如果我们每天做的事情都是提前规划好的,那我们在时间管理上的烦恼会少一半,只要按照提前规划的事情,一件一件完成即可,不需要有太多的想法。
但是想象很美好,现实很骨感,每天在工作的时候都会被各种事情打扰,比如同事找你帮忙,或者是临时有个会议,再或者是突然来个投诉需要处理,总是有做不完的鸡毛蒜皮小事在耽误着,面对不断抛过来的新事情我们该如何处理。
时间管理的一条原则:永远不要火急火燎的行动,先判断,在做事
面对任何事情,只要有四种判断,两做+两不做
1、做,马上做
任何一件事情要么做,要么不做
做的话,分为两种,立马做,要么存入清单待做
首先得有一个原则,能不马上做的,就别马上做
原因很清楚,大部分时间,你都是处于正在做某件事的时候,被打断,在接上,会影响状态和效率,会打破秩序
哪些需要马上做
你可以马上做完的,三到五分钟就可以搞定。
比如你正在写方案,但抛过来的事情是:同事需要你签个字,领导需要你转发一下昨天的文件,财务需要你上周的报表数据。。
这样的事快速搞定,基本不耽误你继续处理计划内的事,相反,如果延后去做的话,可能会花费你写清单写备忘录的时间,也可能会消耗你的注意力
02、做,存入清单待做
如果一件事情需要你花费10分钟,20分钟,30分钟,这样事情,会打断你正在做的事,如果一件事情超过10分钟打断你,会极大破坏你的效率
我高度集中做一件事情的时候,最担心的就是怕被打扰,每次一被打扰时,心情也莫名的跟着急躁起来,有时候也会冲动,搞得别人也是一头雾水,别人也会在想不知道哪里得罪你了。
所以每次有事情需要你去处理的时候,最好马上看一下时间,预计我正在做的这个事情做到几点能结束,或者做到几点会休息一下,然后填入清单,并回复同事何时处理,马上继续做自己的事。
总之,尽可能的保护我们工作的连续性
03、不做,转给别人
并不是抛过来的任何事,我们都要做。
我们可以不做,不做又分为转给别人和合理拒绝
第一种,交给合适的人做
工作中,你的能力出众,领导总会将大小事情都交予你来处理,同事总是找你协助处理问题,杂事太多,有些时候就是大材小用,但是我们不一定所有的事情都要自己亲力亲为,可以推荐比自己更适合的人来做,这时候最好的方式就是,帮对方快速找到更合适的人选。
第二种,授权给别人做
职场中,如果你是管理者,切忌亲力亲为,曾今的我总觉得,我直接做了把,也就5分钟,看到这里不好,那里不满意总想着自己去把它做得更加完美。
学会授权后,我时间多了50%都不止,现在我常说,你做吧,你自己决定,你找他做吧,你问他吧,这件事他负责
04,不做,学会拒绝
很多人都会因为不懂拒绝,每天都会做一些本不用做的事
遇到一件事,马上判断,我可以不做吗
这个会,我是不是可以不参加
这个活动,我是不是可以不去
这个聚会、饭局,是不是可以不去
同时这个工作,可不可以不接
朋友这个要求,可不可以不做
很多事情,你合理拒绝,对你真的没什么影响,你做了,对你也真的没多大好处。