterMind团体教练

3. 学习哈佛教练中心的一个资料

4. 除草(我把处理琐碎事务叫做“除草”,这也是每天非常重要的任务之一)

我以前的to-do-list上会有一长串的待办事项,但现在我每天的任务不会超过五个,有时甚至只有一个。这让我能聚焦做那些最重要的事情,把这些任务做到极致。另外,这样的做法会大大减轻焦虑感,增加积极情绪,提高生产力。

9:05,我开始了第一个单核时段:写作。

在开始之前,我设置了一个全景闹钟:10:00。于是,在接下来的55分钟里,我全心沉浸到写作中,不处理任何微信和邮件信息。

到了10点,全景闹钟响了。我暂停下来,想象从1米的地方把自己拉到1000米的高空,用全景视角看一看我此刻正在做的事情:“写这篇文章,是重要的事情吗?”

我给自己的答案是:

我是一名life coach,时间管理是我的客户们经常遇到的主题,写这篇文章可以为他们提供新的思路,同时整理总结我自己的经验,也帮助我自己更有效地做时间管理。

所以,写这篇文章是非常重要的事情。

暂停五分钟和自己核对了之后,10:05,我又设置了下一个全景闹钟:11:00,继续我的第二个单核时段。

大家明白了吗?这个方法真的非常简单,就是“单核”模式和“全景”模式的节奏性切换。

在用了这种方法之后,我有三个明显的变化:

1. 我工作时更加专注,能够在短时间内高质量完成任务。比如,我以前需要3-4小时写完一篇文章,现在2小时可以写完。

2. 我的目标感更强,不会轻易被琐事分心,而是能够优先做那些重要不紧急的事情,更快地得到工作成果。

3. 我的情绪更加平稳,不会因为大量的待办事项焦虑,而是能安静专注地完成快捷清单里的任务。

为什么单核工作法有效?

有两个原因。

第一,单核模式避免了多任务切换(比如写作的时候回复微信消息),用最有效率的方式让大脑工作。

多任务切换对大脑是非常有杀伤力的。

切换任务是花时间的。如果中断工作去做另一件事,回来后要重新达到之前的工作状态,花费的时间超过1分钟。

切换任务还会导致错误。如果反复载入新任务的规则,就无法建立解决问题的基础。你做的任务越复杂,在任务切换中产生的错误就越多。

反复的任务切换还会降低情商。切换让人焦虑,增加大脑中“压力荷尔蒙”皮质醇的水命,这可能导致攻击和冲动行为。

任务切换需要很多能量,会用光大脑中的含氧葡萄糖,那可是我们脑力活动的燃料。所以任务切换越频繁,我们就越是难以专心在一件事上。耗尽资源的我们,不久就会身心疲惫,甚至找不到方向[1]。

而拒绝多任务切换,专注做一件事情,是大脑非常省力的工作方式。不但工作效率会变高,而且会激发你的创造力,也会让你更加享受你的工作。

第二,单核工作法让我们不断回到原点,选择最重要的事情去做。

这是这个方法的核心精髓,也是我最喜欢的一点。

在没有足够觉察力的时候,我们会下意识地做一些不那么重要的事。

有时我们会把别人的事放在优先级,比如秒回领导或同事的微信,帮他们解决某个问题(其实往往没那么紧急)。

有时我们会畏难,把重要但棘手的事情放在一边,选一些轻松但不重要的工作来做。

有时我们会忘记了自己真正的目标,本来是想要去森林砍一棵树造房子,结果却和一个猎人一起打起了野兔。

我们需要时不时地从单核专注模式切换到1000米的全景模式,从高空看看自己——我现在做的是最重要的事情吗?如果不是,就要及时放弃或调整,把宝贵的精力放在最重要的20%上面。

我们也可以把全景模式的维度再放“宽”一点,不局限于某一天,而是放在更长的周期。比如我现在会把每周五的下午作为我一周的“全景时段”,对过去的一周进行复盘,看自己都完成了哪些工作,那些工作是不是重要的事情。如果花了大量的时间在不重要的事情上,就及时找出原因,调整下一周的行动方向。

以上就是单核工作法的使用方法和工作原理。在实践过程中,会出现各种各样的问题,比如每件事都很重要啊,我怎么知道这个事情就是最重要的呢?如果领导临时让我做一个紧急事情,我能不做吗?有些任务真的太难,我总是控制不了拖延怎么办?我会在接下来的时间管理系列文章中和大家讨论这些问题。

下一篇文章,我想和大家聊聊“除草”——怎样处理那些不得不做的琐碎任务。

下次见啦。

参考书籍:《单核工作法》史蒂夫 · 诺特伯格

End

单核工作法笔记



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