《高效人士的7个习惯》之三:重要的事情优先

第三个习惯是第一和第二个习惯的实践版。第一个习惯告诉我们,我们是个人生活的创造者,我们对自己的生活负责。第二个习惯让我们通过想象力在脑子里创建一个未来,通过意识来认识到自己的独特性。第三个习惯帮助我们创建现实生活中自我,它是对第一和第二的习惯的实施和现实化。第一和第二个习惯非常重要,它是实现第三个习惯的先决条件。

独立意志是除了自我意识、想象力和是非观之外的第四种人类天赋,它让有效的个人管理变得可能。如果说领导力就是决定什么是重要的事情的话,管理就是实现重要事优先的手段。如果你觉得自己是一个有效的管理自我者,你的自律来自于你的内心,也就是独立意志。

时间管理的管理的不是时间,而是我们自己。

四象限法的时间管理法。所有的事情都可以放入一个四象限坐标内,横坐标是紧急性,纵坐标是重要性:第一象限是重要且紧急的事、第二象限是重要不紧急的事、第三象限是不重要但紧急的事、第四象限是不重要且不紧急的事。

第一象限:落入第一象限内的是危机和问题,它们很重要且需要我们马上采取行动。一旦我们专注于这个象限,它就会变得越来越大,直到完全控制住我们。一个大问题来了,你解决了,另一个大问题又来了,你又解决了,如此周而复始直到我们筋疲力尽,最后被击倒在地。为了缓解压力,我们会有意无意地去处理第四象限的问题。最后的结果是,90%的时间用来处理第一象限的事,而剩下的10%则用来处理第四象限的事,完全没有精力处理第二和第三象限的事。

第三象限:有些人花了大量的时间处理第三象限事,还自认为处理的是第一象限的事。原因是,他们认为的紧急性只是基于他人的优先级和期望,而不是自己的。

第二象限:这才是有效个人管理的核心。它处理的是重要但不紧急的事情,比如建立关系、写个人使命陈述、长期计划、锻炼、预防性维护……所有的这些我们都知道需要去做,但就是不做,因为他们不紧急。处在第二象限里的人,思考的重点是预防,而不是出了问题再解决问题。有了预防性的思维模式和行动,第一象限的事物就会缩减,他们有更多的精力处理第二象限内的事。

对第三和第四象限说“不”。我们不能忽略第一象限,尽管由于花费更多时间在第二象限使第一象限变得越来越小。在开始时,我们只能从第三和第四象限那里获得时间来处理第二象限。所以,我们要学会对不重要的事情说“不”,即使它们看起来很紧急。

判断什么事情属于第二象限来自于一整套个人原则。以外在因素为中心,最终会让我们落入第一或者第三象限,根据他人的期望和要求来安排优先级。就好象设计学上说的“功能决定形式”一样,领导力决定管理。

第二象限组织需要符合6个重要的标准:

1. 一致性:愿景和任务一致,角色和目标一致,优先级和计划一致,愿望和自律一致;

2. 平衡:达成真正的有效性需要平衡很多因素,在一个领域内的成功无法弥补其他方面的失败,比如事业的成功无法弥补婚姻的失败;

3. 专注于第二象限:第二象限的本质是预防而非优先危机事件。可以按一周为单位来安排生活,而非按一天为单位,这样可以提供更多的平衡和背景。优先处理计划列表中事务不是重点,我们需要做的是计划优先级(有些事情并不在计划列表中),把时间维度放宽到一周,我们就能知道什么更重要,如果按一天为单位,本质上还是在处理危机。

4. 把“人”作为一个维度考虑:一个以原则为中心的人考虑问题的角度是如何有效地和人打交道,而提高时间的效率。

5. 灵活性:计划工具应该成为你的仆人而非主人。我们需要根据个人风格、需求等灵活调整计划。

6. 便携性:随时都可以查看计划,不受空间限制。

第二象限组织牵涉到4个行为:

1. 定位角色:写出自己在不同场景下的主要角色是什么。生活中可以是丈夫、妻子、儿子、女儿……工作中可以是同事、领导、下属……

2. 设置目标:根据不同的角色设置不同的目标;

3. 安排任务:根据目标安排具体任务;

4. 每日调整;

授权可以增加产量(Production)和生产能力(Production Capacity)。很多人拒绝授权给他人是觉得他们没有自己做得好,其实有效授权给他人可能是最有力的高杠杆行为(用很少的力就可以撬动很大的物体),把责任转移给其他人并且培训他们。

管理权力授权比具体指令授权更有效。前者关注方法,后者关注结果。管理权力授权让被授权者自由选择方法并对结果负责。在实施过程中需要做到5点:设置期望结果(清晰且达成一致)、指导(越少越好,避免掉入具体指令授权的陷阱)、给予资源、设置评判标准、奖罚机制。

个人感想:最近刚开始重新学习李笑来的《通向财富自由之路》,第一个概念是“我们拥有的最宝贵的财富是注意力”,第二个概念是“注意力>时间>金钱”。把大部分的注意力放在第二象限上是成长的关键。第二象限的事不紧急导致了我们不重视,觉得什么时候做都行,结果往往是永远都不会做,因为有无数个明天。我们没有按照自己内心的原则来判断什么是紧急的事情,总是根据外在因素做判断,就像一个救火队员一样,忙于灭火。把注意力集中于第二象限才是真正做到了以自己的成长为中心,这才是最重要且紧急的事情(虽然时间维度很长)。随着个人成长,我们具备了更强的处理事务的能力,很多危机在还没出现的时候已经被扼杀。要具备这样的能力,必须让自己站在更高的维度上才能看到。让自己不被琐事缠身可以通过管理授权的方式实现,给出目标而非方法,避免微管理(micromanagement),在这个过程中,被授权者得到了成长,我们则可以更专注于更重要的事情上。

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