【转自李长太老师】

GTD官方课程培训笔记－2016年10月15日

从2010年10月份左右接触GTD已有六年时间，GTD给我带来了很多帮助，但实践过程中依然有很多问题。今天课程是GTD官方的培训课件及教材，各方面非常严谨、细致，让我发现了自己GTD系统中的很多不错，收获很多。

第一次参加GTD课程是在2011年3月27日，可以看我当时笔记。《『讲座笔记』 永锡幸福行动家时间管理学习笔记（2011年3月27日）》

摘要

GTD的五大步骤

1.收集－影响注意力的事情

2.理清－加工为行动

3.整理－结合工具

4.检视－每天、每周

5.执行－明确意义去做

2分钟可以了解GTD，2天设定好系统，2年来实践掌握GTD。

这是一个人生系统，要一辈子去学习。这好像要一辈子学习一门乐器，一辈子时间成为舞蹈家。这个系统要花一辈子去完善，永无止境（这个系统会冲撞你就有的习惯，但这是值得的）。

越是优秀的选手，掉在浪里的次数越多，GTD也是一样。如果一辈子没有冲下浪来，是不是在玩一个太小的游戏？所以不要担忧学习GTD系统中的失败，这都是成功的一部分。

弓，平时放松，需要的时候拉起来。弓如果一直拉起来，就坏掉了。所以平时放松，射箭时才更为专注。我们学习GTD也是一样，学习GTD可以把我们变为一把更强的弓，想放松的时候可以放松，想要射箭的时候剋射出有力量的箭。没有GTD或类似系统，可能会让我们这把“弓”一直紧张。

（一）捕捉 Capture

捕捉本身就可以让我们时间管理能力上升，所以要重视捕捉这一个环节。捕捉包括实物的也包括电子产品。

GTD系统没有管理好，就塞住了，堵塞导致功能丧失。

很多压力，都是虚拟的，比如我承诺你的。这表示有所期待，这也表示生活很充实，我们要想办法达成承诺。

你是用什么来捕捉这些没有完成的承诺？

你的大脑是用来创造出好点子来的，而不是记住他们。

看看自己的钱包，什么物品是在不应在哪里的？都是在对的位置里吗？看一个人的钱包，就能反映出一个人的事物管理能力。

清空过程，不要分析，不要整理，把事物捕捉出来。

知道哪些事情没有做，就已经很放松了。这比未知带来的焦虑好得多。

最好的点子出现的时候，如果你没有捕捉，他就会消失。游泳的时候怎么捕捉？

捕捉工具可以包括：实体收件夹（家里、办公室都有一个）；笔记本；电脑，收集要放到单独的地方；手机里的Email；录音笔，歌手等；录音笔录完，放到收件夹里。钱包里的笔和纸。照片，也是经常收集的一个地方。

建议所有东西都捕捉：实体的、电子的、心理的。（减少心理存储的）

我的收获：

生活中，我个人太侧重于电子的GTD流程了，但对实物的做的不好。而实物也是生活中非常重要的，如果做不好，家里的物品、办公室的文件就会乱成一团。

今后，要增加两个文件筐，家里和办公室各放一个。未处理的物品、资料都放在里面。当然，也可以设置一个“行动”物品区域，比如要填写的表格，要看的信件等。而其它，可以放到一个用来存储的档案柜。

（二）理清 Clarify

不需要行动的有三类：扔掉（无用）、参考资料（存档）、将来孵化（将来也许）

需要行动的页游三类：2分钟内完成、授权他人完成、延后处理

很多人处理事情有问题，原因是没有理清下一步行动。

比如收到婚礼邀请，第一步行动不是立即订机票，是要和老婆讨论是否参加。

下一步行动的三个要点

（1）靠近行动

（2）真正可以被执行

（3）可视化（看得到）

理清，要找到下一步行动。

有好几个行动的就是一个项目。

理清，三个重要点

（1）是否可以行动（最麻烦的是混在一起，可行动、不可行动）

（2）理清项目结果（有意义才走得久）

（3）确认所有下一步

其实，这是一个思考流程的训练，而不仅仅是处理事情的流程。

我的收获：

找下一步行动，就是要大量的推演，从结果一直推延到这件事情的第一步行动。这个过程要进行想象（结果）、分析、预测。要思考项目的意义，这样才能够有动力。思考项目的意义，是经常被忽略的。思考项目的结果也是容易被忽略了。单纯去拆解项目，而不去想象项目，就会缺少进步，让你做到的只是把这个事情完成，但没有高品质。 要去思考这件事情的意义，价值，这样会明确这个项目的质量，质量包括实物的成果，也包括参与人的感受和情绪。

比如：办一个会议，是一个项目。

传统的方式：直接思考这个项目的步骤，比如会议室、分享者、物品准备等等。

新的方式：会议的意义是帮助大家沟通，提高大家的信心和工作热情。那么就要思考，除了会议本身以外，能不能多做一些事情，比如放一段激励人心的视频，让大家发言表明决心？ 这其实就是项目管理中的干系人需求分析。

这也让我检视到最：当我要做一个公司的大项目的时候，会按照项目管理流程思考干系人需求。但在个人的时间管理的时候，使用GTD系统的时候，很少思考项目的意义。 工作上的项目和Omnifocus中的任务，其实都要思考“干系人分析”，也就是GTD中的更高的高度，人生的意义。

这样的好处是，在做一件原本一定要做的事情时候，可能只增加了20%的时间，但获得了几倍的成就感和快乐，也让参与人更满意。

比如：制定一个购物清单，可以赋予让家人更快乐、更健康的意义。这样在制定购物清单的时候，会优先考虑健康、快乐的商品。那么下一步行动呢，可以是找到一个本子和笔，这个最简单的行动让我们没有任何拖延的借口，当完成这个行动之后，我们发现自己顺其自然的要写东西了。

注意点：避免做2分钟以上事情。（事情多的时候，可能把2分钟改为30秒，灵活）

（三）整理 Organize

四种清单

（1）项目清单

包含有多步行动的事情，就可以算作项目。

这里的“项目”和美国项目管理协会的“项目”含义不同，GTD的项目含义是多个行动构成的事情，PMI定义的项目是“为完成某一个独特的产品或服务所采取的一次性行动”，可见GTD的项目含义范围更大。

（2）下一步行动清单

自己使用，可以快速推进。

可以设置不同场景，如办公室、电脑、等待他人。

（3）等待清单（他人）

授权给别人的事情，可以追踪。

我的理解：

等待他人清单，是投入产出最高的清单之一。因为盯着别人工作可以很简单，只需要提示对方就好，他就会启动工作。

（4）日程表

一类是当时要发生的事情，比如会议；另外一类是提前提醒的，比如家人生日前5天，提示自己准备。

我的理解：

日程表的要点之一，不要太多，一定是符合以上原则的。要点之二，就是要每天去看，这个要养成习惯。

清单：最好符合主谓宾结构。比如：我写下《重来2》的读书笔记。

（四）检视 Reflect

高效体验环境不同：如果你的高效体验环境是花园，长时间不整理花园就会杂草丛生，就失去了高效。

跑道清单：下一步行动和日程表

每周检视：及时处理，避免错过；让系统维持在正确状态（与时具进）；让我们自己有一个整体性看法（空间分析）；

每周检视3各核心：清空；明确当前事物；创新；

每周检视，帮我们未雨绸缪。

检视，要检视所有。收件箱、清空头脑、下一步行动清单、之前日历、未来日历、等待清单、项目清单（一直有下一步行动）、将来也许清单、创新和勇气。

（五）执行 Engage

思考限制条件：

（1）情境

（2）可支配时间

（3）精力

根据以上条件，进行筛选，挑选合适的事情去做。

先通过各项清单筛选，最后通过高度来确定要做什么事情。

计划的三种环境：不可预期（如前台）、未计划、计划（如项目经理）。角色不同，时间定义不同。

最佳实践

做当下最应该做的事情

（1）情境、实践、资源

（2）对于各个高度有完整的思考

（3）了解工作三重性：突发、预先明确了的工作、明确工作