《搞定1：无压工作的艺术》讲书稿

大家好，今天要给大家分享的书是《搞定1：无压工作的艺术》。

这本书由美国知名时间管理大师戴维.艾伦所著，他是有名的行政管理培训专家和教育家，被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一。现一直担任甲骨文公司、世界银行等世界知名企业的高级管理顾问。

本书是戴维.艾伦GTD时间管理三部曲的第一部。作为一名对各种提高个人或机构效率的新方法的开发与应用有着20多年丰富经验的“管理学顾问”，艾伦将在本书中告诉你，在这信息量、工作量日益倍增的时代，如何通过“做什么”、“什么时候做”、“如何去做”等简单的程序，达到既轻松又高效的境界。

通过应用本书中的知识和技巧，你便能摆脱一直积压在你身上的沉重的压力感和焦虑感，在工作和生活中收到立竿见影的效果。

这次我们重点分享书中的三个重要内容，分别是：自然式计划法、确定某一时刻具体行动的“四标准法”和自下而上地工作。

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     自然式计划法

也许，我们都有过这样的一种经历。

某次公司会议上，正在讨论一个亟需解决的难题，于是，领导会突然向在坐的所有员工发问：

“关于解决这个问题，谁有好主意？”

我想，这种场景谁都不陌生，包括我们生活中，也会时常问及或者被问及“有什么好方法来这个问题？”这是我们日常工作和生活中遇到难题时，首先问自己的一个问题。我们企图通过一个“好主意”或者“好方法”便能解决我们面临的难题，然而，这种做法往往事与愿违。

本书中，作者把这种常见的解决问题的方式称之为“非自然式计划模式”。虽然被人们广泛采用，但它却是不遵循我们大脑运作的自然规律的，因此对实际工作的指导意义并不大，反而会使我们陷入混乱不清、压力频增的局面。

那么，当我们遇到问题时，该怎么去思考才是正确的呢？

再举个简单的例子：你计划出去吃饭。

动机是什么？可能原因会有很多，比如，因为仅仅因为肚子饿了，或是因为朋友之间的一个社交活动，或者是因为签订一份合同，又或是因为和爱人约会。

不管出于哪个原因，你都会马上开始计划了。你的意愿就是你的目标。一旦要决定实现这个目标，首先进入你脑海的实质性问题是什么呢？

肯定不会是“计划、第二部分、第1点、第2点”等等。

你的第一批不由自主的想法很可能是这样的事情，比如“在餐厅吃意大利风味的晚餐”，或者是“在一个环境舒适的西餐厅里坐一坐”。你会想象共餐时的一些美好体验，会想到共同吃饭的人、就餐的气氛，会设想共餐的结局等，这就是你对这顿饭的结果的预期。

当外出就餐的原因成为你的目的时，对共餐进行的种种想象便成为你的展望。一旦认同这种展望，你的大脑便会自然而然地开始想一些具体问题：我们应该几点出发？这家餐厅今天营业吗？人会不会多？我要不要先打电话预订座位？我要约的人有空吗……我们的大脑就会进行这样一场头脑风暴。为了达到确定的目标，你就会身不由己地向自己接二连三地发问。这些问题是这个创造性过程的一个组成部分。当大脑意识到你设定的目标和你目前的状况存在一定差距时，它会千方百计地弥补这一差距，以消除这种“认知失调”。

这就是自然式计划法中“我该如何……”这一思考阶段的起始点。

一旦头脑里装满了大量的想法和细节，你就会不由自主地开始了组织整理的工作。比如，“我需要打个电话确定这家餐厅今天营不营业”，“我要打电话给某某，问一下ta有没有空，愿不愿意和我一起吃饭”……

你的大脑会对相关的结果产生的各式各样的想法，自动根据事情的组成要素、重要程度和事件发展的先后顺序，分门别类地进行归纳整理。

组成要素是指“我们要考虑出行、人员和地点方面的事宜”，重要程度是指“搞清楚大家是否愿意外出就餐是非常关键的”，

先后顺序是指“首先，我们要确认餐厅是不是营业，然后给某某打电话，接着更衣准备外出”。

最后，为了确认首要的因素，你需要把注意力放在具体的下一步行动上。“给某餐厅打电话，问他们是否营业，然后预订一下座位”。

以上，就是书中所说的“自然式计划法”的全部过程，包含5个阶段。

每天，无论你做什么事情，都会顺理成章地遇到这5个不同的阶段。这就是你发挥主观能动性的途径：一个晚餐，一件新品发布会等。你的内心充满了促成某一件事情的冲动；你设想着可能的结局；你冒出一个又一个可能的想法；你对他们进行归纳整理，并纳入到一个系统中去；你为了实现目标，确定了下一步具体行动。

你的这一切都是自然而然地发生，你并没有进行过多的考虑。

这就是我们大脑自然的运作方式。

只要按照我们大脑自然的运转规律来思考和解决问题，势必会让我们的工作效率得到有效提高。

简单总结一下，自然式计划法的5个阶段。首先是定义目标和原则，第二是展望结构，第三是头脑风暴/集思广益，第四是组织整理，第五是明确下一步的行动方案。

其中，最重要的就是第一步——确定目标，下面的所有步骤都是围绕这个目标进行的。因此，我们在解决问题的过程中不应该问“谁有好主意？”“应该请谁来参加会议？”等问题，而是应该首先问自己“为什么？”“这次会议的目的是什么？”

只有当我们站在“目标”的高度，仔细审视我们正在从事的事情，这些事情的进程才有可能得到改善和加强。

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   确定某一时刻具体行动的“四标准法”

当你定义好目标后，那么下一步的具体行动又该是什么呢？或者说，此时此刻，你做什么最合适呢？你的“下一步具体行动”的清单该如何分门别类更科学和高效呢？

下面，就给大家介绍一下书中所说的，确定某一时刻具体行动的“四标准法”。

001情境 不管何时何地，你首先要考虑的是你现在哪里，此时你能够做些什么。比如，你现在机场候机，手上有个笔记本电脑，那么你可以利用候机时间继续你没有完成的报表；如果你现在正在逛商店，那么你可以购买你装修房子需要的水龙头之类的商品；如果此时你正陪孩子在游乐园游玩，那么可以利用手里的电话，与最近有业务联系的客户打个电话，了解项目进程。

如果不在合适的地点，或者身边缺乏合适的工具而没有办法完成某些行动，那么你也就没有必要想起那些行动了。

因此，你应该根据不同情境来组织整理你的行动提示信息。

比如，需要在家做的工作，就把它归类到“在家时”的工作清单里；需要用电脑的工作，就把它归类到“在电脑旁”的工作清单里；需要外出的工作，就把它归类到“外出”的工作清单里……如此按照情境进行整理分类的行动清单，自然可以在你选择行动的时候减少大量不必要的选项。比如，你在外出时，就没必要再去对“在家时”或者“在电脑旁”的行动清单进行思考和筛选了，大大节省了精力和时间。

书中，作者还指出，通过对这个方法的持续执行，人们总会找到一种创造性方式，根据自身情况对情境类别进行定制。如，作者见证了他的服务对象会采用“傻瓜行动”（无需动脑的简单行动）和“不到5分钟行动”（快速的行动）等情境标签。但不管是怎样的情境标签，只要是适合你的，它都会给带来高效率。

002有多少时间 假设，10分钟后你必须参加一个会议，那么，在这空闲的10分钟时间里，你只能做一些简单、微小的工作。如果你现在有连续几个小时的空闲时间，那么，你就可以选择一些比较重大或者复杂的工作来做。

通过以上举例可以看出，你拥有空闲时间的长短，促使你对“下一步行动”有不同的选择。如果你的“下一步行动”清单里，只有“重大”或“重要”的工作，那么，在10分钟的空闲时间里，你就无从选择了。

因此，在你的“下一步行动”清单里，不妨罗列一些可以轻松就实现的小目标，比如，餐馆预订、打电话给朋友祝福ta生日快乐、订购狗粮，或者步行到隔壁市场采购你“任务”清单上列出的物品……这些简单的行动你都能在你的碎片时间内完成，不愧是帮助你提高办事效率的最有效途径。

003有多少精力 每个人都有思维敏捷的时候，也都有思维迟钝的时候。当你刚刚结束一整天马拉松式的规划会议，我想此时你的精力已经损耗得差不多，连给客户做个电话回访都力不从心了。

此时，作者建议你随身带着一份小事清单：上面那些都是只需极少精力就能完成的事情。在你精神疲惫、体力不支的时候，便可以执行这份清单上的事情。如浏览杂志、文章，整理文件夹以及凌乱的桌面，或者给花浇水……实际上，每天你会有大量类似的琐碎工作等待你去完成，可不要将你的高效时间浪费在这些事情上。

004重要性 当你根据前面3个首要标准（情境、时间和精力）划定了下一步行动的选择范围的时候，之后应该考虑的就是相对重要性，即：在筛选出的这些行动中，哪一项是最重要的？

也许，你会问，

“我怎样来确定哪件事情是最重要的呢？”

那就要求你对的自己的责任、目标和价值观有个清醒的认识，同时也包含你对你生命中的重要人物、重要关系等进行考量。

总结一下，确定某一时刻具体行动的“四标准法”，首先依据3个首要标准，即情境、时间和精力，划定下一步行动的选择范围，最后再根据自己判断的“重要性”来最终确定下一步的具体行动。

     3

 自下而上地工作

你先来回忆一下，平时你是采取怎样的一种思考方式呢？

先考虑自己的人生目标，接着去找到实现这个目标的工作方式，然后去考虑目前你的工作需要完成的具体的事情，最后才去考虑哪些行动是你必须立刻实施和落实的。

平常中，你也是采用这种自上而下的思考方式吗？

这种自上而下的思考方式通常被人认为是更有效率的，但实际上，并不如此。

书中，戴维.艾伦把我们的工作分为“六个层次”，

5楼视野：人生。

4楼视野：长期展望。

3楼视野：1—2年的目标。

2楼视野：关注和责任范围。

1楼视野：当前的工作。

地面：目前的行动。

我们可以看出，其中每一个层次都是其上一个层次的具体和细化，都要为上一级提供支持和服务，并且服从上一级。越是在上面的层次，重要性越高，直至第6层，我们的终极人生目标。

人们为了达到上一层次的目标，会花大量的时间思考和筹划当前的工作，可随后人们会发现这个工作并不是现在想做的，这样就把本该用在另一项重要工作上的时间和精力给浪费了。

举个例子：

按照你的目标计划，你目前需要做的具体工作是把这几年的年度报表做个统计，可你从早上出门前喂猫时发现，猫食没有了，如果今天不买，明天你的猫咪就要断粮了，这个才是你现在考虑最多的事情，因此，你无法专心去统计你的年度报表。当你用某种方式处理了“买猫食”这件事情后，你才会感到如释重负，才能专心去做你关注的事情。

当底层已经陷入失控状态时，仍然自上而下地进行管理，将有可能成为效率最为低下的方法。

因此，作者建议他的学员抛弃自上而下的思考方式，不妨试试自下而上的工作方式。经过一段时间的观察，作者发现那些牢牢控制工作和生活细节的学员，往往能够以此为基础，提升视觉点。

我们常常会遭遇一个大困扰，那就是要管理日常生活中的点点滴滴，比如买猫粮、换水龙头、电子邮件、会议、旅行等等琐碎且杂乱的一系列项目，如果我们不把目前让我们“考虑最多”的琐碎事情处理好，清除我们内心的烦扰，我们就无法集中精力去关注那些更有意义、更重要的方面。

通过作者在他的工作中反复实验证明，采用这种自下而上的工作方式还具备高度的适应性和自由度，无论你处理什么事情，它都会让你更有效率。所以，不要担心哪种层次的视野或者哪种生活内容是最优先处理对象，只管处理当前你考虑最多的事情，一旦你这么做，你会更有效地发现并解决对你而言真正重要的事项。

不妨改变一下你的思考方式，采用自下而上的工作方式，这会让你毫无压力，能够有能力面对更大的挑战。

总结一下，期待享受生活乐趣，又希望能够出色地完成工作，这不再是鱼和熊掌不可兼得的关系，只要我们能够掌握正确的方法，我们就能高效地处理任何事情，就能让投入的时间和精力带来尽可能丰厚的回报。

如果你的生活、工作正处于一团糟的状态，很多事情要处理，但又觉得无从下手，不妨来读读这本书，它能让你摆脱杂乱无章的状态，达到高效和放松的境界。

今天的分享就到这里，希望你每天的生活和工作都是轻松快乐的。

第1篇 讲书稿，很糟糕，但起码开了头！有了第1篇，才会后面的2、3、4……