一、组织讨论会的起因
1.1 让人打开眼界的指南针小组讨论会
上周指南针小组召开了小组的第一次讨论会,有幸自己有被邀请参加这次的讨论会,让我大开眼界。从前期的讨论会主题确定,到讨论会的行程安排,再到讨论会的最终呈现,完完全全展现出了指南针小组的高效、高能、高活力。对于自己来说,一件如此复杂的讨论会组织任务,竟然在他们小组中就这样自然而然的发生了。
1.2 讨论会的萌芽和担忧
就在那时起我的心中就有一个想法,希望我们千里跬步小组也能召开一次如此成功的讨论会。但是却有几个疑问困扰着我。
第一,自己第一次担任组长的职务,以往都没有任何经验,也没有组织过此类讨论会,在经验上是欠缺的。第二,目前年度目标的课程还在前期的准备过程中,不知道讨论会具体要讨论什么问题。第三,如果现在组织一场讨论会,势必有时间成本,小组成员是否愿意参加并积极参与讨论呢。
马博士在得知指南针小组组织讨论会后,就跟我说过要学习他们的经验,开展千里跬步小组的活动。当时自己心里是没有准备好的,于是就搪塞说自己正在潜伏学习呢。其实自己内心是害怕、纠结、拖延的状态。
1.3 逼自己组织讨论会
转折点是年度目标课程第一次答疑会的那天,自己由于工作上的原因没有能参加第一次的答疑会,就连使用手机收听的机会都没有。但是我的个人宣言上清清楚楚写着“参加所有年度目标课程的答疑会”,否则就发红包。于是在小组的微信群中发了红包,并表达了自己作为组长自己的事情都没有搞定,就更不要提对小组有任何贡献了。突然间挤压了很久的情绪抒发出来后,在微信群中就提议说小组来组织一场讨论会吧。当时其实自己也是没有一点准备的,潜意识中就是想着再不做一点事情来逼自己,就真的是个废人了。没有想到小伙伴们都积极推进着讨论会活动。并且确定了讨论会的时间,同时也确定了组长和秘书三人讨论会前的讨论时间。一切就这样开始了。
二、组织讨论会的前期讨论
2.1 初步拟定小组章程
时间节点确定下来后,就开始行动了。多亏了掌控每一天的学习,将这件陌生的复杂事物分解为可以轻松执行的简单事物。首先想到的就是制定千里跬步小组的章程。在指南针小组参加讨论会的时候学习到了很多关于小组建设方面的重要知识。都可以总结后写进我们小组的章程中。初步拟定了章程包括有:总则、小组组织机构、小组职责分工、小组讨论会制度四个部分。按照现有的事物和自己的经验总结编写了具体的小组建设、维护、跟进、反馈内容。初步确定了组长轮换制,月度讨论会,讨论会邀请一位大牛嘉宾坐镇的想法。接着起草了第一次讨论会的通知。等待小组先锋三人组的讨论会上再详细讨论修改。
2.2 小组先锋三人组的前期讨论
小组先锋三人组的前期讨论是在YY语音上进行的。一是,之前从来没有使用过,练练手。二是,试试大家的话筒是否正常使用,话筒不能使用的话,讨论会的效果会降低很多。三是,使用YY语音进行交流更加的高效。
确定小组先锋三人组前期讨论的目的是为了发挥组长和秘书们的职责,尽量将前期的准备工作做充分,不要把过多的任务分担到组员的身上。
第一次的前期讨论还是有很多的收获。三人都积极参与,提出了各自宝贵的意见。
一是,初步确定了章程中的组长轮换制,每两个月组长进行轮换。嘉琪提出自己和冒冒在下半年需要准备考研,建议置换到上半年进行组长工作。
二是,将章程中的月度讨论会形成拆分为两个部分。一个部分是周度例会,定期讨论大家的周总结和周计划情况。另一个部分是月度主题讨论会,以专题讨论为主。
三是,讨论会通知上丽婧建议增加讨论会流程的总时长和每部分的分时长,有益于把控会议的整体节奏。
四是,讨论会通知上,关于讨论会后组员写感想的发布在微信群中的时间修改为周日18:00-20:00,由原先的半小时改为两个小时,让大家的压力都不要太大。
五是,确定佳琪催收所有组员在讨论会前需要提交的资料,包括个人介绍和个人分类表格。
六是,建议佳琪在讨论会时,选择学校的网吧,声音不会卡,不会掉线。
七是,确定邀请小生老师作为我们小组第一次讨论会的特邀嘉宾。
第一次的前期讨论就这样高效能、高产出的完成了。会后修改和完善了千里跬步小组章程和第一次讨论会的通知。
三、第一次主持讨论会
3.1 讨论会期间制作PPT
佳琪收集完资料后用百度云盘发给了我。我也是惊呆了,从来没有好好思考过如何利用现在的网络资源。自己进步的空间还有好大啊。在讨论会前制作好了PPT,目的也是为了讨论会能看到主要的框架,内容,便于讨论。其实更私心的想法是自己第一次做主持人水平太低,只能照本宣科,才选择做PPT。
3.2 千里跬步小组的第一次讨论会
讨论会于本周六20:00正式开始。大家都提前到了,特邀嘉宾小生老师也到了。按照会议的流程进行。
1.千里跬步小组成员首次破冰,隆重介绍小生老师【15分钟】
2.讨论千里跬步年度目标小组章程,包括但不限于:小组轮换制、小组讨论会【35分钟】
3.讨论小组成员的分类,小生老师的分类【45分钟】
4.小组成员提出自己的疑惑,小组成员及小生老师集体讨论。【25分钟】
会上大家对小组轮换制讨论的比较激烈。主要集中在做不做组长,何时做组长两个问题上。小生老师给出的建议是大家都积极参与组长的角色中去,在角色中体会年度目标学习的过程,成长会更加快速。马博士提出建议将两个月轮换组长的时长改为一个月进行轮换,积极调动各个成员参与小组实务中来。冒冒和佳琪建议将两人的组长任务放在1-4月份。
会上确认周度例会的讨论时间定为每周六晚上8:00开始。佳琪建议大家在QQ群中进行讨论,因为QQ群的视频聊天功能要优于微信群中的语音聊天方式。
会上严哥提出建议:现在小组大体概念、方向有了,执行的方案还需要进一步落实。比如云协作、共享盘都需要准备。大家决定等今后具体事物确定后,逐步修改章程,使之更加适合小组的发展和年度目标的达成。
然后就是个人分类的主题讨论。大家都阐述了各自对于自己分类的原则,制定过程,最终目的。并讨论了以下几个问题:
素质分类中“思考”分类的界定
分类较为单调
分类中考研、个人品牌的问题
分类太细致所导致的时间成本问题
大家都用自己的亲生经历来为小组成员解答。在能力没有达到的前提下就先慢慢来,持续做。
四、讨论会后的感想
4.1 第一次主持讨论会的紧张
第一次主持讨论会,心里其实是紧张的。为了不至于冷场、断片。自己一直都在讨论会上的整体流程上投入专注精力。而对于具体的讨论细节,就有些力不从心,经常容易走神。不能深入的思考、与小伙伴们深入的讨论。这也是自己能力没有达到,还有就是第一次主持,自己的积累才刚刚开始,一切都在学习当中。
讨论会期间冒冒的网络一直不通畅,所以冒冒与大家的交流就不通畅,只能通过打字的方式来交流。其实是很可惜的、很遗憾的。建议冒冒向佳琪一样选择网络畅通的场所。
4.2 千里跬步,终成江河
大家的积极性都非常高涨。佳琪负责录音,丽婧负责会议记录。在讨论会结束不久就完成了任务,严哥在当天讨论会上就把自己关于讨论会的感想发在微信中。小伙伴们都如此高效,相信我们2016年的年度目标一定能够达成。
最后记住小生老师的一句话,小组规划好后,以后就是执行了。2016年一年的时间需要我们大家都坚持。
一直坚持,永不放弃。
千里跬步,终成江河。
附录:千里跬步年度目标小组章【V1.0】
第一章总则
1.1 小组目标
千里跬步年度目标小组成立的目的是为千里跬步小组六名成员在2016年年底顺利完成年度目标而设立。
1.2 小组组名
千里跬步年度目标小组组名为“千里跬步”。寓意为跬步成千里,2016年每天的一小步成就2016年年底最终目标。
1.3小组成员
千里跬步年度目标小组由六名成员组成。他们是严旭新、马琦、姚嘉琪、汝丽婧、黄加一、李晟。
1.4小组口号
千里跬步年度目标小组口号为“一起胜利加薪”各取小组成员名中一字形成【一、琦、晟、丽、嘉、新】。通过2016年年度目标的达成,大家在工作、事业、生活、家庭方面都能有所成就。
第二章小组组织机构
2.1 小组组织设置
小组设定组长一名,组长秘书一名,组长副秘书一名。
2.2 小组轮换制
原则上每两个月组长人员轮换一次,确保小组成员都能有组长的经历,与永澄老师有交流的机会。更换的组长,需要向永橙老师备案,新的组长将加入到永橙老师的讨论群,直接接受永橙老师的指点。
2016年小组轮换规则表如下:
第三章小组职责分工
3.1组长职责
组长是一个小组的综合负责人,他的主要职责如下:
①对接导师和Miss Up;
②负责小组内的所有事物统筹;
③督促其他角色尽职尽责;
④综合提交各类需要上报的材料;
⑤对整组的绩效负责;
⑥定期组织组内的周计划交流,帮助大家尽可能达成要求。
3.2组长秘书职责
组长秘书负责组织小组成员参加活动,他的主要职责如下:
①问题搜集及反馈;
②组织复习和分享;
③组织组员参加各期答疑会;
④负责捧场和活跃小组内的讨论氛围。
3.3组长副秘书职责
组长副秘书主要协助组长完成整体作业类的统计工作,主要职责如下:
①督促小组成员提交作业;
②锲而不舍地催交作业;
③拼命也要催交作业;
④思考机制确保小组成员不掉队;
⑤鼓励小组部分掉队成员提交作业;
⑥汇总本组作业给组长。
第四章小组周度例会
4.1周度例会内容
千里跬步年度目标小组每周组织一次周度例会。讨论会内容为本周计划完成情况和下周计划制定情况分享与讨论。
4.2周度例会地点
周度例会地点原则上设定在QQ群中。时间确定为每周周六20:00开始。
4.3讨论会职责分工
组长为周度例会的主持。周度例会后形成最终文案,发至永澄老师。
组长秘书为周度例会的记录人员,也是捧场和活跃人员,在微信群中鼓励小组成员积极参与、发言、讨论。
组长副秘书为周度例会的督促人员,督促小组成员在微信群中提交周总结和周计划。
小组成员积极参与。
第五章小组月度讨论会
5.1讨论会内容
千里跬步年度目标小组每月组织一次月度讨论会。讨论会内容以专题主题讨论为主。讨论会主题和时间确定由小组成员自行商定。
5.2 讨论会职责分工
组长为讨论会的会议主持,备用录音人员。讨论会后形成最终文案,发至永澄老师。
组长秘书为讨论会的记录人员,备用录音人员。
组长副秘书为讨论会的整体时间把控协调人员,以及主要录音人员。
小组成员积极参与讨论,讨论会结束后一天将讨论会的感想发至组长汇总。
5.3 讨论会地点
讨论会地点原则上设定在YY语音上进行,大家在讨论会前提前5分钟准备入场,并准备好麦克风参加语音讨论。
5.4 讨论会特邀嘉宾
每次讨论会邀请一位大牛嘉宾来坐镇。帮助小组成员答疑解惑。增加讨论会的力量支持,同时能够增进各年度目标小组的交流。
附件:关于【千里跬步】年度目标小组第一次讨论会的通知
讨论会时间:2015年12月12日,星期六,晚上8:00
讨论会地址:YY语音,ID为76484900 (千里跬步年度目标小组讨论会)
讨论会人员:千里跬步年度目标小组成员@严旭新、@马琦、@姚嘉琪、@汝丽婧、@黄加一、@李晟
讨论会嘉宾:@小生老师
讨论会主题:千里跬步小组开张啦!
讨论会主持:黄加一;讨论会记录:汝丽婧;讨论会时间控制:姚嘉琪;
讨论会录音:姚嘉琪(主)、汝丽婧(备)、黄加一(备)
讨论会主要流程:【共计时间2小时】
5.千里跬步小组成员首次破冰,隆重介绍小生老师【15分钟】
6.讨论千里跬步年度目标小组章程,包括但不限于:小组轮换制、小组讨论会【35分钟】
7.讨论小组成员的分类,小生老师的分类【45分钟】
8.小组成员提出自己的疑惑,小组成员及小生老师集体讨论。【25分钟】
讨论会前的准备工作:
1.2015年12月11日(周五)19:00前,将简略版自我介绍、个人分类资料发@姚嘉琪。
2.提前准备好用于YY语音的话筒,选择畅通的网络地点。
讨论会后任务:
1.组长秘书@汝丽婧将讨论会议记录发给组长@黄加一。
2.小组成员@all书写各自讨论会感想。
3.于2015年12月13日(周日)18:00-20:00期间将各自感想发在小组微信群中。
4.组长形成第一次讨论会最终文案。
5.于2015年12月14日(周一)19:00前发给永澄老师、采懿。