作为职业表哥表姐，我们常常会遇到这样的情景：快下班了，老板却突然扔来一张excel表格（如图1所示），让你统计一下去年全年每个月每种产品的销量以及每种产品在去年一年的销量，以便供他做决策参考。

图1

这类表格数据量一般都包含上千上万的数据，思考一下，我们该如何做才能快速地得到统计结果并汇报给老板呢？有经验的职场老鸟可能会想到使用排序+筛选的技巧。既先按日期排个升序，然后再筛选出每个月每种产品进行统计。如图2所示：

图2

显然这是一种笨办法，虽然可行，但是重复性劳动就是太多了。你想每种产品每个月你都要筛选统计一次，如果10种产品，一年有12个月，那么最少要统计120次！说到这里，可能有人会说，咱们就使用函数来统计好了，喂，你写个公式给我瞧瞧呢？要一次性完成这样的统计，写函数一定不会简单。就这个问题，我写了个公式： =SUM((数据源!$A$2:$A$132&数据源!$B$2:$B$132=$A7&B$6)*数据源!$C$2:$C$132)。请问这个公式你看懂了吗？因此这条路对于一般的用户来说不是一个很好的选择。

那么难道这个问题就没有更好的解决技巧吗？答案当然是有，那就是数据透视表。使用这个工具，分分钟搞定需要复杂函数才能搞定的统计问题。请来看看我的操作：

图3

看看你的时间，我花了超没有超过1分钟解决问题？！数据透视表，这是一个多么简单，多么强大，多么高效的数据分析工具啊，怪不得在外企，张口闭口必谈Pivot Table。这已经成了各类职业“表哥表姐”的最爱了。

你不会VBA和宏，没关系；你不会图表，没关系；甚至你不会函数，也没关系；但你绝对不能不会数据透视表！

要想不加班，就得靠它了。

30秒创建数据透视表的秘诀

只需30秒，轻轻松松创建一个数据透视表。我这样说，得有两个前提：一是你很清楚你要得到的结果是什么；二是你的数据要符合规范，以防出错。这两点很有意思，如果你都不清楚你通过数据透视表得到什么结果，那么你做再多的操作都是无意义的；数据要符合规范：用来创建数据透视表的数据源一般都是一维的类似于数据库一般的数据区域，列为字段，行为记录。列标题为字段名（不能缺失），行的记录最好不要有空格，也不要有重复记录。因此呢，很多数据分析师在做数据分析之前，第一步要做就是规范数据，填充空行，删除重复值等。好了，废话不多说，大家看图4所示的表格，我们需要统计一下每种产品每个月在不同仓库的库存量。

图4

操作方法：

1.选中表格中的任意单元格（或者全选整个表格），一次单击“插入”选项卡--数据透视表（最左边），在弹出的“创建数据透视表”对话框中可以看到，“选择一个表区域”中整个整个表格已经被完全选中，“选择存放位置”处已经默认勾选了“新工作表”，我们也可以重新勾选下方的“现有工作表”然后单击折叠按钮为数据透视表指定存放位置，这里就以默认的“新工作表”为例；

2.在“数据透视表字段”中选择“月份”拖拽至下方的“行”，选择“仓库名称”拖拽至“列”，拖拽“品名”至“列”，最后将“数量”拖拽至“值”。我们即可得到如图5所示的效果。

图5

1分钟弄清楚数据透视表的基本布局

简单学会了创建数据透视表，现在我们来对它的布局什么做一个基本的了解（以图6来做说明）：

图6

1.打开数据透视表的方法是什么？

1）鼠标单击法：选中任意单元格，单击“插入选项卡”--“数据透视表”，即可插入数据透视表；2）快捷键法：选中表格中任意单元格，按下快捷键Alt+N+V ，即可插入数据透视表，如果想通过数据透视表向导来创建数据透视表，则需要按下Alt+D+P。

2.数据透视表的基本组成部分和布局是什么？

1）基本组成部分：如图6所示，数据透视表一般由两部分组成，左边的数据透视表结果展示区以及右边的数据透视表字段列表。在实际操作过程中，我们需要拖拽字段列表中的字段至其下方的行字段，列字段，值以及筛选字段等。2）数据透视表的布局：如图7和图8所示，一般为两种布局，03版excel的布局我们称为经典布局，07版以上的布局称之为默认布局。如果excel文件为xls格式，无论我们用多高版本的excel软件打开它，创建数据透视表时默认显示的都是经典布局；如果excel文件格式不是xls, 那么创建数据透视表时显示的将是07版以上才有的默认布局。

经典布局

默认布局

可不可以将默认布局改为经典布局呢？答案当然是可以的，操作起来也非常简单，将光标定位在数据透视表结果展示区，右键，数据透视表选项--显示--勾选“经典数据透视表布局”--单击确定即可。

3.数据透视表字段列表的布局

1）如何隐藏和显示”数据透视表字段列表“？单击数据透视表选项选项卡下的隐藏或者显示；数据透视表中任意单元格单击右键，然后再弹出的右键菜单中选择最下方的”显示和隐藏数据透视表“；选中透视表中的任意单元格，按下快捷键shift+F10+D。2）如何设置”数据透视表字段列表“的布局？方法非常简单，直接单击“字段列表”框右上角的下拉菜单选择相应的布局即可。如下图所示：

图9

3）如何操作“数据透视表字段列表”？拖拽，拖拽，拖拽，重要的事情说三遍。想怎么拖就怎么拖，想拖多少就拖多少，想拖多少次就可以拖多少次。

2个数据透视表经典应用技巧

1.如下图的数据透视表，我们已经简单知道每个月的各个品牌的销售总数量，那么如何设置才能得知，每个月的销量占到全年的百分比呢？请看动画演示：

单元格格式任意设置

2. 如何批量生成工作表？看看下面这个动画你就再清楚不过了：

批量生成工作表

今天写的是Excel数据透视表的第一篇，就到这里，陆陆续续会写数据透视表的使用技巧，欢迎关注，也欢迎拍砖。

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