我们从小到大，养成了很多这样、那样的习惯，也学会了很多这样、那样的技能。其实每个习惯和技能都是一个我们熟练掌握的工作流程，也就是workflow。我们的工作流程从最初建立、到不断熟练、到最终的固定成型。其中需要无数次的重复演练，最终变成一种自动化，或者半自动化的行为或者心理序列。从简单到复杂，我们的档案库中会存储很多的工作流程：有系鞋带的流程、吃饭的流程、骑自行车的流程、算算术的流程、说英语的流程。其实在时间管理和自我管理中，也需要工作流程这样的理念。我们处理一个任务，完成一个项目，如果有流程可以遵循，很多时候就会省时省力，做到快速反应，提高效率。可能不需要想，任务就完成了，像吃饭、系鞋带一样，这是最理想的状态。但是大多情况由于任务的复杂性，我们的工作流程只能做到部分的自动化，即便这样也会节省我们非常多的时间精力。
今天我们就把工作流程的理念应用到GTD的项目管理中。整个流程管理系统中拥有6个关键元素，他们缺一不可，无法替代。
1. 设置目标：长远目标和近期目标
2. 设置deadline和奖罚机制
3. 任务孵化：一个任务变成多个可执行的todo事项
4. 选择青蛙：从todo事项中，挑选出1、2、3个青蛙
5. 吃青蛙：每次只吃一个青蛙
6. 反馈：任务完成，给予一个正向的反馈。任务未完成，给予负性反馈，继续完成。
1. 设置目标：长远目标和近期目标
任何一个任务和项目都必须是为你的人生目标而服务的，如果任务与人生目标无关，果断舍弃，不做也罢。所以在任务执行前，必须要为自己设定目标，其中包括长远目标（例如5年），中期目标（1年），近期目标（1个月）。近期目标的设定要具有可实现性，而且要能够迅速转化为可执行的行动，这是为第三个要素服务的。没有目标，就是无头的苍蝇，到处乱撞，忙忙碌碌而成果寥寥。没有目标，你的行为结果就无从比较和验收，就无法形成一个完成的反馈环路。
2. 设置deadline和奖罚机制
必须要为你的任务设定死亡线，死亡线是一个非常神奇的发明。在科学领域，往往没有死亡线的基金申请书都是无疾而终的。必须要勇敢的、义无反顾的为自己设定死亡线。期末考试的时间是一个死亡线，在死亡线前你不得不临时抱佛脚，突击复习，往往结果还不错。论文的投稿截止日期是一个死亡线，在截止前，你夜以继日，最后还是把论文完成了。项目也要有死亡线才行，在死亡线面前，我们会感觉到危机，我们会拼命、高效的完成手头的任务。死亡线是一个多好的东西啊。除了死亡线，还有一个克服拖延的灵丹妙药，奖罚机制，这来自于心理学的强化学习理论。如果你一次完成了任务，得到了甜头，那么以后你就更愿意这么做了。相反，如果你没完成任务，吃到了苦头，那么下次做之前你就要掂量掂量后果了。所以在制定任务计划时，必须规定奖罚机制，这可以促进积极后果的产生，回避消极后果。
3. 任务孵化：一个任务变成多个可执行的todo事项
一个任务摆在这里，如果你不去做，那么永远都看不到结果。所以一个任务完成的关键就是三个字：做做做。只有做了，才能看到一点结果和进展，才能促进你进一步的做下边的事情。所以我觉得“2分钟+5秒钟”方法是任务转化为行动的关键。“2分钟”就是把你的任务变成一个可以2分钟完成的行动。这个两分钟行动不需要看到轰轰烈烈的结果，但是它就像一个启动你从“静”到“动”的导火索。只要这个引信点燃了，后边的很多事情就是自然而然发生的了。“5秒钟”就是在心中默数5个数，5-4-3-2-1，告诉自己当数到1的时候，我就该行动了。这对一些你犹豫不觉、心中胆怯的事情尤其有效。
4. 选择青蛙：从todo事项中，挑选出1、2、3个青蛙
我们人生的长度也就那么几十年，让我们选择一些我们认为重要的事情去做吧。很多时候，我们想要的东西太多了，我们在Pocket、印象笔记中囤积了多少文章，多少教程，但是我们真正去看的又有多少呢？我们每一年的伊始，有几十个目标要计划、准备实现，我们真正去做的又有几个呢？从此刻开始，让我们放弃这种执念，把自己清零吧。告诉自己，我现在什么也没有，只有1天的时间，我最想做哪几件事。列出你最想做的3件事，这就是那三只青蛙，吃掉它，你就够了。所以孵化一个任务也是一样，假设你的人生就只有一小时的时间，你只能做三件事，是哪三件？
5. 吃青蛙：每次只吃一个青蛙
随着科技的发展，我们人类好像对自我的认知变得越来越模糊了。我们似乎变得无所不能了，恨不得一天完成100个任务，恨不得同时做10以上的事情。但是科学研究表明：人在多任务同时执行的时候，其工作效率是明显下降的，尤其任务越多，这种效率下降的越快。我们的注意力要在多个任务间频繁的切换，这是需要付出巨大认知资源消耗代价的。你好像感觉是在同时完成很多事，但是其实每个单个任务的效率是很低的。所以心理学告诉你：一次只专注一件事，你的效率是最高的，你的心态是最好的。同时很多效率管理专家也在告诉我们，不要贪多，一次能做好一件事，已经很了不起了。
6. 反馈：任务完成，给予一个正向的反馈。任务未完成，给予负性反馈，继续完成。
这是整个工作流程的最后一步，也是非常关键的一步。没有这个步骤你的任务孵化流程无法形成一个闭合的环路。任务发展到此刻，就到了验收成果的时候了，拿出我们在第一步中设定的目标，哪些完成了？哪些没有完成？为什么没有完成？是目标设定的不合理，还是任务执行的不彻底？完成的好，我们就要给自己一个奖励，要不吃顿好的，要不买个电子产品，总之是能让你高兴的东西。如果完成的不好，就要惩罚一下，怎么惩罚，可以自己想想。
我们要建立的是一个“任务孵化执行”的工作流程，任何一个任务我们都使用这个工作流程，反复使用，不断练习、不断强化，直至熟练。每次反馈的完成是下一次目标设定的开始，首尾相接，在执行的过程中，不断打磨这个工作流程，让它变得更加高效、更加顺畅、更加合理。在几十次的执行之后，这将变成一个高效、熟练、专属于你自己的工作流程系统。只要有任务需要孵化执行，就自动调出这个系统，像吃饭、骑车一样的简单方便。
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