一、规划采购管理(规划过程组):记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。
作用:确定是否从项目外部获取货物和服务。如果是,则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。
输入:
1. 项目章程;
2. 商业文件:商业论证,效益管理计划;
3. 项目管理计划:范围管理计划,质量管理计划,资源管理计划,范围基准;
4. 项目文件:里程碑清单,项目团队派工单,需求文件,需求跟踪矩阵,资源需求,风险登记册,相关方登记册;
5. 组织过程资产:预先批准的卖方清单,正式的采购政策、程序和指南,合同类型;
工具与技术:
1. 数据分析-自制或外购分析;
2. 数据收集:市场调研;
3. 供方选择分析;
4. 会议;
输出:
1. 采购管理计划:包含要在采购过程中开展的各种活动;
2. 采购策略:如果决定从项目外部渠道采购,就应制定一套采购策略,包括项目交付方法、具有法律约束力的 协议类型、如何在采购阶段推动采购进展;
3. 招标文件;
4. 采购工作说明书(SOW);
5. 自制或外购决策;
6. 独立成本估算;
7. 供方选择标准;
8. 组织过程资产更新;
合同:
1. 总价合同:此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。适用于:已明确定义需求,且不会出现重大范围变更的情况下使用。
1)固定总价合同(FFP):是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同。
2)总价加激励费用合同(FPIF):允许一定的绩效偏离,并对实现既定目标给与相关的财务奖励(通常取决于 卖方的成本、进度或技术绩效)。在FPIF 合同中,要设置价格上限,卖方必须完成工作并且要承担高于上限的全部成本。
3)总价加经济价格调整合同(FPEPA):适用于:卖方履约期将跨越几年;将以不同货币支付价款。 允许根据条件变化(如通货膨胀、某些特殊商品的成本增降),以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。
2. 成本补偿合同:向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本(可报销成本),外加一笔费用作为卖 方的利润。适用于:工作范围预计会在合同执行期间发生重大变更。
1)成本加固定费用合同(CPFF) :为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本,并向卖方支付一笔固定费用,该费用以项目初始成本估算的某一百分比计算。
2)成本加激励费用(CPIF) :为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本,并在卖方达到合同规定的绩效目标时,向卖方支付预先确定的激励费用。
3)成本加奖励费用(CPAF) :为卖方报销一切合法成本,但只有在卖方满足合同规定的、某些笼统主观的 绩效标准的情况下,才向卖方支付大部分费用。完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定奖励费用。
3. 工料合同(T&M,时间和手段合同) :兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同。适用于:在无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持。
二、实施采购(执行过程组):是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。
作用:选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。
本过程最后的成果是签订的协议,包括正式合同。
输入:
1. 采购文档:招标文件,采购工作说明书,独立成本估算,供方选择标准;
2. 卖方建议书;
工具与技术:
1. 广告;
2. 投标人会议;
3. 数据分析:建议书评估,加权系统,筛选系统;
4. 人际关系与团队技能:采购谈判;
输出:
1. 选定的买方;
2. 协议;
三、控制采购(监控过程组):是管理采购关系、监督合同绩效,实施必要的变更和纠偏,以及关闭合同的过程。
作用:确保买卖双方履行法律协议,满足项目需求。
输入:
1. 协议;
2. 采购文档;
3. 批准的变更请求;
工具与技术:
1. 索赔管理:有争议的变更也称为索赔、争议或诉求;索赔和争议的处理顺序:1、谈判 2、ADR(替代争议解决方法) 3、起诉。
2. 数据分析:绩效审查,挣值分析(EVA),趋势分析;
3. 检查;
4. 审计:采购审计是甲方对自己整个采购过程的审计;
输出:
1. 采购关闭;