如何高效开会

1.什么样的会值得开?

非开不可的会有三种:

第一,话题有很大的不确定性,需要共同协商,比如公司下半年采取什么销售策略;

第二,问题不难但很繁琐,需要大家一起共享信息,比如办公室搬迁

第三,众口难调又必须达成统一意见,比如团建去哪儿玩

2.如何做会前准备

心中有数,即使话题结论可能待定,但是对于会议的整体节奏、各利益相关方角色、待决策重点、偏好假设、可能问题等有一些基础准备工作,而不只是一个发起人

3.如何开始一场会?

开场的时候,为了让大家对会议有预期,在信息宽带上拉齐各方的认知,建议话术:

拉齐预期:今天开会的主要目的是要解决.....问题;会议时间

拉齐认知:关于这个问题有如下重点背景信息同步;今天讨论这个问题主要会涵盖几个方面......,; 现在我们一个个开始;

拉齐规则:必要时可以预定下会议纪律,手机/发言方式(尤其适合之前有冲突的讨论), 时间管理

4.怎么防止开会中间有人走题?

视觉化的管理方法,把内容呈现出来。把主题写在正中,围着它画一个圈,如果有人的发言和主题强相关,就可以写在圈内,不那么相关的写在圈外。

5.层级高的领导一直在发言,但言之无物,怎么办?

两个方法:

第一,肢体语言提醒他,比如指一下钟表

第二,可以替他总结“不好意思确认一下,您看我的理解对不对,您刚刚说的是.......”既让他感觉受重视,也自然地中断了他的发言

6.会议中两个人针锋相对,起了争执怎么解?

为了避免两人抬杠,可以利用会议主持人的身份,增加控场能力,建议双方轮流发言,在几分钟之内阐释自己的主要观点,然后让参会者投票,而不是任由这两个人一言一语地来回说。

7.如果大家带着负面情绪来开会,怎么疏导?

情绪需要被看见,交流80%是情绪,20%是内容。遇到大家带负面情绪,建议的做法是,先呼吁大家大胆说出负面情绪,再唤醒大家的正面情绪。比如让大家写下内心想要发泄的负面情绪,同时写下能怎样可以让事情变得更好,唤起正面情绪。

8.线上开会时,怎么拉住参与者的注意力?

线上开会,尤其是只有语音、没有视频的会,参会者非常容易走神。身为主持人的你,可以多叫叫大家的名字,因为人对自己的名字都是很敏感的,或是用比面对面更夸张的语气来说话,避免听起来太平淡。

9.怎样保持最终决策是最佳方案?

在会议的最后,投票选出一个支持者最多的,但其实,每个人都有自己的判断标准,最后投出来的方案或许也不是最完善的。可以选择“合并优势清单法”,用整合而不是选择,让大家选出每个方案前三项优势,然后整合成一个博采众长的最佳方案。

10.怎么结束一个会议?

散会前,重申一下会议的结论,各自的分工,说一句“本次会议的结论是.....XX需要负责......大家还有疑问吗?”这能让所有人明确自己的职责,减少执行时出现矛盾的可能。

11.如何做一份好的会议纪要?

好的会议纪要必须突出会议的重点和结论。会议的内容分为4个区域:待解决问题、已经讨论出来的问题、最终决定的决策、留待讨论的问题

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