在每天的日常中，我们都要面对很多的工作。

不论你的身份是学生还是上班族，合理地规划和运用时间，才能保证白天8小时的效率。

按时完成工作才能更好地用剩下的时间去做新的尝试，无论是个人能力的提升还是兴趣爱好的培养。

我是一个手帐爱好者，也是一个实践者。(●^Д^●)

对我来说一个重要的命题就是：如何把手帐和时间管理结合在一起？让他们更好地服务我的生活？

时间“四象限”工作法

著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，可以分为四个“象限”：紧急且重要、重要不紧急、紧急不重要、不紧急也不重要。

“四象限”工作法的一个重点就是处理重要但不紧急的事情，因为如果一直不处理这个象限的事情，那么随着时间的延长，这一部分事情就会变成重要且紧急的事情。

如果你每天要处理的重要且紧急的事情太多，那么你一天的安排和任务就又多又满，每天被任务和计划拖着走，疲于奔命。但是如果你能在日常的生活中一点点拆解重要但不紧急的任务，每天完成一部分，你的重要且紧急的任务并不会越来越多，反而你的生活会变得更有条理，也更轻松。

第一象限是重要且紧急的事。

举例：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等。

这是我们需要尽快解决的事情，因为不尽快解决，就会给生活造成不好的影响。同时我们也要意识到很多重要且紧急的事，都是因为在它们还是重要不紧急的时候，我们一拖再拖或准备不足，而变成了迫在眉睫。

如果总是这样子你只会觉得很“忙”，但是这种“忙”是一种有人在追着你跑的感觉。

第二象限是重要但不紧急的事。

举例：主要是与生活有关，包括长期的计划、长期的目标或是下个月才需要完成的某一项任务。

长期的计划和目标，多与个人的发展息息相关，不论是职业的规划还是某项兴趣技能从0到1的培养。这个象限的任务需要我们每天预留出一定的时间来不断地输入，如果持续荒废，那么只会越来越多的任务变成重要且紧急的事情。

对于重要且不紧急的事情，我们需要事先做好规划，可以将一个长期的任务拆分成每天需要做的事情，在每一天中给这些任务留出一定的时间，且要保证它们的完成。由于完成的时间节点（deadline）比较遥远，所以需要我们主动去安排任务，且保证执行。

第三象限是紧急但不重要的事。

举例：电话、会议、突来访客等。

这些看似是紧急又重要的事情，但是其实是因为紧急感（迫切的需求）会让我们产生“这件事很重要”的错觉，实际上就算重要也是对他人而言。如果我们花很多时间处理这个象限的事情，其实根本没有解决我们最需要做的事情。

第四象限属于不紧急也不重要的事。

举例：刷剧、刷微博和朋友圈等。

这一象限的任务其实是需要的。我们每一天大部分时间都在处理前面三项的任务，我们需要休息和放松来让心灵得到缓冲。适度的休息和放松是有益身心健康的，但是把过多的时间和精力放在这个象限就很容易产生空虚的感觉。

处理顺序划分：

先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。

吃掉那只青蛙

原理：如果你每天早上按时完成最重要的任务，那么剩下的时间就会相对轻松很多。

其实这就是一个优先级的问题，每天早上先攻克那个最难的任务，那个你最不想完成的任务，从一开始就把你最可能拖延的工作完成，剩下的工作就会相对简单很多，毕竟他们都还不如第一个任务那么辛苦。

把这个方法提高到另一个层次，即你第一个要做的事情，是能让你更接近首要目标的任务。

对于我来说，早上起床之后的那段时间我一般会用来读文案类的书籍或是用来写作。

因为早上很少会有干扰，是我注意力最专注的时间。

同样的原理，一上午的时间，我一定会用来完成对我来说最难的任务。

每天一早完成最重要的事，还卸下了你拖到晚些时候完成的压力。如果到晚上你发现还有X、Y、Z工作没完成，那太令人沮丧了。所以，每天早上就把事情做掉，特别是趁着你还有精力和专注力的时候，将避免身体上的更多压力。

番茄钟

提到时间管理，最常用的小技巧就是番茄钟（Pomodoro）。

无论是否和手帐结合，这都是时间管理中非常有效的一个工具。

原则：一次只做一件事，现在就做。

原理：集中精力工作25分钟后休息5分钟，这视作种一个“番茄”。

哪怕工作没有完成或是工作状态非常好，如果提示音响起，也要定时休息，然后再进入下一个番茄时间。

PS：如果工作效率非常高的状态或是已经很习惯番茄钟的模式，并且自控力较强，可以尝试一下子定2个或是3个番茄钟，然后休息10或15分钟分钟。

工具：笔，计时器，纸（手帐本）。

笔是记录事项的工具，计时器是用来记录时间的。

现在有很多应用番茄钟原理的app，不仅方便还颜值高。

我自己用过的是forest和潮汐（Tide）。这两款给我的体验很好。

好的用户体验在于它能满足你明确的需求，且操作非常简单，界面干净清爽。

“番茄工作法”的使用情景：

a. 若今天想要高效率做事 ——> 采用番茄工作法，提高效率

b. 若今天想随性地过 ——> 弃用番茄工作法

并非我们每一天都需要按照番茄钟来生活，我们可以自己选择。但是无疑在工作或学习的时间，采用这种方式能提高效率。

什么是中断？

内部中断：

a. 我刚开始一项任务，微信亮了，我要看一下是谁发来了什么信息？——这是中断。

b. 我开始新的任务不久，肚子饿了，要不要吃点东西？——这是中断。

c.  我写了一会儿，突然想起要回给朋友一个短信，诸如此类……——这是中断。

外部中断

a. 我在写作，突然我的老板打电话需要我做一项很紧急的工作。——这是中断。

e. 我在写作，我爸进来让我去买点菜来。——这是中断。

中断无处不在也不可避免，干扰着我们完全专注于当前的任务。中断分为外部中断和内部中断。

对于内部中断，我们应接受中断，记录好这些临时的灵感或是任务，继续专注于当前的工作。当完成当前的任务，再安排由于内部中断产生的任务；对于外部中断，我们应尽量采取策略，让自己在尽量不被打扰的环境中工作。（当然，老板委派的任务要好好记录，早点执行）

中断并不可怕，我们要做的就是从容地接受它，然后淡定地继续我们的番茄钟。

如何休息？

完全放松。

不想任何事情，也不要刷微博、微信朋友圈，也不要因为工作效率高就把这段休息时间略过，继续工作，当然你可以根据自己的能力做出调整。不过如果你从来没有接触过番茄钟，请先按它最基本的要求来执行。当你真正的掌握它的工作原理和技巧之后，在自身习惯的基础上进行调整是完全可以的。

那么这三项时间管理的概念是如何和手帐结合呢？

最简单的就是和TO DO LIST结合。

每天开始的时候规划今天要完成的几项任务，将任务逐项写在手帐上。

在每一项的后面，设定完成此项任务所需要的番茄钟个数。

按照紧急和重要程度依次完成（四象限工作法稍后提及）。

开始番茄钟，直到番茄钟结束的铃声响起。

停止工作，每25分钟休息5分钟（活动、喝水等）。

如果在自己设定的番茄钟个数内完成工作，则在任务项前的方框中打勾。

如果没有完成，继续估算完成任务所需的番茄钟个数，继续设定，然后开启番茄钟工作模式。

PS：如果在某个番茄钟的过程中，突然想起要做的事情或是突发的灵感，可以记录在手帐当天页面的固定位置处或是写在便利贴上，贴在手帐上对应的位置。当完成这项任务后，根据想到的这项任务的紧急重要程度进行安排。

一天的开始，根据任务的重要性，计划当天的任务及完成任务所需的番茄钟个数，记录任务的完成情况。

一天结束时，回顾反思这一天任务的完成情况，根据记录的番茄钟数据来了解自己的工作能力和工作不足，更好地提升自己。