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第八章 简单任务,减轻压力
简化目标和项目(见前一章)之后,你已经朝着“少即是多”和提高效率迈出了很多步。但只有细化到任务层面,你才可能真正办成一些事。只有开始做任务,你才算是正式开工了。
从实践层面看,简化任务是最重要的步骤。像往常一样,本章将重点关注“少即是多”,帮助你提高效率,减轻压力。
只要做到这一点,我们就需要设限,同一时间只专注于一件事,专注于小事而非大事。
重点关注“头等要务,”充分发挥“设限”力量
只有选择当天重点关注的三项“头等要务”,才能发挥“设限”力量。
简单来说,“头等要务”就是你今天最想要或最需要完成的任务。我每天选择三项“头等要务”,但你可能发现两项或四项更适合自己。我建议先从三项开始,看它适不适合你。
我完成的任务是不是比三项多?当然了!但关键在于,无论我今天做了什么事,头三件事是我最想要做的。因此,每天早上起床喝完水之后,我首先要做的就是“头等要务。”
那么,其他需要当天完成的任务怎么办?它们通常是比较琐碎、不那么重要、但必须去做的任务或差事。“头等要务”好处很快就显现出来了:通常情况下,每天不得不做的琐碎小事(比如收发邮件、打电话、写文件、出差、开会、上网等)会阻碍我们完成更重要的任务,但如果将“头等要务”设定为“必须优先完成,”你就能排除干扰,先把大事搞定。
完成“头等要务”后,我会分批处理小任务(我称之为“批量处理”,下一章会具体介绍)。
在我看来,选择“头等要务”的关键在于,至少要有一项“头等要务”跟我的终极目标有关,其他两项可以是和工作有关的(通常也是如此),这样才能保证我每天都朝着目标前进 。
最关键的一点是,我每天都会做一件事,让自己离梦想更近一步:我把“根据终极目标选择一项需要完成任务”纳入了每天早晨的常规活动。养成习惯之后,我每天都会自然而然的这么做。
还有一点也很关键,那就是,无论你是在家还是在办公室,每天早上做的第一件事就是“头等要务”。如果把“头等要务”拖到后面做,你就会忙碌不堪,挤不出时间。先把最重要的任务搞定,接下来在一天里做的事就是额外收获了。
这只是一件小事,但对大多数人来说,这是一个重大启示。有时候,小事也能带来巨大的改变。
让“头等要务”发挥作用的关键在于“
每天早上第一件事就是选择“头等要务”。
让自己只限关注 三件事。
确保有一项“头等要务'跟你的目标有关,或者跟你最重要的三个项目有关。
先集中精力完成这三项任务,再去做其他事。
每天一早就开始做“头等要务”,做完之前先不管别的事。
一次只做一项“头等要务”,投入全部精力(具体见原则四)。