《 一頁紙工作整理術》讀書筆記

      作為一個缺乏整理天賦的人,對各類整理書籍抱有很大期待,希望度讀完以後能改善整理方面的不足,變成凡事井井有條的模樣(想得有點多)。這本書之前七分鐘閱讀會樂樂分享過,那期我沒去,遺憾錯過。結果家人住院期間,朋友探望結束後一起到旁邊的書店聊天時發現了這本書,送給我做了禮物。

      就內容而言,跟我期待的‘整理’是完全不一樣的。這本書的重點在於視覺化思考問題、通過圖畫的方式進行展示。作者丹·羅姆,全球首個線上視覺化訓練營‘餐巾紙學院’創始人,靠著一支筆、一張紙橫掃全球,客戶包括谷歌、eBAY、IBM、微軟、通用電氣等500強企業,幫助各行業的公司運用視覺化工具,解決各類商務問題。

      為什麼提倡視覺化思考?

      研究顯示,通過聽覺獲得的信息,只能記住10%。透過文字,能記住20%。經由圖像,則可以記住80%。因此通過繪圖的方式思考問題、找到解決方法、進行演示,可以極大提高工作效率。

   

   

書籍大致框架

    視覺化思考是個線型的過程,這本書按照‘看—觀察—想像—展示’進行展開,讓我一步步從不愛(不會)畫圖的黃色螢光筆類人群帶動起來,拿出筆,跟著作者開始了繪圖之旅。

    書中重點講了視覺化思考的4種不成文規則、5個關鍵問題/SQVID框架、6種觀察方式。

      4個不成文規則分別是1、能看清問題和說明問題所在的人,最有可能是問題的解決者。2、不看清問題,就無法解決它。要弄清問題是什麼,我們需要把它拆解為一個一個可理解的部分。3、解決問題的不是那些最聰明、最迅速、最強壯的人,而是能夠看到多種可能性的人。4、你畫的圖越人性化,你得到的反饋就越人性化。

    6個觀察方式(基本問題)分別是誰/什麼、有多少、在哪裡、怎麼樣、為什麼。我們在看問題時,試著按順序從一下6個角度進行思考:1、誰/什麼的問題。涉及事物、人和角色:這個問題涉及哪些人?他們各自的角色是什麼?這個和那個有什麼不同?我更傾向於哪個?主要負責人是誰?其他人呢?責任是如何分配的?2、有多少的問題。涉及規模、尺度、數量等:預算是否充足?實際執行的話還需要追加多少?如果追加這部分預算,大概得削減其他部分的預算吧?3、在什麼時候的問題,涉及日程和進度的安排:什麼是頭等大事?下一步是什麼呢?要按時完成計畫,應該在什麼時候做什麼?4、在哪裡的問題。涉及各相關要素的組合與運作:這些要素在哪裡合整合?哪個是最重要的?哪個沒那麼重要?我們前進的方向在哪裡?目前我們走的路對嗎?需要調整方向嗎?5、怎麼樣的問題。涉及事物之間怎麼相互影響:如果我們這樣做,會怎麼樣?如果那麼做呢?我們能不能通過行動的變化來改變某件事的結果?6、為什麼的問題。涉及總體判斷:我們到底在做什麼?為什麼?這的確是我們應該做的嗎?或者我們應該嘗試著做些不同的事?如果需要有所變化,我們可能有哪些選擇?我們怎麼才能判斷出哪個選擇是最好的?

      看到上述六個基本問題時,第一時間想到了5W2H原則,應該是一回事吧。丹·羅姆認為商業活動當中最有可能遇到的就是以上這些類型的問題,這個模式可以作為我們賴以解決各種問題的基本框架。

      6個基本問題對應6張圖:畫像、數量型圖表、分布圖、時間軸、流程圖、科學變量。他們之間有時會互相重疊。

    SQVID框架是五個單詞的縮寫。它包括了5組彼此不同但又一一對應的概念:簡單—精細、定性—定量、願景—執行、個別—比較、變化—現狀。對應著5個問題:1、我更喜歡簡單的還是精細的作法?簡單的作法是什麼樣的?精細的又是什麼樣的?2、我考慮問題時更傾向於定性還是定量?要是各畫出一張圖,從中可以獲取什麼信息?3、現在對我來說什麼最重要?是未來的願景如何,還是怎樣執行才能實現願景?這兩者有什麼不同?4、對我來說,以下兩個哪個更重要:從個別的角度看我的觀點還是拿它和其他觀點做比較?能不能畫一張圖把兩個意思都表達出來?5、以下兩個方面我更關心什麼:我的想法會帶來什麼樣的變化,還是維持現狀(目前現狀如何)?變化是什麼?

      將SQVID作為一個想像的變速器,一共有五檔。從每組對應的內容之間進行切換,比如定性到定量,從現狀到變化。如下圖:

SQVID調節器

      在使用SQVID時需要注意:1、用觀眾的眼睛來看均衡器。也就是說,根據觀眾的需要進行設置。比如簡單與精細按鈕,對菜鳥設置為簡單、對專家設置為精細。2、從簡原則。觀眾對主題了解的程度決定了他們對圖的精細程度的要求。如果觀眾不太了解我們討論的主題,圖就應該簡單,否則大家可能會手足無措。如果觀眾是一群專業人士,圖就應該精細,否則他們會認為過於簡單的圖顯示我們其實只是一知半解,因而對圖也失去興趣。為了吸引非專業人士,我們得從簡單的圖開始,當他們明白了這張圖,就願意跟我們繼續深入把圖完成得更加精細。同樣的道理對專業人士我們需要用精細的圖證明我們的能力,之後他們就會願意看我們如何把圖變得更簡單。

      將6種基本問題相應的圖與SQVID均衡器結合在一起,就形成了視覺化思考精要圖

視覺化思考精要圖

      針對不同的受眾群體,我們可以根據以上圖表提供對方所需要的信息進行展示和說明。

      書的最後,丹·羅姆介紹了在不同類型、規模的會議上進行個性化演示的方法。其中有關PPT演示時可以直接在PPT上畫圖的方式是我以前聞所未聞的,馬上去試驗一下!

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