减少—那些年的虚度光阴|高效PDCA术

文/什刹海


做自己时间的主人

试想下那些年我们自己所经历过的青春岁月,暂且不去过多托大描述,先从自身小习惯说起,

心血来潮,忽然发现肉嘟嘟小肚腩进行的早起锻炼计划,坚持了三天果断放弃,结果不动还好,一动反而胖三斤。

兴致勃勃,新大陆般聚焦简书写作可以知识变现,日更2000字,却也只是五天结业,毫无进展。

面对当下窘迫生活,寻寻觅觅找到财商秘诀习练法则,原本1年的记账习惯养成,1个月便弃之高阁,不去问津,财务自由终究还只是一个梦境罢了

综上所述,莫非一个人默默地进步养成的习惯就真的那么难,难道无法做成每一件事不成?

答案当然不是如此,凡事都没有必须怎样,看待问题最先需要寻求方法的解决。

那么如何才能找到有效解决问题的方法步骤就显得极为重要

有人可能会说这是自控力的表现,坚持不住就要从自身去找原因,根据自身的实际情况去做出改具体的改善。

他说的不错,但又如何找出原因,如何做出切实可行的答案呢?

带着这些疑问,我选择向【日】富田和成先生的一本新书“当面”请教学习如何

终结“低等勤奋陷阱”,减少每一步的“虚耗、浪费”等,实现真正的高效率


《高效PDCA工作术》

接下来请先阅读下面的第一段书中原文——

片段1

那么,个人运转PDCA又会是怎样一种情形呢?

个人的场合,如果养成习惯,做到每周一次对过去的行动做一番总结,必定能够取得相当客观的成果。但遗憾的是,能够养成如此良好习惯的人并不多见。

多数人则是一年一次,在公司领导面前笼统地对过去一年的经历做一番回顾,空洞地谈一谈未来一年的抱负并以此了结。

在这一点上,我自从走上社会以来,一天也没有停止过对自己的行为的反思。

无论工作多忙,晚上喝酒回来多晚,回到家后我都要抽出时间反思一天的行动,将结果记录在纸上。每到周末,我很少安排外出活动,总是把自己关在房间或者咖啡馆里,以半周、周、月、季度、半年乃至全年为周期制订出行动计划并且进行反思,这已经成为我生活中的一个组成部分。

关于个人运转的PDCA主题,可以是销售目标也可以是为报考商学院做准备,对此不同的时期会有不同的内容,只要是下决心想要达成的目标,都可以运转起PDCA循环。

通过阅读原文我们可以得到以下结论:

1.每周一次对过去的行动做一番总结,必定能够取得相当客观的成果。关键点为每周1次的反思频率

2.尽可能的减少外出活动并找到适合自己的安静空间用来制定行动计划和进行复盘反思。

3.只要下决心想要达成的目标,都可以通过PDCA循环运转来获得。

那么开篇提到的早起/写作/记账习惯的养成目标是否适合于PDCA 循环运转解决呢?

非但如此,估计还有人会说:“原来你说的就是PDCA啊,这我比你清楚啊,不就是计划(plan)、执行(do)、检查(check)、行动(Action)么,在我们公司只有管控质量的才会用,而且非常简单,能实际解决问题么?”

至于能不能,先不要妄下定论,看完书中的第二个片段以后便知分晓。

片段2

PDCA循环,原本是统计学者以改善产品质量为目的设计出的一种管理手段。在现实中,PDCA对于企业的业务经营,项目管理同样发挥出巨大的作用。

但说是这么说,现在的多数年轻人则认为“自己有没有负责一个团队,PDCA与现在的自己无关”。

PDCA适用于 所有课题对象。

搞好上下级关系;合理利用每一分钟时间;扩展自己的人脉关系;提升个人展示技巧;提高对外交涉能力;更好地服务于家庭生活;学会怎样交女友;培养兴趣爱好。PDCA无时不显示出巨大的威力。

正因为如此,PDCA成为年轻人 必不可少的的帮手。

心中有了目标,力争以最短的时间最快的速度实现目标,这其中,PDCA成为我们前进中强大动力。无论是公司业务还是个人生活,PDCA无时不有无处不在。

掌握了PDCA便是找到了捷径。年轻时养成转动PDCA的良好习惯,无论多么远大的目标,最终都可以圆满实现。

其中原因就在于,不断成长的PDCA自身也在日趋完善。

我在转动PDCA的初期,PDCA的对象还仅仅限于证券推销员的“新客户开发”。虽然只是“新客户开发”,其手段方法却是多种多样。对这些方法进行分析,从中 挑选出一两种最佳的解决方案,仍然离不开“PDCA”的帮助。要想因此取得成果,无疑还需要反复地实践。通过不断提高运行精度和运转速度,最终达到“技能的增长”*“增长速度的提高”这一集合增长的效果。

相信看完片段二后,自己内心已经有了答案,正如作者前文所提到的那句话:“PDCA无处不在”。只要你处处留心,时时留意,便可以通过“PDCA”的高效循环方法来解决自身的难题和困惑,正如有本书的名字一般《人生需要不断精进》。

那么看到这里,你可能会有些兴奋,发现了适合自己人生精进的方法,也可能相对比较冷静理性的在思考,写了这么多PDCA的好处,也能了解到它适合所有的课题,这里也许你会有疑问啦?

什么是课题呢?

所谓的课题,举个栗子——明年1月15日要去爬泰山啦,这里的课题就是包括路径的选择,也包括锻炼体的耐力、筹划登山经费以及准备必要的装备等等。

那么接下来自己又该如何精进呢?有没有具体的步骤和方法呢?

有,那具体又是什么呢?

首先看出传统意义上的PDCA,就是:制定计划,具体实施,成果验证,重新调整。一个循环结束后的成果产出,成为下一个循环的改善方案。


PDCA

举个栗子,也就是说:

目标—6月份养成早起锻炼的习惯,

第一步制定计划,比如每天7点钟开始跑步0.5小时,坚持1个月

第二步按照制定的计划开始跑步

第三步一个月下来,我实际跑了多少天,当天跑步有没有坚持跑0.5小时?做好记录

第四步,仔细一琢磨,这不对啊,0.5小时太长,早起7点车又多,不方便跑步等等,

那么怎么办呢?也好办,我来改善下吧,把前十天的时间改为15分钟,然后6:30开始跑步,再进行下一轮的验证,诸如此类,按部就班。

不知道大家看了会怎么想,反正笔者是觉得,这样做起来简单明了,清晰可见,很显然,正如图片中所描述的一样,便于我们大家去理解何谓“PDCA循环”。

但话又说回来,

运转PDCA的结果会是怎样的呢?

各个阶段的任务又是哪些?

如何制定目标才算合理?

如何制定计划,实施,行动检查才算有效呢?

看到以上问题后,读者是不是也会有同感,就是呀!看着简单,但具体到底到底怎么操作呢?

先来看第一步Plan(计划)

片段3

在计划阶段,首先需要确定所要达到的目标。目标不确定,任何事情都无从谈起。而且,这一目标必须制定得尽可能的详细具体,

制订的目标不允许含混不清,例如“早日攀登上较高的山峰”等。要明确制订出目标的具体内容,例如:“一年之后的近体那站在面前那座山峰的顶端”。那是因为目标制订得越具体,目标与当前所处位置之间的距离就越明确。距离明确了,未来一年中应当付出的努力,即必须解决的问题,或者应当采取的路径就会越清晰。

看到这里你是否已经掌握了制定目标计划的本领了呢,先让我们一起来回顾一下吧。

1.明确达成的目标,比如:我要减肥瘦身

2.明确制订出目标的具体内容,比如:通过早起跑步每天0.5小时,三个月后自己要瘦身15斤

3.目标路径越具体越好,毕竟PDCA的一半都是在制定计划。

那么有了一个目标计划以后,应该怎么办呢?当然是开始执行,如何开始执行,

请阅读以下原文:

片段4

紧接着实施阶段,我们要将这一解决方案划分为众多个行动措施,并将这些行动措施落实到具体任务,以利于组织实施。

这一阶段的重点,是尽可能迅速地将行动措施落实为具体任务。

通常情况下,制订了行动措施,知道“必须进行体能训练”,也知道“需要请有经验的教练指导”,但是由于整日忙碌,或者只是因为不感兴趣,便很难将行动措施立即落实为具体任务。如果把目标的达成日期确定栽了一年之后,事情就更是如此。

那是因为,如果没有提出明确的要求,人们总是会讲“舒适”和“紧迫性”这两个条件作为决定采取行动的唯一标准。

不难看出,这里作为

实施(Do)的关键点在于—— 迅速地将行动措施落实为具体任务

也就是说,既然刚才自己已经制订出了减肥的早起跑步计划,那么下一步的首要重点便是,迅速转化为第二天的行动来实现具体的计划,让自己走出舒适区。

然后也可以制订出合理的奖惩监督计划,让抽象的行动变得更加具体化,这样以来针对自己的目标完成也会产生积极向上的巨大效果。

那么接下来就是开始跑步锻炼,如果我就是一直这样坚持跑步可不可以?当然可以,但是假如你的跑步计划经过实施后,如何才能够随时让自己清晰了解到计划真的是否有效呢?

片段5

然而即使不进行验证,实施环节仍然始终处于运转状态。有人把PDCA循环淡出地理解为,开始于P并且按照一定的顺序不间断地连续运转。现实当中,PDCA循环一旦在最初阶段制订了计划,期后的主体便转移到了实施环节。在这一环节当中,人们将随时对实施情况进行验证和调整,根据情况还要对计划做出适当修正,为此,这就给人一种错觉。

似乎不进行验证(只要PDCA循环不停地运转),仍然可以根据当初制订的计划实现总体目标。

殊不知,这其实是PDCA循环中的一个陷阱。

早上起床后仍在坚持长跑训练,可身体却早已具备了足够的耐力。

既然如此,坚持长跑训练就显得不那么重要了。明智的做法是,腾出更多的时间用于攀岩技巧的训练。

就如同原文提到的已经习惯于长跑计划,反而无法对目标起到任何合理有效的作用,为什么还要继续坚持呢?

这时候应该怎么办呢?学会向自己提问:

既然如此,有没有其它更加有效达成目标的训练方法呢?

会不会有哪些潜在的路径步骤是自己目前尚未发现的呢?

等等,通过提问自己来找出,另外一种适合自己达成目标的方法,正如同原文中提到的——攀岩技巧练习同样适用于达成目标。

然而,所谓的计划目标通过一段时间的验证后,总是能够发现一些或多或少的瑕疵需要进行进一步的调整,

片段6

根据验证结果,提出调整方案,并转入到下一个 PDCA循环。

调整方案,归纳起来有以下四大种类。

1.对总体目标的调整

2.对实施计划的大幅度调整

3.对解决方案以及具体措施的调整

4.不需要调整

针对于以上四种调整方式适用于不同的验证情况,以下将会逐一进行举例说明。

首先,总体目标调整主要指的是通过验证后,结果将会改变目标的方向或者是让目标达成延期,比如:跑步三个月瘦身15斤,通过两个月后的验证后,发现才瘦身3斤,显然不符合正常的计划实施及目标达成,这时候就要调整目标,比如瘦身8斤。

然后实施计划的大幅度调整又是怎样呢?原本是早起锻炼0.5小时,6:30跑步,8点上班;可现在公司修改了作息时间改为7点上班?这时候,就需要5:30起来跑步,可以你又实在起不来,咋办?就需要调整整体的计划,改跑步为室内器械训练又或者是其它。

紧接着就是解决方案以及具体措施的调整,还是跑步,跑了2个月后,发现半小时的跑步一点悬念也没有,基本上跟平时走路差不多,这时候怎么办呢?可否提升下跑步的速度,通过跑步速度的提升来继续目标的有效达成。

最后一项,不做调整,假如在过程中,一切都是预想中的那样去实施和达成,当然不用再去过多的调整,只要继续进行下去就可以了。


新的PDCA循环


最容易犯错误的,是那些仅仅根据自己的想法去行动的人。——沃维纳格

有了好的想法和创新,就需要立即付诸于行动,那么如何才能保证有效的行动而非无效的无用功呢?通过高效PDCA术即可达成,

合理量化目标,迅速付诸于行动,过程中不断地验证成果,

通过有效的验证来进行

改善、延伸、中止、继续

无论如何,Just do it!

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