《零秒工作》是《零秒思考》的姊妹篇。因为上一周读的是《零秒思考》,所以《零秒工作》的阅读相对轻松。这本书全名为《零秒工作:速度解决一切的麦肯锡工作术》。开篇前言提到两个单词:Fast和Early,配上封面的Speed,我将之组成为一个公式。
一、Fast + Early = Speed
Fast快,指的是单位时间里的工作效率。这里的快是一种速率,更是一种决断力。我将之理解为《零秒思考》中的瞬间决断力。零秒工作可以拓展为日常生活的方方面面,可以是职场中迅速决策是否跟进一单销售,可以是知识付费平台零秒决定是否加入学习,还可以是网购平台迅速选择是否下单购入,甚至只是日常决定是先做家务还是先陪孩子做作业。重视“快”字诀,可以迅速地推进一件又一件的事务,这是思维决策领域的“快”,亦是最重要的那个“道”。
技能上的“快”却是包罗万象,如何提高信息采集速度、如何提升打字速率进而迅速完成文档制作、如何高效开会、迅速回复邮件、高效沟通等,不过是在“术器用”的层面。
另一个词:Early早,指的是“提早”、“清早”等时序。完成工作的最佳时限是前一秒:你完成了。我不禁想起鲁迅先生在三味书屋的书桌上刻下的那个“早”字,从此刻下一个信念,时时早、事事早!凡事提早、趁早完成,意味着时间充裕,有着反复修缮、修改的机会。大凡成功的人都深深懂得“赶早不赶晚”,早一步就领先一步,领先意味着先发优势;能够尽快参透“早”字的人,往往已先一步成功了。
早的另一层含义是“清早、早上”,这说的是“一日之计在于晨”。晨型人,在别人刚刚爬出被窝时,已经跑步运动归来,已经阅书写作一小时。每日早起,利用晨光,做让自己增值的事,完成八小时之外那最关键的个人成长两小时。一天、一月、一年的差别也许不大,五年、十年后就是截然不同的两世界人。
“早”与“快”构成了“速度”的两大基点。思维层面战略上的“快”决定了行动上的迅速落地,技能实操层面的“快”则确保执行过程中的速度,而有意识的“提早、赶早”则成就了不可破的速度,成就了零秒工作。
二、提升工作速度的8个原则
怎样提升速度?书中第二章提出了8个原则。
提升工作速率的8个原则:
原则1:首先形成整体印象
原则2:工作不要过于细致
原则3:掌握工作的要领
原则4:形成良性循环
原则5:对改善方法本身做改善
原则6:凡事提前
原则7:凡事先行一步
原则8:尽量避免返工
“原则1:首先形成整体印象。”想要迅速地完成工作,就需要首先从战略层面理解自己想要的工作的最终成果是怎样的?为了取得最终成果需要做怎样的规划、步骤安排?考虑从什么地方着手才是最有效的?通过这份梳理,明确整体的目标方向,到具体执行时方不致于瞻前顾后、犹豫不决,而是一日千里,迅速奔向目标。然后在原则1的基础上,再加入“原则3:掌握工作的要领”,在整体把控的基础上,掌握工作中关键环节的操作要领。遵循这要领准则,有的放矢地逐步推进相关工作;进而做到“原则8:尽量避免返工”。尽管返工时有发生,但在事情刚刚不对劲时的返工与工作基本完成时的推翻重来却是在速度上有着本质的区别。
“原则2:工作不要过于细致。”认真细致是个好习惯,但过于细致却极易本末倒置;这也是惯常所说的“完成比完美更重要”,更有可能是执行者未仔细思考便着手工作的问题。对于零秒工作,一定是出成果要比出完美的成果更高效。对于认真、细致的人而言,若只是一味地追究细节,讲究“慢工出细活”,那极有可能以偏盖全,在某一细节钻牛角尖,却在全盘方向上失去整体统筹。
“原则6:凡事提前。原则7:凡事先行一步。”主要围绕着“早”来提炼。“原则5:对改善方法本身做改善”,则是提速“快”的一种;尝试改善方法的人不少,但是努力做到彻底改善的却不多。当速率提升、效能呈现,就会出现相对理想的“原则4:形成良性循环”。我们应当主动规划良性循环,但却不应太过苛求;有一份“但行好事,莫问前程”的心态更易让“良性循环”水到渠成。
三、提升工作速度与效率的具体技巧
1、收集各方信息的技巧:每日早晚在家中各取30分钟阅读信息,以确保了解各方动态、行业前沿讯息等。
2、快速录入技巧:一是通过训练盲打,实现电脑键盘任一健均可盲打输入,可快速提升输出效能;二是多使用常用快捷键,可无形中提升操作速率,节省时间;三是建立用户词汇库,方便个人高速录入,做到“快”!
3、定期提炼可复用“范文”:通过建立“范文文件夹”,实现已建文档的二次利用。
4、定时断网,提升专注力:可以每天几次,每次断网一小时,用于写作等。
5、高效会议技能:一是将所有会议时间减半;二是将开会次数与出席人数也减少一半;三是使用白板、组织高效讨论。
6、邮件处理技巧:一是收到邮件立即回复,即便是难以回复的邮件,突显一个“快”;二是复杂问题直接电话交流,回应高效更能推进工作。
7、解决沟通障碍亦能带动工作速度:一是做到认真倾听不插话;二是会议发言归纳成3-4点,发言时可以看自己归纳的笔记;三是要直接传达自己要表达的信息,不拐弯抹角;四是书面纪要共享会议决议;五是不居高临下,要积极反馈;六是避免与“合不来、有恶意、病态”的人打交道。
《零秒工作》类似于《零秒思考》的应用实例。无论求“快”、求“早”、还是求“速度”,总是追求一份更高效能的决策、完成;正如武林高手的各类武功心法、内功、招式;快了,即便有破绽也能在瞬间弥补。正所谓“天下武功、唯快不破”;迅速落地一桩桩、一件件,想得清、望得远、快执行,做到零秒工作!