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商务英语写作：邮件主题行
笔胜于剑，落笔无悔：点开商务英语写作的金手指。大家好，我是王参谋。今天我想分享高效商务英语写作的第三个窍门——邮件主题行的写作方法。
英语里有一句话说得好：
Emails are to express, not to impress.
邮件写作是为了快，不是为了炫。
所以，一切都是为了效率，那先从邮件主题行说起吧。
邮件主题行
邮件的主题行，也称为主题句、事由，它应该能快速地：
➀概括重点：具体清晰表达核心信息
➁目的明确：积极正能量地解决问题
➂抓人眼球，如：
请看例子：
➀Subject: Need 3 A-models by Tuesday
主题：周二需要三个A型模型
这样的表述非常具体清晰。
➁Subject: Information
主题：信息
这种表达意义不大，哪封邮件不是为了信息呢？
可以改为：
Please send information about ABC customer request.
请发送ABC客户的具体需求
➂Subject: UIUC history
主题：UIUC历史
这样的表述比较简洁明了。
或者：Any web pages about the history of UIUC?
主题：有哪些UIUC历史的网页介绍？
看看下面的主题行有什么问题，如何修改？
➀Meeting Report
主题不清晰。建议改为：
July 16, 20XX sales meeting report: consensus reached
➁System Breakdown
主题不清晰，而且都是负面信息。建议改为：
Reminder and hotline support to IT system breakdown from 3-5 p.m. July 20
➂Trip Report
主题不清晰。建议改为：
Shanghai business trip report to CMCC customer from March 4-9
➃Vacation
主题不清晰。到底是已经休假了，还是申请休假？没有说明白。建议改为：
Application for vacation leave from Aug. 5-15 and Bob as backup
➄Annual dinner
主题不清晰。建议改为：
Annual dinner invitation: Hilton Gala 7-10 p.m., Jan. 12
➅Customer’s complaint
主题不清晰，只说了问题，没有解决方案。建议改为：
First-aid to Hong Kong customer complaint on after-sales service
➆Rats!
这是一家公司的员工，发现茶歇室里由于饭盒没有按时清理招来了老鼠，于是用这个词提醒大家。
可是该词是英语中比较粗鲁的表达，仅次于一些骂人的话了。写邮件的人没有经验，居然群发给了所有员工，甚至惊动了总经理，提醒她这个词表达不雅。应该改为：
Alert: mouse found in pantry. Clean up.
别小看邮件的主题句，它可是会给别人留下第一印象哟！
组织邮件主题
放到更完整的场景中，我们又该如何组织自己的邮件主题呢？
请看以下两个例子：
➀ (Your Company) is looking for a hotel or conference hall with reasonable price to hold its annual feast. You are informing your manager or the GM that you have found a good offer.
可以这么写：
Subject: Good offer from Beijing Hotel for our annual feast
一定要在邮件主题中突出重点，表明一定的结论
➁You are an HR staff member and have to inform all (Beijing) colleagues of this annual event. You need to have their response to make reservations.
Subject: Invitation for annual feast and confirmation expected
这封邮件的主题有两个目的：
✎邀请公司员工参加年会
✎要求确认是否出席，以便安排具体事宜，所以应该清晰地表达出来
此外我想附加说明一下，我们应该注意邮件中使用的称呼，体现专业得体的风格。
以下打勾的(✔)都是恰当表达，而打叉的(✖)都是应该避免的称呼：
邮件的主题行会给别人留下第一印象，也是别人决定是否打开邮件的敲门砖。
我们应该以解决问题为导向，而不是以抱怨为出发，重点突出，简洁有力。
笔胜于剑，落笔无悔，点开商务英语写作的金手指。期待下一讲与你相见。
王参谋
你在商务英语写作中喜欢用什么样的主题句呢？欢迎与我们分享。
