（一）说明式条据——便条

条据是作为某种凭据的便条。它是日常生活中最常见而又最简便的应用文。

条据有多种，基本可分为两大类，即凭证式条据（如借条、欠条、领条、收据）和说明式条据（如请假条、留言条、托人办事条），后者也叫便条。

便条是书信的一种形式，其主要特点是内容简洁（内容大多是临时性的询问、留言、通知、要求、请示等，往往只用一两句话）。 请假条、留言条、托事条除内容简短外，其余格式与书信【大致】相同。

便条的使用范围广泛，一般常用的便条有请假条、留言条和托人办事条。

书写任何一种便条时，都必须包括称谓、正文、署名、日期四个基本要素。

1. 请假条

因特殊情况不能上学、上班、参会等，需说明情况时，向所属领导写的便条属于请假条。

请假条一般包括标题、称呼（向谁请假）、请假事由、希望语、署名和日期（请假条的写作结构一般包括标题、称呼、正文、结尾、署名、日期）。

请假条的内容要求表达清楚、具体，理由充分、有说服力。语言要简洁朴实。请假的天数要写清，如请假两天即可，需要表明具体日期。如果是病假条，需附医生证明或诊断书。

请假条的书写格式：称呼要顶格写，表示对对方的尊重。正文，空两格写在称呼的下面，用最简单的文字写清请假的理由、署名和日期。正文下一行的最右边写上请假人的姓名，署名的下一行写上日期。如果由他人代笔，落款要署上代笔人的姓名，并写清与请假人的关系。

2.留言条

是在不能面谈的情况下，把要说明的内容写下来给对方看的一种便条。一般用于朋友和家人。

格式一般包括称呼、正文、署名和日期。

第一行不用空两格写称呼，直接顶格写。【留言条的称呼不像书信那样讲究，视双方关系而定。但建议一般要恰当称呼，以示礼节。 】

在称呼下一行空两格写正文，简单明了地把要说的事情写清楚。留言条需要特别标注姓名和日期，即落款需要写姓名、时间。【要写真实姓名。留言条最好要注明具体时间，标明是几点钟甚至是几点几分。 】

留言条的祝辞可有可无，视双方关系而定。如果给长辈，还可以写“敬祝近安”“敬祝健康”；如果给平辈，可以写“祝你健康”“祝你工作顺利”；如果给晚辈，可以写“祝你进步”“望你努力学习”。留言条不需要求人，可以不用写此致、敬礼；但有时为了表示尊敬，会在结尾写上“此致 敬礼”的敬语，“此致”占一行空两格，“敬礼”另起一行，顶格写。

3.托事条

是托人办事、购物、传话、告知事情等的一种便条。

（二）凭证式条据——单据

单据是人们在处理财务、物资和事务来往时，写给对方作为凭据或有所说明的字据，属于凭证性条据。

除了财务专用单据外，日常生活中的单据主要有借条、收条、领条、欠条。

单据结构包括标题、正文、署名、日期等四个部分。

涉及到数量时，数字一定要中文大写，一定要有单位。单据中，如果是钱，必须注明种类，如大写金额前加人民币字样，数额末尾加整，并且涂改无效，如果确要修改，必须在修改处加盖公章或按手印。

单据对签约的各方都具有约束力，单据是否准确、严密、完备，关系到当事人的利益，因此，书写单据时必须认真、慎重。 只能用碳素墨水和蓝黑墨水书写，不能用铅笔。文字如需要改动，需要加盖印章。

1.收条

是凭证性的条据，必须书写清楚。（收到了别人给他的钱，开收条）

写收条时要注意点清收到东西的种类和数量。

收条的写作格式与借条基本一致。收条落款包含署名和日期。

2.借条

一般由借款人书写，表明借款人已经向出借人借入金钱或物品。（小明因急事需向王二借款两万元，应出具的条据是借条）

向单位借钱物，必须写明理由或用途。

借条中应写明归还日期，日期不可以简写，即不可以把2023年写为23年，要写全日期，如2023年5月26日。

借据的内容不能随意修改。一旦借款人将钱还上了，应该将借条收回或销毁。

3.欠条

是个人或单位在欠款、欠物时写给有关单位或个人的凭证性应用文。

欠条也是在日常生活中常见的为证明一方欠另一方财物而立下的字据，一种凭据类应用文体。

单位上的欠条要盖公章，个人的欠条要签名或盖私章。

（三）书信

书信分为一般书信和专用书信。

一般书信主要有家书类书信，这类书信多用于个人与个人之间沟通。一般书信的结构由称谓、问候语、正文、结尾、署名、日期构成。（一般书信的内容，主要包括称呼、问候语、正文、祝颂语、署名和日期）

专用书信是用于某种特定场合，针对某种特定事物或特殊需要的具有专门用途的书信。专用书信一般包括感谢信、慰问信、表扬信、申请书、倡议书、求职信、应聘信、推荐信、自荐信等。其写作结构由标题、称谓、正文、结尾、署名和日期构成。

专用书信和一般书信的写作结构区别在于：专用书信要写标题，而一般书信可以不写标题；一般书信要写问候语，而专用书信可以不写问候语。

（大部分一般书信可以一件事一个自然段，可“一文多事”，分多个自然段写多件事）

专用书信有关要点：

1.申请书

是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望和提出请求时使用的一种文书。

申请书要求一事一议，内容要单纯。

不同的对象有不同的申请书，常见的有入团申请书、入党申请书等。

一般申请书的结构由标题，称谓，正文，结语，落款组成。

申请书正文主要包括三项内容：申请内容、申请原因、决心和要求。【申请理由要充分、合理】【祝福语一般在结尾单独一段写，不在主体部分】

2.倡议书

一般是由单位、社会团体或个人向公众发出提议，号召大家做某件有意义的事时使用的一种专用书信。（倡议书由个人或集体发出，作用是倡导某项活动。）

结构：标题、称呼、正文、署名、日期。

倡议书的书写格式与一般书信大致相同。

倡议书的篇幅不宜过长。

结尾不需要写上“此致 敬礼”的祝颂语。

3.感谢信

是用于（注意，不是“专用于”，只要表示感谢，都可以写）感谢单位关心、支持帮助的一种书信。

标题可写“感谢信”或“致……的感谢信”。

正文部分一般先概述事实，表示谢意，然后评价对方的思想、作风、精神等，最后表示向对方学习的态度和决心。

语言要朴实，措辞需符合写信人和收信人双方的身份和具体事实。

4.慰问信

包括两种：一种是表示同情慰问，另一种是表示节日问候。

5.邀请信

是为了增进友谊、发展业务，邀请对方前来参加会议、做报告、参加庆典等活动的一种专用书信。

邀请信上要写明时间、地点、邀请事项等有关事宜。邀请信用语要简短、热情、文雅，宜用期盼性语言表达。

请柬是邀请信的一种。

6.求职信

介绍自己的基本情况，要符合实际、客观。

写给单位的求职信，写作结构是标题、称呼、正文、结语、署名、日期。

求职信中的称呼应为尊称，可以用您、阁下、先生等。

求职信正文部分，写个人基本情况概述、专业知识能力水平、实习或实践经历，不需要写求职成功后的【详细】职业规划。

7.应聘信

要写明联系地址、联系电话、电子信箱等。

求职信是不知道用人单位是否需要聘人；应聘信是获知用人单位公开招聘职位。

求职信目标明确，针对性强，要根据用人单位的需要有侧重地介绍自己；应聘信目标明确、针对性强，要根据用人单位的需要有侧重介绍自己的专业特长以及应聘理由。

求职信可以向多个单位、多个部门寄送；应聘信则是目标明确地投送给招聘单位或部门。

求职信是求职者向用人单位自荐谋求职位的信件；应聘信是求职者根据用人单位发布的招聘广告或其它信息有目的地表达求职意向的信函。

8.介绍信

必须实事求是，绝不能弄虚作假。单位出具的介绍信要有编号，需留存根，无特殊情况不得开空白介绍信。介绍信必须要加盖单位公章。

（四）通知

通知在日常工作中应用范围最广，使用频率最高。

通知属于下行文，可以向下级机关发送，可以向平行机关发送。

通知的结构一般由标题、主送机关（受文对象）、正文和落款组成。

通知需要写受理通知者的名称。没有问候语。有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去主送单位（受文对象），直接进入正文。

通知的正文部分一般包括通知缘由、通知事项、执行要求，也有的通知没有执行要求。任免和聘用干部的公文文种采用通知。

通知内容必须真实，条例清晰。发布指示、安排工作的通知,可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要,可以没有这一部分。其它篇幅短小的通知,一般不需有专门的结尾部分。

用于事前告知与会人员有关与会的信息的通知属于会议通知，需注明具体的会议时间和地点（参加人员）。会议通知中如果事项较多，则需分条列项来写。

（五）启事【不能写“启示”】

启事具有公开性、广泛性、实用性的特点。 发布启事的既可以是单位，也可以是个人；启事既可以张贴，亦可以通过媒体发布。

启事的结构通常由标题、正文、落款（启事者和启事日期要写在正文的右下方）组成。不写称谓。

启事的标题分四种写法：一是以文种“启事”作标题，二是以事由作标题，三是（以启事单位和文种组成），四是标明启事性质。启事标题能写明启事内容。

正文在标题下另起一行，空两格书写。

启事是“一文一事”（一篇文章就一件事，一般就写一个自然段）。

启事的种类很多，包括征招类启事、寻找类启事、告知或声明类启事、活动类启事等。声明类启事，如迁址启事。举办开业、庆典、文娱、体育或联谊活动等，需要有关人员支持和参与，而将活动事项张贴、刊登的广而告之的启事是（活动类启事）。

征招类启事包括征文启事、招聘启事、招领启事等。

征文启事，要把征文的目的，以及对文稿的内容、字数、文体等交代明白。征稿启事一定要交代清楚征稿截止日期和交稿方式。

招聘启事的正文一般应写明招聘岗位及人数、招聘条件、应聘程序等。招聘启事的各项内容可分条列出，使之醒目。招聘启事要遵循实事求是的原则，对所招聘的各项内容，均应如实写出，既不可夸大也不可缩小。

招领启事内容要十分简单，在招领启事中只写拾到东西的名称，以及失主到何地、找何人认领。如果物品中内容较多，例如是一个钱包，内装多种物品，可简要列出其内容名称，如“内装证件一本，饭卡一张，人民币若干”，以便失主核对是否本人所丢失。证件和饭卡的号码、人民币的数目，均不能详写，以防冒领。

寻找类启事，如寻物启事、寻人启事等。

寻物启事是个人或单位丢失物品，希望通过启事得到帮助找回物品的一种应用文体。

写明丢失物的名称、外观、规格、数量、品牌等，同时要写明丢失的原因、时间和具体地点。

还要交待清楚拾物者送还的具体方式，或注明发文者的详细地址、联络方式等。

如果是寻人启事，要根据寻找对象的情况来写。如对走失人员，要交代走失的原因、时间、地点及体貌特征、性别、口音、穿着服饰及大概年龄特点等。

文中要写些表达谢意的话或写明给拾到者必要的酬金之类。

寻物启事要求物品的特征写得比较详细，而招领启事则要求写得概括。

（六）计划

计划的格式一般由标题、正文、落款三部分组成。

计划特点：任务的明确性；工作的预见性；进程的时限性。

（七）总结

总结是人们对今后一段时间的学习、工作、活动作出预想和安排的一种事务性文书。

总结一般由标题、正文、落款三个部分组成。

写总结时应根据事实抒发感情，而不是报喜不报忧。