本篇文章将详细介绍文档工作自动化的内在优势，帮助您了解下一代的文档工作自动化平台是如何加速您的业务发展。

01 高效制作文档

高效制作并交付文档能够有效提升客户的服务体验。

以销售协议为例，在传统的工作模式中，企业内部通常会有一份销售协议模板，每次使用模板时都需要打开文档再逐一复制粘贴客户的名称、联系方式等信息。

但在文档工作自动化平台的帮助下，不仅模板可以快速取用，客户的基本信息可以直接从CRM系统中一键快速导入，提升文档生成的效率和客户的服务体验。

02 确保文档一致性

文档生成保持一致性事关最终交付文档的质量。

在传统的文档管理方式下，企业内部的文档更新可能并不及时，条款的变化常常难以全部及时更新在最新版本的文档当中，对于某一份文件个别条款的修改也无法很快同步给所有相关人员。因此常常会出现不同员工手中的文档版本不一致，对外交付的文档也就无法保持统一的情况。

但在文档工作自动化平台中可以统一管理所有的文档模板和素材，避免文档更新不及时所导致的风险继续暴露，保证文档对外的一致性。

03 降低文档出错概率

文档生成避免出现各类错误有助于降低法律风险、优化客户体验。

为保证每一份向客户最终交付的文档都是高质量且并不存在任何风险，文档在完稿之后还要进行多次的proofread。因为一不小心出现typo就会影响一家公司的对外形象。但若按照人工纯手动起草一份文档的方式，typo出现的可能性无法完全被避免。

但通过文档工作自动化平台，能借助技术措施，从文档起草阶段开始就有效降低文档中出现typo的可能性。

04 方便追踪历史版本

有效管理各个版本的文档是工作中的基本规范。

按照传统方式生成的文档，用户通常需要采取多种措施来管理文档的诸多版本，常常需要创建一个专门的文件夹并用上统一的文件命名方式才得以规范管理。不然各种版本文档散落在各处是常态，极不利于后续的历史版本追踪。

通过文档工作自动化平台，每一个版本的文档都会按照专门的命名规则自动保存在系统当中，便于后续对文档历史版本进行追踪。

05 轻松实现文档协作

文档的生成与流程需要跨部门的多人协作。

在企业内部，一份协议的订立常常需要多部门之间的协作，法务、财务、业务等部门都会根据自己的职责范围对于协议提出一些修改建议。而这一流程主要是通过电子邮件或纸质文件传阅的方式对文档提出修改意见。

通过文档工作自动化平台，不同部门的人可以在一个平台中进行多人协作，根据各自的权限直接在线登录对文档进行审查、修改、协商和签署。

06 提高整体的业务发展进程

文档在多个部门之间流转的效率高低影响着业务的发展进程和企业的合规经营。

虽然文档工作自动化通常被认为就是合同自动化，但合同生成实际上只是其中的一个环节。文档工作自动化还包括流程自动化，可以加快跨部门之间的工作流程。例如，当企业员工想要处理敏感数据或违反法律或企业内部规章制度时，将自动触发事先制定好的自动化流程，给予员工相应的提醒或指导。

此外，对于企业内部的常规咨询、问答或是审批事项，借助文档工作自动化平台能够自动生成发票、推荐信、对供应商或其服务的评估报告、反洗钱检查、生成隐私通知或识别适用于公司的税收措施。

07 保护文档安全和隐私

文档安全和隐私问题是企业关注的重点。

纯人工的文档管理方式极易出现各种隐私和安全风险。无论是以纸质形式还是计算机形式来储存，文档都可能丢失在收件箱、文件夹等各种日常工作平台中。更危险的是，未经授权的人也可能有机会访问业务的关键数据。

通过文档工作自动化平台，用户可以创建一个文档集中安全地存储文件，并了解每一个访问过文档的用户情况，将数据暴露或被盗的风险降至最低。

08 让公司所有部门都能高效合规地工作

文档工作自动化让公司各部门员工各司其职、高效合规地开展工作。

例如，如果与新客户签订的合同是自动生成的标准化文档，那么销售部门不必等待法务部门确认此类合同的合法性，他们可以直接根据标准生成的合同推进下一步的流程，法务部门也不再需要逐一审核每份协议内容，法务部门的精力也能投入在更关键的工作事项当中。

09 用数据驱动企业业务发展

企业数字化转型的目标是利用数据驱动企业业务增长。

数据是企业经营中的重要资产，企业数字化转型的目标也是有效盘活并利用好这些数据。

文档中沉淀着大量的数据，而文档工作自动化平台能够有效收集、汇总并分析这些数据，不仅方便后续的审计追踪，也能通过数据看板的分析功能让公司高管更加直观的看到各个部门的具体需求。

10 留存与文档有关的所有记录

文档记录留存是企业管理中的一大重点，也是一大难点。

文档工作自动化平台会自动存储每一份文档记录，例如生成文件的频率、合同类型、文档的编辑者，以及最常被修改的文档类型。企业管理者就可以借此管理员工对于关键文档使用或修改的每一次记录，从文档的角度了解公司的业务发展动态，实现文档记录的有效留存。

11 让员工专注于更具成长性的工作

珍视员工的精力，让员工的精力倾注在更具成长性的工作。

公司内不同部门之间是相互协作的，例如签下一个新客户，法务、合规、财务、销售等多部门都会参与其中。

借助文档工作自动化平台，不同部门能够同步推进工作，扫清文档生成和流转中的人工障碍，让员工的精力能够集中在对其个人更具成长性同时也对公司发展具有影响力的工作当中。

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