掌握自己的时间

做任何事情都少不了时间，时间是必须具备的一个条件。任何工作都是在时间中进行的，都需要耗用时间。但是对这项最特殊的、无可替代的和不可或缺的资源，绝大多数人却都以为可以取用不竭。

有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。

但是人却往往最不善于管理自己的时间。

某公司的董事长，十分肯定地对我说他的时间大致分成三个部分：1/3用于与公司高级管理人员研讨业务；1/3用于接待重要客户；其余1/3则用于参加各种社会活动。但是，等实际记录了六个星期之后，跟他原来的估计比较，结果发现在上述三个方面，他几乎没花什么时间。原来，他所说的三类工作，只不过是他认为“应该”花时间的工作而已。因此他的记忆告诉他已将时间用在这三方面了。六个星期的实际记录，显示他的时间大部分都花在调度工作上了，例如处理他自己认识的顾客的订单，打电话给工厂催货。顾客的订单，本来可以顺利处理的，由于他的干预，反而弄得不能准时交货。这份时间记录是由他的秘书记下来的，当秘书把记录送给他看时，他简直一点儿都不能相信。后来他的秘书又确实地做了几次记录，他才相信自己的估计靠不住，开始相信那份记录的真实性。

有效的知识工作者并不是一开始就着手工作，他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点，认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。

然后，他们管理自己的时间，减少非生产性工作所占用的时间。

最后，将可自由运用的时间由零星的集中成大块连续性的时段。

这三个步骤是知识工作者实现有效性的基础：记录时间、管理时间、统一安排时间。

每一位管理者的时间都有很大部分是被浪费掉的，表面上看起来，每件事似乎都非办不可，但实际上却毫无意义。

知识工作者需要相当多整块的时间，如果每一次所花的时间少于这个极限，事情就做不好，所花的时间就是浪费，再做就得从头开始。

要想有效就必须运用整块的时间。

与下属讨论一项计划，一项方针或是一项工作表现，如果只想15分钟，肯定是不够的，至少1个小时，甚至更多的时间才可以。

如何诊断自己的时间呢？

第一步：先记录时间的实际耗用情况。

并且必须在处理某一项工作的当时立即加以记录，而不能事后凭记忆补记。至少以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本。便能自行检讨了。半年之后，都会发现自己的时间耗用得很乱，并浪费在种种无谓的小事上。

第二步：系统的管理时间。

将非生产性和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去。怎么做到这一步呢？

1 首先要找出什么事根本不必做，然后取消这些工作。这些事做了也完全是浪费时间，无助于成果。将时间记录拿出来，逐项地问：这件事如果不做会有什么后果？如果认为不会有任何影响，那么这件事应该立刻取消。

2 其次看看时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加，即使不能做到更好，也不会影响其效果。

3 不要去浪费别人的时间。这一条并不明显，有一个简单的诊断方法：去询问你的下属。“请你想想看，我常做哪些浪费你的时间而又没有效果的事情？”

这三个问题是关于非生产性的和浪费时间的活动的处理。但时间浪费有时也是由于管理不善和机构有缺陷引起的，身为主管也应予以同等的重视。这里有四个主要因素。

1 找出因为缺乏制度或远见而产生的浪费时间的因素。我们应该注意组织中一而再，再而三出现同样的问题，如果出现了第二次，就绝不应该再让他出现第三次。同一个问题如果重复出现，往往是由疏忽和懒惰造成的。

2 人员过多也常常造成时间的浪费。当然，人员太少，力量不够也不行。常见的现象是人员太多，大家的时间没有花在工作上，而是花在协调人员之间的关系上了。

3 另一个常见的浪费时间的因素是组织不健全。其表现就是会议太多。会议应该是不得已的例外，不能视为常规。

4 最后一个浪费时间的因素是信息功能不健全和信息的表达方式不当，比如：部门与部门之间在传递信息和沟通的时候，没有沟通到点子上。

第三步：统一安排可以自由支配的时间。

时间分割成很多段等于没有时间。有一位极为有效的管理者身边经常带着两张这样的完成期限表。一张是有关紧急事件的，另一张是做起来自己并无兴趣但却非做不可的。每次在发现完成时间比预定期限落后时，他就可以觉察到可自由支配时间已有溜走的迹象了。

总结：时间是最稀有的资源。能花钱的地方千万不要花时间。（这句不是德鲁克说的。）认识你自己可能很难，但是认识你的时间却是任何人只要肯做就能做到的，这是通向贡献和有效性的必由之路。

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