经常会有初学者,问我这样的问题:引导的目标是谁的?他们时常纠结于引导师对于工作坊所设定的目标,究竟是怎么来的。或者说,“引导的结果究竟是谁想要的?”这样的困惑。其实,我知道,这个问题的背后,还有一个更严肃的话题:如何评估一个引导工作坊成功与否?
一个引导项目,会涉及到多个利益相关者:会议发起人、团队最高领导、会议组织者、参与者、团队引导师等等。有些项目可能还会涉及到一些不能到场的潜在利益相关者。比如,我曾经主持过一所幼儿园的“园所文化聚焦工作坊”,除了关注园所负责人、老师、保育员以外,还有很多话题要从家长、幼儿的角度予以考量。
在实际情境中许多引导项目的发起,源自于会议发起人的某种期待或焦虑。他们希望通过某种活动,让参与者更加清晰地认知现状、识别问题,最终能够针对未来行动达成一定的共识。
当初始需求基本确定之后,随着访谈的深入,会有越来越多的信息呈现在引导师面前。引导师不仅可以了解到不同成员对工作坊的认知与期待,还会对组织文化与价值观、团队风格、行为方式产生直观的认识。这对于研讨主题的范畴界定、深度、预期目标描述,都会产生重要的影响。
引导师要在这个过程中,不断系统的思考团队成员对于成果的诉求。最终通过反馈,与发起人、组织方达成对于工作坊目标的聚焦和共识。
如图所示:
引导工作坊的目标可以细分为“理性目标”和“感性目标”。其中理性目标是对工作坊可视化成果的要求,而感性目标可以视做团队希望在文化层面发生哪些变化,是推动组织持续改善的催化剂。两者在工作坊中缺一不可。
最开始提出需求的时候,发起人往往只有一个模糊的方向,没有形成特别明确的会议目标。在模糊的方向中,感性的部分又会和理性目标交织在一起进行描述。比如,“希望会议结束以后,有一套行动计划,大家能够在工作更主动、更积极一些……”。这里面的“行动计划”是工作坊的理性目标,后面的部分则是感性目标。
即便是理性目标的部分,大多数发起人也很难把目标描述的非常清楚。比如:“要形成一个大家愿意践行的、清晰的战略分解”,但分解到什么程度?清晰是如何理解的?大家愿意践行是如何理解的?都需要引导师不断地进行厘清。为了搞清楚这方面的内容。引导师可以从多个角度与参与者进行探询:“团队需要实现什么?”、 “如何界定成功的标准?”、“团队期待的成果包括什么?期待的呈现形式是怎样的?”
为了便于更加清晰地明确需求,我常常在需求沟通会上,邀请会议发起人、组织者共同探讨以下问题:
会议结束的时候,我们如何认定这个会议是成功的呢?
具体的衡量标准是什么呢?
在您心目中,您希望取得的可视化成果有哪些?可否帮我描述一下?
您希望团队在会议结束后的状态和过去相比有什么不一样?
在工作坊开幕的时候,引导师首先要把会议的主题、流程、预期目标与成果,向与会者进行阐述,是必须的动作。对于与会者而言,此次会议的目的和流程,是他们关注的,也从一定程度上决定着他们的投入程度。因此如果能够在对话开始前,就让参与者清晰地了解这些内容,对于接下来的高质量对话,是一个好的开始。
引导师要非常清楚的知道。即便前期做了很多工作,但并不意味着工作坊目标就一定能够达成。因为,来参会的人会带着不同考量来参加会议。虽然他们知道今天的会议,是要探讨中如何从A点到B点去,但他们内心却有着多种多样丰富的想法:
为什么要到B点去,而不是直接去G点?
为什么要在这样的时间点开会,你们不知道月末财务工作很忙吗?
怎么能够说服他们多给我们部门点预算呢?
共识有什么了不起,哪次不都达成共识了,可哪次又真正执行过?
说归说,做归做,这种会议别又变成浪费时间了;
怎么才能说服大家按我的路线图走呢?
…………
所以,做为引导师,在项目实施过程中,为了保证工作坊目标如期达成,需要经常性地帮助团队回顾目标:我们需要实现的是什么、我们已经走到了哪一个环节、这些环节间的成果相互关联关系如何。必要的时候,还要向他们反馈,在前期调研过程中,你所观察到的一些现象,以及因此而产生的一些困惑或反思。
当团队开始偏离目标的时候,引导师要及时做出干预的动作。从我过往的经验来看,现场干预的动作越坚定,越容易获得参与者的认可与尊重。在干预过程中,引导师需要向参与者清晰地说明干预的依据与逻辑,以便于大家了解需要做出何种改变。
也有一些工作坊,会在实施过程中进行目标的调整。比如,曾经有一次战略落地工作坊,参与者发现某个战略的思路不够清晰。在征得与会者同意的情况下,我临时调整了会议的流程、修订了成果预期。虽然受时间所限,原定的行动计划环节没有在现场完成,但战略思路的澄清与梳理,对于战略落地是至关重要的。客户后来也表示了充分的理解与认可。
引导工作坊的目标设置,是引导师与团队之间,针对主题进行不断梳理、聚焦的过程。这个过程中,目标与成果自始至终都在发生动态变化。引导师即要对会议目标、会议成果,有一个明确的认识,也要保持强大的感知能力。围绕讨论的过程、深度,做出相对灵活的调整,帮助团队达成会议目标。(本文完)