但凡有一点工作经验的人，都知道时间管理中的“要事优先”原则，这几乎已经成了人们的一种共识。一个最常见的日常行为是，当我们没有足够的时间完成所有要求任务时，常常被建议应该“分出轻重缓急”，我们也会很乐意接受，好像这是解决问题的灵丹妙药。但是，据我的实际经验和观察，发现分出缓急的方式收效甚微，比如我们依然还是每天忙得要命，部分原因在于做起来太容易。实际上，分出缓急是给事物分等级的过程，比如战胜我们时间的人，任务清单上的内容，收件箱里的邮件等等，要把他们按重要性排列。虽然有时候会很难下判断，但大多数情况下我们还是会直接凭感觉做出排列。很多人自从知道有这么一个原则以来就一直在“坚持原则”。
问题来了。排完优先级别后，我们还是按照时间和精力充裕的情况来着手处理，而且我们会把不那么重要的事项放到“以后”来做。但是，事实证明是从来没有所谓的“以后”。未完成任务清单永远没有尽头，就好比一堆水果里永远都能挑出“好”的一样。
毋庸置疑的是，我们的时间和精力都是有限的。一旦我们的职业生涯进入某个阶段，我们所担负的责任让我们永远无法满足所有要求，不管我们加多久班，干得多卖力。等着我们去处理的事的清单拖长了地，收件箱从来没有空的时候。甚至很多时候你都完全不能按自己的节奏工作，“临时任务”总是见缝插针。
我们许多人犯的错误是幻想我们可以把门槛一降再降——工作更卖力，加班时间更长，用“更聪明”的方式工作，希望有一天能把清单上的事情都做完，但到头来是一场空。
问题的关键在于，分出缓急是必要但不充分。重点在下一步，鉴别归类。处理突发事件的医务人员必须判断哪些患者需要立即处理，哪些可以等一等，哪些根本无需治疗，还有哪些已经没救了。对我们普通人来说，鉴别归类意味着不要只关注最重要的项，而要把不那么重要的事放到“以后”来做，而是设下需要处理事项的临界标准，主动忽略那些不达标的大量事物。
第一步要把事物重新组织一下。把满满的收件箱、没做完的工作清单，视为自身工作失误、能力不足，这没有任何帮助。这种观点可能推动我们更加努力工作，希望有一天能完成任务，但这是无用功。因为在职业的某一阶段，不管我们如何投身事业，我们所面临的潜在挑战总是超出我们的能力所及。所以，换个角度，满满的收件箱、长长的工作清单等恰恰是成功的标志，证明人们需要我们的时间和关注。
下一步就是停止使用错误工具。我们在“时间管理”和“个人生产力”上面花了太多精力。虽然这些努力从战术上有效，但在战略上进行鉴别归类时就没用了。所以，任务不是要列出清单，而是决定哪些可以删除，并且坚持执行。职场上说“不”需要智慧、勇气，事实上，它更需要魄力。
最后，我们需要解决鉴别归类所涉及到的情感问题，因为这不仅仅是个认识过程。主动忽略一些事情，拒绝一些人会产生一系列情绪问题，极大影响我们的选择和行为。这正是鉴别归类方法的困难之处，但只有我们关注它的情绪难度，我们通过基本理性干预来控制工作流程的努力才会凑效。
