使用精心设计的清单不会让你变得死板,它们会帮助你节约有限的脑力,来处理更加困难的问题。
一、人为什么会犯错
无知之错:因为没有掌握正确的知识而犯下的错。无法避免,可以被原谅。
无能之错:虽然掌握了正确的知识,却没有正确的使用知识而犯下的错。(无能之错可以通过制作清单来避免的。)
①人并不能把所有的事情都记住——外包:把大脑不擅长的记忆的工作外包给清单,解放脑力。
②记忆和经验会让人麻痹大意,导致无能之错的发生。——可靠:把工作流程从依靠回忆和经验,变成了一种可视化的强制约束,从而确保不论在什么情况下,都能保证重要的环节不被遗漏。
大脑能处理的事情非常有限,尤其是忙乱的时候更容易出错,把重要的事情列出清单,能提高做事效率,降低错误。给大脑装一个外接硬盘。
二、清单是如何避免错误发生的
①简单问题——执行清单:有明确的步骤,可以提醒自己避免遗漏。
(出门前检查门、窗、电源、钥匙…)
②复杂问题——核查清单:确保每个基础、重要的环节不被遗漏。
(找出复杂问题中的关键点,列出清单。执行时进行核查。)
③极端复杂问题——核查清单+沟通清单:用“沟通清单”来应对过程中没有预料到的不确定问题,以确保问题和隐患能够及时地被发现和排除。
(当遇到的问题不在核查清单之内,需要用沟通清单和其他部门、领域的人进行沟通)
三、制作一份有效清单的三大原则
1. 设计,要简洁(找到关键内容)、高效(提高效率)、可测(要具体、有反馈)。
2. 执行,要设置明确的检查点。(检查点是指提前安排某个节点或者某个情况下要使用指定的清单。)
3. 更新,要根据实际情况不断更新(发现问题,更新清单)