人们不关心你遭遇了怎样的惊涛骇浪，只关心你的航船有没有顺利抵达港口。
——劳尔·阿姆斯托（Raul Armesto）
你目前的生活就变幻莫测，好像雾里看花，根本不像我在书里描述的那么清晰。
获得掌控和摆正视角，捕捉、明确并把引起你关注的事务条理化；在活动所涉及的各个层面逐项追踪和总结它们；果断执行，采取当时看起来是最好的办法的举措；达到并保持“舰长和指挥官”的境界。
有难度
很难一直保持平衡、放松和专注的状态。意外也可能是你的人生伴侣得到一次发展事业的机会，要求你更换工作。
要想生活、工作齐头并进，遥遥领先，并不是让一切事务井井有条，纹丝不乱，而是熟知人生地图的横向和纵向坐标，一旦遇到突发状况，能够马上重新找准定位，为自己指明接下来的前进方向。
为意外做好准备
有这种意识，就会自觉地建立一套流程和结构，让自己在精力涣散的时候，也能明智地做事。只有不聪明的人，才不会未雨绸缪，提前为脑子不灵光的时候做准备。
运用工具和窍门——启动系统
在宜人的工作环境中，依靠灵巧的习惯和程序，以适当的工作节奏执行事半功倍的举措，也容易赢得竞争，让企业的经营取得成功。
业绩提高的举措绝大多数源自系统的改善，额外的激励和提高智力水平长远看来对绩效的提高可以忽略不计，效率提高几乎全都是改进工具质量、采用新流程的直接结果。
电子邮件、会议和工作流程管理，就在每天的工作中节省了不少时间，显著提高了决策、规划和创意思考的质量。
这些掌控和视角要素看似简单轻巧，养成习惯长期坚持下去好像也并不费力，真正做起来却不见得那么容易。
建立系统的结构
一定要用方便好用的捕捉工具
学会把必须处理的一切事务写出来，再用一套程序加以处理。这个习惯（也许你还没有养成，赶快行动起来吧）可以产生惊人的效果，因为它是GTD方法全套宝典的入门法则。
建议你准备一个笔记本和一支钢笔，袖珍录音机也可以，把它们随身携带。家里、办公室的电话机旁边也要常备一个笔记本。
买一个心灵地图、能描画轮廓或其他格式灵活的头脑风暴软件。考察一下有没有可以把电话信息转换成电子邮件的誊写服务。
生活中，我要随时保持大脑处于清空状态、事务有条不紊，最重要的工具莫过于可以放进工作篮、随写随撕的即时贴，从不离身的袖珍记事本和公文包里随身装着的红色文件夹。
的经验是，养成良好的习惯，善于利用工具，在它们一冒出来时就牢牢抓住，并尽快做出处理，是标志性的“舰长和指挥官”型体验。
建立日程表和行动清单
电话、外出事务、电脑事务、家庭事务、“等待”清单等。如此分门别类以后，就可以用文件夹、活页笔记本、行动软件和文件夹软件轻松进行管理。如果你此前没有接触过这套方法，想试试看效果如何，我建议你用简单的、用得顺手的工具来安排这些提示信息，并使之条理化。
设立专项事务清单
你希望设立和保存无限量的清单，能随时找到自己想查看的内容。你想把自己在每个关注层面想到的念头一一捕捉，比如目标、年度计划、长远愿景、个人价值观等。而为了便于查阅，必须把它们条理化。
这种专项事务清单使用纸质规划书效果很好。你也可运用各种格式的多种软件。只要它能让你创建条目，把问题分门别类地整理好就行。
设立参考系统
把内容庞杂的资料整理好，做到用起来便捷舒适。如果你没有建立参考系统，没有使它发挥作用，“材料”就容易大量堆积，其他条目的提示清单和资料也很难一直保持井井有条、条理分明。
在办公室、家里和中间地带建立有效的工作台
要想赢得工作（作为游戏）和生活（作为工作）的这场竞赛，你要做一项重要投资，即准备好一个工作台，用于思考和处理各种事务。你在办公室和家里都要准备一个工作台（如果你不是在家工作），还要准备一个可以随身携带的微型工作台，以便你在出差或出门在外时保持专注、条理和高效。
，最能刺激你的创造性思维的，能让你施展拳脚，处理各种事务。
在办公室和家里有自己的一块专属领地，由你做主。
一个收纳处、一套工具，可起到类似移动办公桌的作用，也能大大提升自由感，加强你专心做事和自主掌控的能力。一个好用的公文包或者提包就成了必备品，我有几只款式和功能不同的手提包，满足我在不同时间、不同地点的需求。
把系统充实起来
把结构和系统安排就绪是一码事，让它帮你卸下心理包袱，起到记录和提示的作用，派上大用场却是另一码事。
完成大脑清扫工作
要彻底捕捉残存在你的大脑、潜伏在周围环境犄角旮旯里的一切。
做一番全面的现场检查，把引起你注意、需要加以处理的一切事务牢牢抓住，整理好提示信息。
用项目和行动来改进你的系统
做点什么，让系统更完善？
为整理腾出时间
整理要花时间。每天收到的新问题、新情况，每天就得花一个小时左右时间。这是高效率的时间分配，你要趁这工夫思考、决定、执行简单的事务、筛选资料、沟通、明确和有条理地安排新的工作。上班的第一个小时处理这类工作很有好处，却很少能抽出时间不被打扰。
整理工作至少会滞后一小时。
在工作和生活的紧张间隙腾出时间的习惯。
每周回顾
如果你还没有养成习惯，最好把它记在日历上。每周回顾一次，你可以对自己的世界重新做一番瞭望，这对你明智地分配时间、精力专注、顺利执行自己选择的工作至关重要，它的好处不言而喻。
我建议你抽出连续两个小时的安静时间。我确信，你会好好利用这段时间，即便你的每周回顾用不了两个小时。如果你留出了专门的时间，知道自己可以把滞后的工作做完，就会在整个一周里保持轻松的心情。
执行关注层面高处的活动
要想给予足够的重视，2万到5万英尺高空层面摆正视角的商谈、交流和决策基本上都要专门抽时间进行。部门总结年度计划，与人生伴侣到风光秀美的地方商量未来的生活方式目标，与老板一起对工作做一番总结，这些谈话很少是即兴想到的。你必须自觉重视，主动计划，专门安排时间。
在日程表上标记执行时间。
使用这个系统
设立你的系统，把各项内容填充就绪，付诸运用。提供便利，使之顺风顺水。
使用和及时清空工作篮
这个办法应该是不言自明的（如果你还没有行动起来），不是把东西放进去即可，你还必须再把它们全取出来。有一条标准需要不断强化，直至你习以为常：把你用于收集的一切工具全部清空，包括电子邮件、便条纸片、语言留言机等。目的是每24~48小时，让工作篮达到清零状态。任务积压的出现在所难免，但这种情况应该是例外而不是常态。
每周回顾
我必须再次重申，要想掌控引起你关注的事务，最好的办法莫过于每隔几天做一次回顾，及时处理新问题。你要督促自己这么做，并长期坚持下去，这是可以让你终身受益的好习惯。
经常重新评估和更新你的系统
一切东西都会过时。你的生活在变，责任在变，你某方面的能力在加强，另外一些方面在减弱，你的兴趣爱好也在发生转移……变化永无止境。只要你知道自己一定会回过头来，对当前事务做一番彻底整理，心情就会大为释然，也肯放远目光，信心十足地大胆探索。
这种总结回顾和重新调整可能也是你希望定期做的：清理文件归档系统，重新思考清单的管理和现在可以尝试的新方法、新技术等。
做这番总结的一个好办法是定期搬迁：办公室、家、电脑系统等。不管什么时候，只要你必须连根拔起，再重新安置——家庭或者办公地点迁址或者数码资料大转移，你都可以以此为契机（有时候是十分必要的），对资料和系统做一番彻底整合。如果你不可能经常搬家，也做不到定期转移数码资料，那么，你定期检查（至少也要对此持开放态度）自己的系统也好。这是实践那条基本告诫的好地方：关注引起你注意的事。如果你觉得，文档过期、储物间杂乱不堪、电脑资料很难查找、花园小屋里的园艺用具到处乱丢，这些让你心神不定，那么，你该赶快创建新的项目和下一步行动，让你的结构再次焕然一新。
我每解决一个问题，并把它从清单上勾掉，都会如释重负，并且马上冒出关于另一件绝妙的事情的念头，来取代它的空间。我还发现，问题不在于你身边有多少件事等待处理，而在于你心里对这些事是什么、分别该怎么处理有没有谱。
那么……
设立、充实和运用这个自我系统的步骤不外乎常识而已，你对它们并不陌生。但是，我希望这番对获得掌控、摆正视角的探讨能让你在大背景下理解它们的用途，掌握它们的结构和行为模式，进而激励你行动起来，提高自己的工作效率。关键在于去掉妨碍它们发挥作用的因素，让你能够在必要时回归“舰长和指挥官”的模式。
如果你自觉应接不暇……
什么引起你的关切？这5步中哪一步比其他步骤更要紧？它们是相辅相成、共同作用的，一般来说在重要性方面没有先后，只在特殊情况下你才可以问：“这个链条中最薄弱的环节在哪里？”虽然你的工作篮里堆着大量待处理的材料，但是也许你该执行某些重要任务，因为它比清空工作篮更要紧。有些时候，把众多事务安排妥当，使之各就各位是当务之急。不过也有些时候，首要工作应当是后退一步，总揽全局。
如果你不知道自己此刻该干什么，我建议你清理一下工作篮，把积压的工作处理完。这么做有几条理由。首先，它有助于清空残留在你大脑里的材料，让你敏锐而清醒地进行思考。其次，它把你的可选行动一网打尽，明明白白地摆在你面前。再次，它可以充当一道维护和预防的关口，让你能够随时接纳难以预见的新情况。
如果你必须有个重点
6个层面各有对应的范围、内容、格式和活跃程度。我也描述了你应该在哪些典型情况下回访各个层面。各个层面之间也没有高下之分，哪个最让你忧心，哪个就最重要。
在日程表上标记必办事宜，去五金商店购买清单上的物品，可能就是你最佳的着眼点。
在某个时间点，你必须直面、解决所有这些层面的问题。你的准备工作可以是主动、积极地参与各个层面的活动，不要等到迫不得已的时候。就我的经验而言，每个高度的层面都有3个办法可以让你积极参与；你用得越娴熟，它们作为你的人生地图就越实用，效果也越好：
·指明并明确你目前的事务范围
·总结并提醒自己关注它们
·处理你的事务
你想在今明两年把什么梦想变成现实？你5年以后理想的生活方式是什么样？你坚持信奉的价值观是什么？你认为自己生而为人必须取得什么成就？
这些问题，也许你已经为自己、为企业做出了回答。你可能希望想办法把它们与其他纲领一道加以概括，让自己对它们的相互关系多一重视角。但是，如果你还没有专门抽出时间，独自（或者与配偶一起）认真思索，追问内心的答案，我建议你行动起来试试看。人们很容易对这么做产生抵触情绪，这些问题往往一想起来就让人很不自在。我的建议是只把它看作“试运行”、看作可能性的探讨；而不要看作板上钉钉的承诺，必须“准确无误”。只要你为这番思考铺平了道路，思考就是会随之发生，必要时你就能做到找到自己在人生地图上的位置。
除了创建文件，你还要考虑安排时间定期进行回顾。你可以在日程表或者备忘系统里写一条提示信息，每隔3个月回顾一次年度目标。我本人是把愿景的藏宝图保存在备忘文件夹里，隔几个月就看一看。每当我看到它，就能加深印象，让我对未来的憧憬更加渴望。对于重要的信念和激励我前进的价值观宣言，我也是保存在文件夹并定期查看；这样，我就能根据它们自觉地校正自己的行为，强化意识，这比心不在焉地想起它们的效果更好。
最后，你还要具有足够的灵活性，随着你的改变，相应地改变它们的内容。你可以向我学习，把它们以概要的形式放在手边方便查询，这样，你就能不时提醒自己，该重新制定工作职责、修正长远目标、为成功愿景添加更多内容了。
恢复“全力以赴”的状态
这套办法旨在付诸生活实践，把所有的心事从你的脑子里转移出去。“心如止水”是可以做到的，它并不意味着脑子里空空如也，一片死寂；而是只要你有意识地努力，就能随时做到心无杂念。我发现，当一切喧嚣悄然平定，剩下引起你注意的事情就是你该全神贯注、全力以赴的。这就好像把杂乱的音符组合成一曲优美的抒情乐曲，接下来，自然就会产生流畅自如、踌躇满志的感觉。
