这是「流程和效率」系列之五

本文结构：

• 任务管理
• 第三方事项清单 App：奇妙清单
• 任务管理方法：GTD
  • #1 GTD 的核心理念
  • #2 主要步骤
  • #3 GTD 是否适合自己
  • #4 在 App 中应用 GTD

我们已经知道，「日历」是时间管理软件，它提供日、周、月等视图，让用户查看时间占用情况，合理排列和调整日程，从而提高时间的使用率。

「提醒事项」是事项管理软件，作为日历的补充，它用法灵活，用户不必限于「个人」「工作」「家庭」这种预设的分类维度，而可以根据自身需要多种角度建立清单，例如：

1. 建立物件备忘清单：去超市前列购物清单、远行前列行李清单，等等。
2. 建立待定日程清单：用专门的清单暂存未定日程，待时间确定下来再添加到「日历」中。
3. 建立即时事项清单：将那些时间占用很短、几乎可以即时完成的事项放进同一清单，以便在日程的间隙里随手完成它们。
4. 建立专项目标清单：比如你定下今年看 20 本书的目标，分解下来每天看 30 页。完成这件事的弹性很大，空闲的日子可以用大段时间一个劲看，超额完成任务；繁忙的日子可以路上看几页、吃饭时看几页、在洗手间看几页、睡前看几页。

任务管理

目标清单方便我们检视进度，对达成目标有促进作用，这正如一个公司需要制定目标和计划一样。用「提醒事项」建立专项目标清单，意味着我们开始进行任务管理。

粗略地说，任务管理就是确立目标（比如上面说到的「一年看 20 本书」），然后分解目标，形成计划（比如将「一年看 20 本书」分解为每个月看多少、每天看多少）。不过，因为目标往往不止一个，具体执行起来就需要多方面协调：

1. 要避免目标堆积。

   有些人达到各种目标的心情过于迫切，不停地定目标，实际上只能完成小部分。如果无法完成的目标越积越多，就会形成过大的心理压力，最终让人感到疲倦和沮丧。

   不过，要做到合理评估个人情况，适量确立目标，需要经过一段时间积累经验。

2. 要避免计划冲突。

   个人不同的计划之间，或者是个人与别人的计划之间可能会出现时间、位置的冲突。尽量把计划事项转化为日程，并建立共享日历来避免冲突。

3. 要预留弹性调整空间。

   我们既然需要尽量把事项转化为日程，何不干脆用「日历」做任务管理？这是因为日程的调整弹性较低，而计划往往得有灵活度。像上面说的看书计划，如果不能确保每天都有固定的时间段来做这件事，那就无法直接添加为日程。

   有时候我们得根据上一个任务的完成情况来调整下一步计划，甚至是只有完成上一个任务才能确立下一步计划，因此在分解目标、形成计划时，既要追求周详，又不能定得太死。

4. 要定期检查。

   要做到心中有数，得定期总结先前任务的完成情况，查看或调整下一步计划，确保目标得以实现。

第三方事项清单 App：奇妙清单

前文说到，「提醒事项」灵活易用，但功能过弱，不能为任务管理提供帮助，而优秀的第三方事项清单 App 如奇妙清单、滴答清单和 Things 3 在想法收集、多层分类和多角度筛查等方面做了优化，从而具备了分解目标、形成计划的能力。这里以奇妙清单为例，看看它们增加的功能。

奇妙清单的主界面

• 收件箱

  存放未定任务（即事项），比如说看到一件衣服，想买又不够满意，那可以将事项先扔在收件箱里。

• 智能清单

  App 根据各种筛选条件自动生成的清单，在自建清单较多时，它们能把各清单中的后续任务集中显示，方便用户检视，省掉依次翻看的工夫。

  • 分配给我：在创建了共享清单之后，参与共享的成员可以相互指派任务。各成员均可以在「分配给我」中快速查看被指派的任务。
  • 已加星标：一般用星标标示重要任务，所以「已加星标」等同于重要任务清单。
  • 今天：集结各清单中「今天到期」的任务。
  • 周：集结各清单中「本周到期」的任务。

• 清单夹

  在清单之上多了一个层级，使用户可以更加细致地分解目标，形成更周详的计划。现在我们可以将目标「一年看 20 本书」创建为清单夹，下面分设「历史」「文学」「经济」等清单。

奇妙清单的任务界面

• 标签

  奇妙清单支持关键词标签系统，点击标签可以快速筛查出相关任务。

• 子任务

  任务下支持添加子任务，这让任务能再次分解为子级清单。

• 备注

  用于存放任务的备忘信息。

• 附件

  任务用到的文档、图片等。

• 评论

  主要用于在共享清单的任务中与其他成员沟通，说明任务执行情况。

奇妙清单的设置界面

• 订阅到日历

  前面说到，我们应尽量把任务转化为日程以避免冲突，「订阅到日历」功能帮我们省去了重复输入的麻烦，只是这样做也有弊端，它无法有选择性地添加，也无法在「日历」中编辑，安排任务的具体时间段。

相比 iOS 自带的「提醒事项」，奇妙清单的收件箱方便了收集想法；智能清单和标签系统方便了任务筛查；清单夹和子任务使目标分解增加到 3 层；对附加信息的支持使任务可以被说明得更确切。

任务管理方法：GTD

如果一个人心头总压着一堆大事小事，他可能会感到焦虑和疲倦，反而不能专心做事。将事项扔进日历和事项清单工具，首先就起到“清空”脑袋、缓解压力的作用。

但是在现实中，事情总是混杂在一起，被打断的情况时常发生，如果没有良好的协调方法，既定计划反而成为新的负担。

前文说到了协调事务的几个注意事项，不过如果事务繁多，就需要更科学的处理原则。著名专家戴维·艾伦（David Allen）在《 Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity》(《尽管去做——无压工作的艺术》）中提出了一套完备、有效的管理方法，根据书名缩写为 GTD。

#1 GTD 的核心理念

• “清空”脑袋、全情投入

  GTD 要求人们将心中所想的所有的事情都罗列出来、形成计划，并纳入可控制的管理体系中。

• 二分钟法则

  如果任何一件可以在二分钟内完成的事情，那么就必须得现在马上完成。

#2 主要步骤

GTD 流程图 / 来自 Doit.im

1. 收集

   用一个固定的位置罗列所有需要关注的事情（Stuff），如本子、邮箱、清单 App 的收件箱，这里统一称为收件箱。

2. 厘清

   依次查看收件箱中的清单项，判断现在是否需要对它付诸行动。

   回答「否」的时候分三种情况：

   • 一种是暂时做不了，那么放进「将来 / 也许」清单；
   • 一种是现在、将来都做不了，或者是根本不用做，那么可以扔掉；
   • 记进来的还有一些属于资料性质，如文档、备忘信息，将它归档就可以了。

   回答「是」的时候看具体行动是单一步骤还是多步骤：

   • 如果需要多步骤，那么转化为项目计划清单，对清单中的子项进行判断。
   • 如果只需单一步骤，那么看能否在两分钟内完成，能就马上完成，不能就在整理环节处理。

3. 整理

   经上面的清理，剩下的任务均无法即时完成，这时候就需要进行协调：

   • 与别人协调

     与别人协作的任务需委派出去，如果对方无法立即完成则放进「等待」清单。

   • 与自己的既有任务协调

     • 日期、时间段均需限定的任务转化为日程；
     • 根据完成日期或时间段的灵活性将任务放进「今日待办」「明日待办」或「下一步行动」。

4. 回顾

   周期性地回顾日程、「收件箱」和上述的各个清单，进行必要的调整。

5. 执行

   首先要看日程，日程的要求是刚性的，得优先完成；其次完成「今日待办」中的任务；第三，如果还有时间，完成「下一步行动」中的一些任务；第四，如果「下一步行动」中的任务做完了竟然还有大把时间，那就查看「将来 / 也许」清单，将能够提前的任务提前，将现在能做的任务做了。

#3 GTD 是否适合自己

对时间 / 任务进行管理的方法有很多，GTD 作为流传比较广泛的一种，对其是否有效的争议也相对更大。

GTD 究竟是否有效？这得结合个人情况去判断。有一类人心里只有一件事，始终被激情推动着去披荆斩棘；有一类人自律能力强、做事极有条理，这两类人用任何工具都是画蛇添足。还有一类人只恨“生活的节奏太快，错过了沿途的太多风景”，这类人用 GTD 可能适得其反。

网上有位讲师把 GTD 形容为一种纪律，我认为非常恰当。如果我们想要提升自我、改变现状，然而又缺少激情的驱动和真正内化的条理性，那么就得去执行一套外在的纪律。

当然，纪律与成绩之间并不能划等号（否则全勤奖也不会成为独立的奖项），陷入工具崇拜，将心思花在研究工具而不是事情上，那显然对达到目标没有多大帮助。

GTD 提供了一套判断和协调的原则，帮助我们做出正确的选择，而我们应该根据事务的多少和需要协调的具体情况去灵活运用。

#4 在 App 中应用 GTD

一般来说，只要事务不是太多，就可以将 GTD 的流程进行简化，这样奇妙清单完全够用：

1. 它提供了收件箱来收集材料；
2. 支持创建子任务，勉强满足将任务转化为项目的要求；
3. 智能清单「今天」和「周」起到「今日待办」「明日待办」或「下一步行动」的功能；
4. 标签系统使用户能够根据属性筛查任务；
5. 订阅到日历功能虽有弊端，至少省时省力。

免费用户能够基本不受限制地使用这些功能，这正是奇妙清单收获最多用户的原因。

作为一款轻量的 GTD 工具，奇妙清单不能满足重度使用者的下列需求：

1. 不支持自定义智能清单，比如说有「分配给我」清单，却创建不了「分配给别人」清单；
2. 子任务实际只是勾选项，没有任何属性选项，因而无法记录项目的计划性；
3. 除了标签，不支持用其他过滤器（到期日、优先级、重复性等）筛查任务。

滴答清单的微信服务

滴答清单弥补了奇妙清单的不足，除此之外它还支持：

1. 用文本、语音和 Siri 快速添加任务；
2. 有类似 Fantastical 2 的功能，能自动识别语句中的日期、时间信息；
3. 支持番茄计时功能，提醒用户劳逸结合；
4. 与微信结合，发送聊天内容或需要收藏的网页或到「滴答清单」微信公众号可快速创建任务。

不过，滴答清单的自定义智能清单、子任务属性、Siri 集成、过滤器筛查等功能均需订购高级会员版。

能用于 GTD 流程的 App 很多，其中同样被高阶用户称赞不已的还有 Todoist、2Do、OmniFocus 2、The Hit List 2 等。

OmniFocus 2

题图来自 Unsplash，作者 Jeff Sheldon