GTD久闻大名,近期参加了一个大师的讲座,分享如下。
心理预期
先说一下预期,因为大略知道GTD是与时间管理相关的东东,去听课的主要预期为:
- 四象限理论,即将任务分解为重要与否与紧急与否组成的四个象限,分门别类处置;
- 在工作中如何应用GTD产生实效,如果有一些好的工具使用方面的介绍,将受到欢迎。
- 除了工作,在家庭教育方面,比如小孩子学习方法方面能否应用GTD
哲学境界
演讲者是一位经过国际GTD组织认证过的大师,演讲开始前提出因为版权原因不能拍照录像,这点与当今中国开放分享的大趋势似乎有些背道而驰。
演讲者首先从着哲学理念开始讲解,指出人脑最大的特长是创造、创意,而不是存储和记忆,因此我们的头脑需要经常清空,做到心静如水(Mind like water)。
我们每个人都面临的外部的信息大爆炸和内心的焦虑的困扰,只有习惯性清理这些事务,对每件事情做出合适的处置,才能使我们的头脑时刻保持最佳状态。
五个步骤六个方法
GTD不是时间管理,GTD并不复杂,任何人都会,只需要遵循下列步骤和方法。
STEP1:Capture捕捉
即收集素材,把头脑中要处理的事情“外化”,最简单的办法是列清单,记录在笔记本或电脑、手机里,而不要留在大脑中。堆积在大脑中是最容易出问题的,积累越多,大脑越不能保持清醒。
STEP2:Clarify判断
接下来就一个一个处理这些清单,可以按顺序,不必刻意挑选。
每件事情都有2种选择,一个是做,一个是不做。具体来讲,又各自分为3种方法。总体上是一道相对简单的判断题。
- 做方案1:2分钟内就能做完的,马上就做
- 做方案2:延迟做,把这件事情列入或转移到待办清单中
- 做方案3:授权别人做,自己只需要关注结果
- 不做方案1:扔掉,或销毁,再也不关注此事
- 不做方案2:作为参考资料收藏,列入参考资料库
- 不做方案3:孵化处理,过一段时间再说,列入孵化清单
需要指出的是,我们都知道,事情是永远也做不完的,所以判断筛选哪些事情不做,也非常重要。
STEP3:Organize整理
这一步是对第2步判断后的细化处理过程。这个步骤非常重要,是做事情列计划的重要体现。
比如对于一步无法完成、相对复杂的工作,应列入“项目”计划,分步骤按计划完成;对于有明确时间点的事情,可列入“日程表”;有的工作需要“等待”有关联事务才能开始,有的要“下一步”才能做。
应尽可能区分做与不做的事情类别,不要混为一谈。
STEP4:Reflect回顾
这个步骤有点象“除了低头走路、还要抬头看天”的味道,每过一段时间需要对所有发生的事情审视(Review)一下,比如每周,或每个月,看看大方向、大思路是否正确,是否可产生新的创意或方案,这个过程可戏称为“和自己约会”。
STEP5:Engage行动
这个步骤就是去做事情,去完成这些任务。所谓知易行难、知行合一,计划好了的任务需要一件一件去落实、简单的去完成他们,才能不断清理积累的任务。去简单地做,而不是停留在完美地策划上。
学习小结
这次学习没有看到老师对具体工具的介绍,而是从哲学思维讲到方法论,进而影响行为习惯,最终体现在行色各异的工具上,老师的意思是工具只是外部载体,每个人都可以选择适合自己的工具。
我的理解是:GTD就是“1个哲学思维、5个处理步骤、6个选择方法”,通过GTD的不断实作,养成清空头脑、简单做事的习惯,时刻保持清醒。
列清单大家都比较熟悉,判断也相对简单,具体在整理和回顾方面还需要有更多的投入和实践,以后继续关注、学习、总结。