时间管理 | 简单易行的番茄工作法

手绘图片镇楼

看完《番茄工作法图解》这本书,写一篇读书笔记来和大家分享,自己也正在慢慢尝试使用,大家也可以一起来。

这是一个很好玩的时间管理方法,简单、易行,可以根据自己的实际情况随时调整,并且通过记录、检讨进行PDCA,最终形成一种习惯!


一、番茄工作法概述

关键是开始行动


别考虑任务有多复杂,重要的是开始,再开始!

别想着“这个任务好复杂,怎么做得完啊”,想想“我从哪里开始呢?”

1. 选定一项任务,定时25分钟,开始工作,时间一到就休息5分钟;

2.工作25分钟,休息5分钟,如此循环,完成第4个25分钟时,休息15分钟。

3.中间5分钟休息时间,请让自己放松,溜达、喝水、看看窗外、打个盹也行……

为什么要定时25分钟,为了强迫自己进入正襟危坐、全神贯注的姿势,因为强迫自己在25分钟之内专注当前工作,要比东张西望等待灵感有效得多。

番茄工作法一天结束前的3件事:记录、处理、可视化。

1.记录:当天数据归档——完成几个完整的番茄钟,被中断的次数等等;

2.处理:从数据中提取有效信息,比如可以找出不受打扰的时段,最容易被打扰的时段等;

3.可视化:将信息以某种方式组织好,找出改善方案。

坚持2周,再来调整,25分钟并不是绝对的要求。

也许经过调整之后,对于你来说,45分钟更加适合作为一个番茄钟,也没关系,那就设定45分钟即可。

只是我建议大家先从25分钟开始,如果坚持专注25分钟都有问题,那就从15分钟开始也未尝不可。


二、番茄+清单

待办清单很重要


1.把近期要做的事情列成一张“任务清单”,这个近期可能是1个月、2个月或者3个月甚至更长。

2.在一天的开始,从“任务清单”中提取最重要的任务,填写到“今日待办”清单;

3.如果今天没打算做的事情,就别写到“今日待办” 清单;

4.将“今日待办”清单按重要程度排序,最重要的排在第一位;因为仅仅写出一张任务清单是不够的,关键在于选择。

5.启动番茄钟,开始攻克今天的第一项任务。

有的时间管理老师也提到,“今日待办”这种清单不太现实,因为大部分工作并不是一天就能做完的,可能需要几天甚至更长的时间。

这时候,如果把事情放在“今日待办”清单中,一旦当天没有完成,就会对自己的自信心造成打击。

如果你也有这种顾虑,可以改为“本周待办”,即某些事情是一周要完成的。

也许你会说,有的项目比较大,一周也未必能完成啊,没关系,你只要在“本周待办”当中写明本周应该完成到那个阶段即可。


三、番茄钟预估——培养时间敏感度

你能准确估算一个任务所需要的时间吗?


1.预计每项任务需要的番茄钟(25分钟)个数,然后开始,即使无法按预计完成也没关系,因为你已经尽力了。

2.如果一个番茄钟还没到就搞定了一个任务,那么,请不要切换到其它任务,可以回顾、检讨、总结这个任务的完成经过。

3.如果一个任务预计超过7个番茄钟,那么说明这个任务太大了,需要分解成几个小任务进行。

4.如果一个任务小于一个番茄,合并其他小任务,凑足一个番茄钟。

5.预估每个任务需要几个番茄钟,完成之后,实际与预估对比。详细记录哪些高估了自己的能力,多用了番茄钟时间(+N),哪些任务低估了自己的能力,少用了番茄钟时间(-N),(N代表番茄钟个数),如果N值太大,说明我们的时间敏感度非常不够,经常算不准。

日积月累,我们预估时间的能力会越来越灵敏,每当你接到一个任务,只要这个任务不是全新的任务,你都可以比较准确地预估出大概需要多长时间即可完成。

当我们的时间敏感度越来越强的时候,我们所做的工作计划就会越来越准确,也就可以在番茄钟之间设立适当的缓冲时间,帮助我们更好地在任务之间进行切换。


四、番茄钟被中断


这个世界上总有意外发生


番茄钟时间之内,尽量不要中断,不要被打扰,因为每一次打扰,大脑的工作区就会丢失一些信息,重新找回状态的代价挺大的。

中断有两种情况,一种是自己走神,想起有其他的事情要办;或者被电话、短信、微信等信息打断。另外一种是外部中断,别人过来交付新的任务,或者自己忘记了,别人过来催促的任务等等。

内部中断——自己走神,用【’】记录中断次数,马上将需要做的事情记录到待办清单就好,并加上【u】(计划外)标记,尽量不要中断当前番茄钟。

外部中断——别人打扰,用【-】记录下来,同样将需要做的事情记录到待办清单,加上u标记,尽量不要中断当前番茄钟。

如果番茄钟时间还没到,你就转而去做另外一个任务,那么这个番茄钟不可记录到番茄钟的个数中去。如果一天当中【u】特别多,就要检讨我们的计划是不是有问题,因为有这么多计划外的任务我们都没有预计到。


五、团队番茄工作法

一起来,更精彩


番茄工作法并不限于个人使用,团队也可以灵活变通。

比如会议,一个会议有3个议题,那就每个议题25分钟,然后休息5分钟;再继续下一个议题。

在家里,可以和自己的小孩一起用一个番茄钟:你工作,小孩写作业,专注25分钟,一起休息,一起重新开始,哈哈,好像挺好玩的吧!


六、仪式

做事的前奏


仪式就是执行一套相同的动作和准备程序。这样的目的是使大脑自我调整,进入执行某类事务的最佳状态。

比如很多比赛选手在比赛正式开始之前都会有自己的热身活动,优秀的选手一般都会是同一组动作,因为思想和肌肉都已经形成了条件反射,只要这一组动作一出现,思想和身体都会自动进入最佳状态。

对我来说,健身锻炼就需要一个仪式:换上运动鞋、运动服,打开健身视频或者APP。

不要小看这样一个简单的仪式,很多人健身无法坚持,就是因为缺少一个仪式,导致每次都是惰性取得了胜利,而简单的仪式可以很好地战胜你的拖延症,养成良好习惯!

“番茄工作法”本身就提供了一个仪式,一旦开启25分钟倒计时,就开始专注做好一件事。形成习惯之后,只要一打开番茄钟,大脑会自动集中注意力。


APP推荐

安卓和苹果都支持

“番茄土豆”是基于番茄工作法的一个时间管理APP,我也最近才刚刚使用,如果你也感兴趣,不如也下载一个试试看。




一起来玩个游戏吧


我写完每篇文章之后,都会在最后写下一句诗词,大家在评论中留下这句诗词的后面一句。

比如,我在文章最后写下:床前明月光。

那么大家就在评论中留下:疑是地上霜。

这句诗词就是我们的暗号,暗号对上了之后,大家随意对文章发表其他评论即可。

只留一句即可,不用太多,而且尽量手打,不要复制过来。

千万不要复制整首诗词放在评论里哈。

我从我最喜欢的一首超长的唐诗开始了,请在头脑中想象诗句当中的场景,很有感觉哦,我提供的诗句是:

春江潮水连海平

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