Excel 与商业智能

何为商业智能

商业智能(Business Intelligence,简称 BI),又称商业智慧或商务智能,指用现代数据仓库技术、线上分析处理技术、数据挖掘和数据展现技术进行数据分析以实现商业价值。

这是百度百科上的解释。简单来说,商业智能就是通过自动化的方式为决策者呈现数据,提供决策依据。

Excel 大家应该很熟悉了,是我们常用的表格软件。

Excel 的优势与不足

首先谈优势:上手成本相对低。

现在连中学的信息教材都加入了 Excel 基础使用教学,可以说下至 10 岁小孩上至 70 岁老人,都懂得 Excel 的基础使用。

在年轻人圈子中,Excel 意味着生产力。一个掌握数据透视表和 Power Query 的销售和一个连公式填充都要下拉好久的员工,其工作效率可想而知。

在 Exceler 眼中,Excel 的掌握程度分为以下几种:

  • 0 级:会输入数据和保存文件
  • 1 级:会使用基础公式和快捷键
  • 2 级:懂得公式的嵌套和工具栏的自定义,知道如何生成图表。
  • 3 级:会安装插件和使用分列等功能
  • 4 级:会使用数据透视表,可以做出基础的仪表盘
  • 5 级:会使用 Power Query 等进阶工具

我们发现,Excel 的学习曲线并不是线性上升的,大多数人在 3 级左右就会遇到瓶颈,这也是职场中造成工作效率差异的原因之一。

那么,Excel 适合做什么呢?

  • 基本的数据录入
  • 基本的表格
  • 便于共享的轻量级数据库
  • 简单的数据清洗
  • 简单的数据分析
  • 简单,不能实时更新的仪表盘

没有一项是“高级”或者“进阶”的功能(不要去想 VBA,学习成本太高,而且有局限性),这是 Excel 的最大不足。

BI 的应用场景

那么,商业智能为什么存在呢?

在数据量极大,数据清洗复杂,要求实时性,需要从数据库中提取数据时,Excel 就显得力不从心了。

这时,商业智能就派上了用场。

以微软家的 Power BI 举例,它可以完成从数据提取,数据清洗,数据展示,数据分析甚至决策的自动化生成的全部功能。

拿一个功能举例:从数据库中提取数据。

提到数据库,程序员第一个想到的是什么?是的,MySQL。Power BI 就支持直接从 MySQL 数据库中提取数据,而且不需要输入 SQL 查询语句。最重要的是:

它可以实时更新,实时!

这意味着只要数据出现变动,打开建立好的 Power BI 文件,就能自动化更新图表和决策!

选择 Excel 还是 BI

视个人工作场景而定。

如果你平常的工作主要是录入数据和生成简单的图表,不需要利用这些数据做出决策,那么选择 Excel 是最好的选择,上手成本相对较低。

如果你是为了利用数据做出决策,或为下一步的决策提供参考,那么应该选择 BI,它可以帮助你节省很多的时间,把更多的精力投入到决策和之后的优化之中。

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