IDP课程-L26 结构整理-工作重复如何积累经验?

一、工作无条理如何积累经验

工作无条理的主要原因是:缺少结构化的思考方法。

「结构化思维」是指以事物的结构为思考对象,来引导思维、表达和解决问题的一种思考方法。


结构化思维举例:

1、请你在10秒内记忆这个数字串:11949219783199741999。


找到数字规律

根据这个规律,是不是一下子就能把数字串记住呢?这就是结构化的力量,它不仅能够加深我们对于事物的理解,还能提高我们的效率。

2、再来讲个工作中的案例,你刚入职一家新公司,部门主管给你分配了如下工作:


此时我们应该按照工作性质,分类整理一下。整理之后就变成了下面这个样子:


具体如何运用呢?-金字塔原理

金字塔原理是咨询公司麦肯锡常用的理论模型。它是指任何事情都可以归纳出中心论点,且根据最新的认知心理学研究表明,中心论点可由3~5个分论点支撑,更符合大脑的认知规律。


使用原则:

这四个原则分别是什么意思呢?

第一个原则:「结论先行」,即先明确你的中心思想,也就是我们的核心观点。无论是沟通汇报还是书面写作,都应该先归纳出中心思想,并将中心思想放在最前面。

把结论放在最前面也比较容易引发思考,因为人们看到结论,会不自觉地去思考为什么会是这样。


第二个原则:「以上统下」,即上一层论点是对下一层分论点的总结概括。「以上统下」类似于我们从小就熟悉的「总-分」原则。

在具体运用时应该注意,上一层的论点必须要能总结概括下一层的分论点,不同层级的内容不能放在一起表述。


第三个要素:「归类分组」,即每组中的思想必须属于同一个逻辑范畴。比如说猫、狗、兔子,就属于同一逻辑范畴,即动物。

「归类分组」是大家最容易出错的地方,这里着重强调一下。最常见的错误就是:重叠和遗漏。

这时我们就需要用到一个归类分组的指导原则:MECE原则。


MECE具体如下图所示:

最后一个原则「逻辑递进」,即每一组中的思想都要按照逻辑递进的顺序来组织。



二、重复性工作如何积累经验

「模板思维」就是将重复性的工作做成标准化的模板,使其可以对重复性工作进行批量化处理。


「模板思维」的好处还体现在,你可以通过规范化的模板清晰地看到自己的工作流程中重复的地方。进而改进工作流程,提高工作效率。

这时候,就需要用到一个方法:ECRS分析原则。

ECRS分析原则由以下四个关键要素组成:



取消(Eliminate),取消是四个原则中的最高原则,我们在分析工作流程时首先要考虑该流程中的某一环节能否取消。

合并(Combine),合并就是要将两个或两个以上的环节或操作变成一个。合并能够很好地消除重复造成的浪费,并且可以在很大程度上提高工作效率。

重排(Rearrange),重排主要用来解决流程顺序上存在的问题。

举个简单的例子,一般我们都是先做完工作然后检查,如果我们在工作开始之前就强调检查的重要性,并在初步拟定大纲后进行检查,也许可以为后期工作节省很多时间。

简化(Simplify),当前三项的工作完成之后,我们就需要对具体的环节和操作进行改善,使其简单有效。


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