工作中，我们几乎每天都在开会，也经常会需要组织会议，有哪些是你每次必踩的坑？身经百会的我们，在组织会议的时候，怎样才能组织一个成功、高效的会议呢？
从一个职场新手到老司机，下面每一条都是我曾经犯过的错，虽然此刻呈现出来的是美好的文字，但是码字的我其实很心酸
1、通知
临时会议可以电话通知，重要的、非即时的会议都需要通过电子邮件发送会议通知，邮件主题是会议主题等相关信息，邮件中需要包含会议开始时间、地点、参加人员、议题、计划时长，邮件中需要附上会议所需资料。
2、落实
发出会议通知之后，打电话给参会人员确认，确保每一位被及时通知到，多部门参会，可以联系该部门的会议牵头人，与他/她沟通与会人员情况。同时，可以向参会人员或者会议牵头人了解会议诉求，或者简单的澄清。然后，预测会议的争论点在哪里，最后预先想好处理方案，开会时可以引导大家，因为人在争论得面红耳赤的情况下，会过分关注某一点，反而容易受人引导。
3、提醒
会前15~30分钟，邮件提醒与会者准时参会，也可以在发送第一次发送会议通知的时候设置自动提醒。对临时有急事不能参加会议的人，立即通报领导，保证领导在会前了解缺席情况，也给领导留下时间决定缺席的人是否必须参加本次会议。
4、准备
会前，去测试可能用到的投影、电脑、PPT放映笔等工具是否工作正常，提前接入其他会场的视频。把会议相关的资料、签到表提前分发到会议桌的位子上。如果可以的话，在会议室里放一些水果、零食，美食总是可以帮助大家拉近距离，富含碳水化合物的零食能够帮大家在15分钟以内集中注意力，放一些在桌上是个好主意。如果没有会议室系统，需要在会议室门上贴上小条，比如：此会议室明天几点到几点有会议。
5、介绍
会议开始，如有必要，先介绍参会人员，然后介绍这个会议的议题、会议流程、时间安排、已分发的资料等，随后就可以迅速进入正式的会议。
6、会议中
在得到允许的情况下，可以做一个录音记录。在会议过程中做好详细的会议记录，包括各方观点、任务、行动项等。在争论得不可开交的时候，可以随机应变缓和气氛，引导大家讨论，也可以抛出事前准备的方案，甚至可以建议暂时搁置该问题进行下一项，推动会议继续进行。
7、会议记录/会议纪要
整理好会议记录/会议纪要，并尽快发给领导审阅，最好当天完成，不要超过第二天。同时，请示领导是否发给与会人员或其他人员。
8、会后落实
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，发送给领导与相关责任人，并定期跟踪各项任务的完成情况，及时向领导汇报。跟踪过程中出现的风险项，及时向领导预警并提供解决方案或替代方案。
当你坚持看完以上8点，一定觉得十分枯燥，那么问题来了，如何让这份看似枯燥的工作做得有水平呢？做流程！
当你把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个人都可以根据这个流程完成各项节点，形成不依赖任何人的会议服务体系，那么你就会成为那个“有水平的人”。因为你主动改变了自己的工作内容，对结果有了更深层次的追求，而完成任务≠结果。希望我们大家都能成为那个比别人多做一步的人！
